Offentlig sektor-ph.d. – doktorgradsprosjekt i offentlig virksomhet 2024

Søker må være en virksomhet i offentlig sektor. Virksomheten skal normalt finansieres 80 prosent eller mer av det offentlige. Offentlig finansiering kan komme gjennom direkte tildelinger fra det offentlige, men også fra offentlige anskaffelser. 

Virksomheter i offentlig sektor er definert som virksomheter som er statlige, regionale eller lokale myndigheter, offentligrettslige organer, eller sammenslutninger dannet av slike og som utfører oppgaver på vegne av det offentlige (jfr. Forskningsrådets definisjon av offentlig sektor). Ideelle tjenesteleverandører som mottar minst 80 prosent av inntektene sine gjennom offentlige anskaffelser, er innenfor målgruppen til ordningen. 

Organisasjoner som er godkjent av Forskningsrådet som forskningsorganisasjon kan ikke søke OFFPHD, se Forskningsrådets liste over godkjente forskningsorganisasjoner. Dette inkluderer også TTO-er (Technology Transfer Office) og helseforetak. 

OFFPHD-ordningen åpner ikke for statsstøtte, og foretak kan derfor ikke være søker eller inngå som samarbeidsparter i et OFFPHD-prosjekt. Les mer om foretak lenger ned. 

Forskningsrådet gir kun støtte til prosjekter med kandidater som ikke har doktorgrad/ph.d. fra før. Ordningen støtter ikke ferdigstilling av påbegynte doktorgrader. 

Prosjektansvarlig og søker til Forskningsrådet skal være en virksomhet i offentlig sektor (som definert ovenfor). Gradsgivende institusjon skal være samarbeidspartner i OFFPHD-prosjektet. 

Forskningsrådet stiller følgende krav til prosjektdeltagere og prosjektet: 

Krav til den offentlige virksomheten (prosjektansvarlig) 

• Den offentlige virksomheten skal stå som søker og må være innenfor målgruppen til ordningen. Vi gjør oppmerksom på at Forskningsrådet kan etterspørre utvidet dokumentasjon for å vurdere om dette kravet er oppfylt. Dersom du er usikker på om virksomheten er i målgruppen, ber vi deg ta kontakt med Forskningsrådets kontaktpersoner for ordningen før innsending av søknad. 
• Doktorgradsprosjektet skal være relevant for den offentlige virksomheten og dens langsiktige kompetansebehov. 
• Doktorgradsprosjektet skal være forankret i virksomhetens planer for forskning og utvikling og godkjent i virksomhetens besluttende organer. 
• Den offentlige virksomheten må sikre finansiering av prosjektet for hele prosjektperioden – også ved forsinkelser. 
• Den offentlige virksomheten skal oppnevne en intern veileder/mentor i prosjektet og sette av tilstrekkelig med tid og ressurser å følge opp doktorgradsprosjektet. Rollen som intern veileder skal fylles av en person med relevant kompetanse for prosjektets fagtematikk. Intern veileder trenger ikke å ha en doktorgrad, men vil da defineres som en mentor. Veileder/mentor kan leies inn fra ekstern aktør dersom virksomheten ikke har relevant kompetanse. 
• Kandidaten må være fast ansatt i den offentlige virksomheten, senest fra søknadstidspunktet. Kandidaten skal være ansatt i 100 prosent stilling ved treårige prosjekter, og i minst 75 prosent stilling ved fireårige prosjekter. Forskningsrådet forutsetter at kandidatens ansettelses- og arbeidsforhold er i tråd med norsk lovverk. 

Krav til gradsgivende institusjon 

• Gradsgivende institusjon har ansvar for å sikre at doktorgradsprosjektet holder et tilstrekkelig høyt faglig nivå. Ordningen forutsetter at doktorgradsprosjektet møter de samme kravene til vitenskapelig nivå som andre doktorgradsprosjekter som tas opp ved institusjonen, og følger institusjonens forskrift for doktorgradsutdanning når det gjelder opptak, gjennomføring og bedømmelse. Merk: Forskningsrådet foretar ingen forskningsfaglig vurdering og kvalitetssikring av prosjektet, men forutsetter at dette er ivaretatt av gradsgivende institusjon. 
• Prosessen med opptak til doktorgradsprogram skal være igangsatt på søknadstidspunktet. Det skal foreligge endelig opptak av kandidaten til relevant doktorgradsprogram ved gradsgivende institusjon. Dokumentasjon på endelig opptak kan ettersendes når den foreligger.
• Dersom gradsgivende institusjon er utenlandsk, må søker dokumentere at graden fra den utenlandske institusjonen minst er på nivå med en doktorgrad avlagt ved et norsk universitet. 

Krav til samarbeid og organisering av prosjektet 

• OFFPHD-prosjektet skal planlegges og gjennomføres i et samarbeid mellom prosjektansvarlig virksomhet og gradsgivende institusjon. 
• Prosjektansvarlig virksomhet og gradsgivende institusjon må inngå en skriftlig samarbeidsavtale. Prosessen med samarbeidsavtalen skal være igangsatt på søknadstidspunktet, men avtalen trenger ikke være ferdig. Avtalen må oppfylle OFFPHD-ordningens særskilte krav til samarbeidsavtale, se avsnitt nedenfor. Signert samarbeidsavtale er vedlegg til kontrakten som Forskningsrådet inngår med prosjektansvarlig virksomhet. 
• Den offentlige virksomheten og gradsgivende institusjon skal i fellesskap kunne tilby kandidaten et tilfredsstillende fagmiljø og tilstrekkelig faglig veiledning og administrativ støtte til å gjennomføre doktorgradsprosjektet. 
• Den offentlige virksomheten og gradsgivende institusjon skal gjennomføre minst ett prosjektmøte per semester. Hovedveileder fra gradsgivende institusjon, kandidat, prosjektleder og intern mentor/veileder fra den offentlige virksomheten skal delta på prosjektmøtene. Møtereferat må sendes til Forskningsrådet senest 14 dager etter gjennomført møte 
• Kandidaten i prosjektet må være utpekt på søknadstidspunktet. Det kan ikke søkes om støtte til prosjekter uten en spesifikk kandidat. 
• Kandidaten skal oppholde seg minst ett år ved gradsgivende institusjon og minst ett år ved prosjektansvarlig virksomhet. Dette gjelder også dersom gradsgivende institusjon er utenfor Norge. Oppholdet trenger ikke være sammenhengende, det kan deles opp i flere kortere opphold fordelt over prosjektperioden. Dersom det er faglig begrunnet og enighet mellom partene i prosjektet, kan oppholdet ved gradsgivende institusjon helt eller delvis erstattes av opphold ved en eller flere andre institusjoner i universitets- og høyskolesektoren eller ved et forskningsinstitutt. 

Krav til samarbeidsavtalen 

Den offentlige virksomheten og gradsgivende institusjon må inngå en skriftlig samarbeidsavtale. Benytt gjerne doktorgradsavtalen fra gradsgivende institusjon som utgangpunkt for samarbeidsavtalen, men påse at følgende forhold også er i varetatt eller skrives inn: 

• Avtalen skal være gyldig gjennom hele prosjektperioden. Avtaleperioden skal spesifiseres i avtaledokumentet. 
• Fordeling av resultater og spørsmål om immaterielle rettigheter skal avklares. 
• Veilederne fra både prosjektansvarlig virksomhet og gradsgivende institusjon skal spesifiseres med navn, rolle og arbeidsgiver. 
• Avtalen skal ikke hindre kandidaten i å publisere resultatene og disputere på grunnlag av dem. Dette skal spesifiseres i avtalen. 
• Det skal spesifiseres at kandidaten skal oppholde seg minst ett år ved den offentlige virksomheten og minst ett år ved gradsgivende institusjon eller ved en eller flere andre institusjoner i universitet- og høgskolesektoren eller ved et forskningsinstitutt. Tiden kan fordeles slik det er mest hensiktsmessig for prosjektet. 
• Det skal spesifiseres at partene skal gjennomføre et samarbeidsmøte minst én gang per semester. 
• Krav om arbeidsplikt for kandidaten skal avklares. Dette kan også være en del av en separat ansettelsesavtale mellom kandidaten og virksomheten. I fireårige prosjekter må det spesifiseres hvor stipendiatens arbeidsplikt skal utføres. 
• Finansiering og fordeling av kostnader på hver partner i doktorgradsprosjektet skal oppgis. 

Les mer om samarbeidsavtaler på Forskningsrådet nettside. 

Krav ved samarbeid med andre aktører 

OFFPHD er i utgangspunktet rettet mot enkeltvirksomheter i samarbeid med en gradsgivende institusjon. Men ordningen åpner også for at flere virksomheter kan gå sammen om et OFFPHD-prosjekt forutsatt at virksomhetene ikke er et foretak, les mer om foretak i avsnittet nedenfor. I et OFFPHD-prosjekt hvor flere offentlige virksomheter inngår som samarbeidspartnere, må følgende krav være tilfredsstilt i tillegg til de øvrige kravene i utlysningen: 

• Én offentlig virksomhet må stå som prosjektansvarlig 
• Dersom andre samarbeidspartnere enn prosjektansvarlig virksomhet og gradsgivende institusjon skal bidra med finansering, må prosjektansvarlig virksomhet være den av partnerne som går inn med den største egenandelen i prosjektet, eventuelt med unntak av gradsgivende institusjon. 
• Alle samarbeidspartnerne må inngå én felles og forpliktende samarbeidsavtale hvor alle relevante forhold avklares. 

Foretak kan ikke være søker eller samarbeidsparter i et OFFPHD-prosjekt  

Denne ordningen åpner ikke for statsstøtte, og foretak kan derfor ikke søke midler eller inngå som samarbeidsparter i prosjektet. Med "foretak" mener vi her en aktør som driver økonomisk aktivitet ved å tilby varer og/eller tjenester i et marked. En og samme aktør kan være både foretak og ikke foretak: Dersom aktøren (her: den offentlige virksomheten) driver noe økonomisk aktivitet, er den et foretak for denne delen av sin virksomhet. For den delen av virksomheten som ikke består i å tilby varer eller tjenester i et marked, er den offentlige virksomheten ikke å anse som et foretak. Ordningen finansierer kun doktorgradsprosjekter som er tilknyttet virksomhetens ikke-økonomiske aktivitet. Forskningsrådet forutsetter at virksomheten har etablert et klart regnskapsmessig skille mellom sin økonomiske og sin ikke-økonomiske aktivitet. 

Les mer om krav til formelt skille mellom økonomisk og ikke-økonomisk aktivitet på Forskningsrådet nettsider. 

Forskningsrådet kan bidra med finansiering av kostnader som er direkte knyttet til gjennomføringen av doktorgradsprosjektet. Andre tilgrensende eller overordnede FoU-aktiviteter i virksomheten skal ikke inkluderes i budsjettet. Budsjettet kan blant annet inkludere: 

• lønn og personalkostnader for kandidat 
• lønn og personalkostnader for intern veileder 
• kostnader hos gradsgivende institusjon (blant annet veiledning og kontorplass) 
• andre driftskostnader (laboratorieforsøk, litteraturinnkjøp, konferansereiser, o.l.) 

Den offentlige virksomheten må i søknaden sette opp et reelt kostnadsbudsjett direkte knyttet til gjennomføringen av doktorgradsprosjektet. I søknaden skal kostnadene fordeles på følgende kostnadstyper: 

• Personalkostnader og indirekte kostnader. Her føres lønn- og personalkostnader for personell i den offentlige virksomheten, som kandidat og intern veileder, og lønn- og personalkostnader ved gradsgivende institusjon. Kostnadene skal beregnes på grunnlag av timesatser per person som deltar i prosjektet. Beregningsgrunnlaget dere benytter, det vil si hvilke kostnader som dere tar med i timesatsen, skal beskrives i søknaden (i spesifikasjonsfeltet til kostnadsplanen). Det er ulike retningslinjer for beregning av timesatser for personer i den offentlige virksomheten og ved gradsgivende institusjon. Vennligst les retningslinjene og følg eksemplene på beregning av timekostnader og indirekte kostnader for den offentlige virksomheten: 

Se retningslinjer for beregning av timesatser i den offentlige virksomheten   

Se retningslinjer for beregning av timesatser i UH-sektoren (gradsgivende institusjon) 

• Innkjøp av FoU-tjenester. Dette er kostnader til innkjøp av FoU-tjenester som laboratorievirksomhet, analyser o.l. fra en FoU-leverandør. 
• Utstyr. Merk at det er begrensinger for hvilke utstyrskostnader som kan tas med i budsjettet. Det er derfor viktig at du leser retningslinjene nøye. 
• Andre driftskostnader. Dette er kostnader til blant annet litteraturinnkjøp, konferansereiser, driftskostnader ved laboratorieforsøk, ekstern veileder o.l. 

For definisjoner og andre detaljer knyttet til innkjøp av FoU-tjenester, utstyr og andre driftskostnader, viser vi til Forskningsrådets retningslinjer for hva budsjettet skal inneholde. 

Forskningsrådet oppfordrer søker til å konsultere virksomhetens lønns- eller økonomiavdeling under utarbeidelsen av budsjettet. 

Beregning av støtte 

Tabellen nedenfor viser maksimalt støttebeløp fra Forskningsrådet per år for 3- og 4-årige prosjekter. Du beregner støtten fra oppstartsdato på doktorgradsprosjektet. 

Støtten fra Forskningsrådet kan ikke utgjøre mer enn 50 prosent av de budsjetterte kostnadene. 

Støtten gis ikke som en rundsum, men korrigeres i tråd med regnskapsførte kostnader. Støtten kan ikke overstige 50 prosent av totale, godkjente prosjektkostnader. Det betyr at dersom regnskapsførte kostnader blir lavere enn budsjettert, blir Forskningsrådets utbetaling redusert slik at den ikke utgjør mer enn 50 prosent av prosjektkostnadene. 

Støtten skal bidra til å dekke lønn, sosiale og indirekte kostnader for stipendiat og intern veileder/mentor, kostnader ved gradsgivende institusjon samt andre driftskostnader i prosjektet. Støtten fra Forskningsrådet utbetales som prosjektstøtte til den offentlige virksomheten, ikke som et personlig stipend til kandidaten. 

Støtte til utenlandsopphold 

Offentlige virksomheter som får støtte gjennom OFFPHD-ordningen, vil i tillegg kunne søke om støtte til utenlandsopphold for sin doktorgradskandidat dersom gradsgivende institusjon er norsk. Se Forskningsrådets utlysning Utenlandsopphold for doktorgrads- og postdoktorstipendiater. 

Prosjektansvarlig virksomhet avgjør hvilke(n) arkivløsning(er) som skal brukes for lagring av forskningsdata som oppstår i prosjektet. Prosjektansvarlig virksomhet oppgir dette i forbindelse med revidering søknad.

Særskilte krav og veiledning til utforming av søknaden 

• De formelle rollene i prosjektet, administrativt ansvarlig og prosjektleder, skal innehas av ansatte hos prosjektansvarlig virksomhet og kan ikke fylles av kandidaten. 
  • Administrativt ansvarlig må ha signaturrett for den prosjektansvarlige virksomheten og må kunne forplikte virksomheten i et OFFPHD-prosjekt. Administrativt ansvarlig skal blant annet signere kontrakten. 
  • Prosjektlederen er prosjektets kontaktperson overfor Forskningsrådet 
• Samarbeidspartnere: Husk å føre opp gradsgivende institusjon og eventuelt andre virksomheter som samarbeidspartnere. Søkervirksomheten og Forskningsrådet skal ikke føres opp som samarbeidspartner. 
• Hovedaktiviteter og milepæler i prosjektperioden skal inkludere: 
  • obligatoriske og valgfrie kurs ved gradsgivende institusjon og eventuelt andre universitet/høgskoler 
  • midtveisevaluering ved gradsgivende institusjon 
  • milepæler for de planlagte artiklene 
  • innlevering av avhandlingen skal være prosjektets siste milepæl. Forskningsrådet anser innlevering av avhandlingen som avslutningen av prosjektet. Vi venter ikke på disputas da dette kan ta lengre tid. 
• I spesifikasjonsfeltet til kostnadsplanen skal dere beskrive hvordan dere har kommet fram til timesatsen til prosjektmedarbeiderne, og hvor mange timer i året dere har beregnet per prosjektmedarbeider.  
• Fra og med 2024 er det innført et nytt krav for framdriftsvurdering av prosjekter. For å sikre en jevn og grundig oppfølging, kreves det at det gjennomføres to framdriftsmøter årlig. Disse møtene forventes å inkludere representanter fra den prosjektansvarlige virksomheten (prosjektleder og/eller administrativt ansvarlig og intern veileder), gradsgivende institusjon (hovedveileder) og ph.d.-kandidaten. Som en del av denne nye prosedyren, må møtereferat sendes til Forskningsrådet senest 14 dager etter gjennomført møte. Møtene skal bidra til å evaluere prosjektets utvikling og adressere eventuelle utfordringer i en tidlig fase samt sikre kontinuerlig kommunikasjon med Forskningsrådet om prosjektets framdrift. 

Søknaden og alle vedleggene skal skrives på norsk eller engelsk. 

Vedlegg til søknaden 

Prosjektprosjektbeskrivelsen og andre obligatoriske vedlegg må følge malen(e). Du kan laste ned alle vedleggsmalene nederst i utlysningen. Alle vedleggene skal sendes inn i PDF-format. 

Deler av søknadsbehandlingen er digitalisert. Det er derfor viktig at dere benytter malene og beholder toppteksten i dokumentene.  

Obligatoriske vedlegg ved innsendelse av søknad 

1. prosjektbeskrivelse 
2. CV for kandidat: i OFFPHD har vi ikke egen mal til CV, benytt "vanlig" CV-oppsett. 
3. partneropplysninger 
4. bekreftelse på deltagelse i doktorgradsprosjekt (lastes opp under vedleggstypen "Annet")

Andre obligatoriske vedlegg 

5. Kun for søknader til IKT-sikkerhet og kryptologi: bekreftelse på sikkerhetsklarering og autorisasjon (lastes opp under vedleggstypen "Annet")

Søknader som ikke oppfyller kravene, vil bli avvist.  
Søknader som ikke har lagt ved obligatoriske vedlegg nr. 1–4 vil bli avvist. 

Alle vedlegg til søknaden må sendes inn sammen med søknaden. Vi godtar ikke vedlegg sendt inn etter innsendingen av søknaden med mindre vi har bedt om ytterligere dokumentasjon.  

Vennligst ikke legg ved dokumenter som ikke etterspørres. Vi vil ikke vurdere dokumenter og nettsider det lenkes til i søknaden, eller andre vedlegg enn dem som er spesifisert over. 

Det er ikke teknisk validering på innhold i vedleggene du laster opp, så pass på at du laster opp korrekt fil på riktig vedleggstype. 

Søknader til denne utlysningen behandles administrativt av Forskningsrådet. Grunnet begrenset budsjett forventer vi flere søknader enn det er tilgjengelige midler. Utlysningen og behandlingen av søknader vil derfor skje gjennom følgende trinn: 

• Dere kan søke fra og med 24. januar til og med 6. mars før kl. 13:00, deretter stenges den for søknader.  
• Rekkefølgen for behandlingen av søknader blir sortert gjennom randomisering (loddtrekning).   
• Vi behandler søknadene i denne rekkefølgen til budsjettet er brukt opp. 

Innen åtte uker etter søknadsfristen (6. mars) vil virksomheten motta tilbakemelding angående enten betinget vedtak om tildeling eller avslag. Det tas forbehold om mulig forlengelse av behandlingstiden i perioder med ferieavvikling og økt pågang. Svar vil bli kommunisert via Mitt nettsted. 

Dersom søknaden blir betinget godkjent, vil søker motta et brev som inneholder krav om tilleggsinformasjon og revidering av søknad. I revidert søknad blir søker bedt om å skrive et populærvitenskapelig sammendrag av prosjektet, og eventuelt andre avklaringer eller rettelser knyttet til søknaden. 

Frist for innsending av revidert søknad er vanligvis tre uker. Ved behov kan søker be om utsatt frist.  

Når etterspurt tilleggsinformasjon og søknadsrevideringer er godkjent, vil vi legge ut en kontrakt på Mitt nettsted. Signert samarbeidsavtale med gradsgivende institusjon og eventuelt andre samarbeidspartnere skal lastes opp som vedlegg til kontrakten. Kontrakten er gyldig etter at vi har endelig godkjent den innsendte kontrakten og vedlegget.