Føring av personalkostnader og indirekte kostnader for næringsliv, offentlig sektor og andre søkere

Slik beregner du satser for bedrifter, offentlig sektor og andre virksomheter som ikke er forskningsorganisasjoner.

Virksomhetene kan budsjettere personalkostnader og indirekte kostnader for sitt FoU-personale under ett, ut fra en beregnet timesats. Timesatsen for den enkelte FoU-medarbeider beregnes med utgangspunkt i avtalt årslønn.

Timesatsen skal dekke lønnskostnader, med et tillegg for sosiale kostnader og indirekte kostnader som er relevante for FoU-medarbeiderens innsats i prosjektet. Dette tillegget må dere kunne godtgjøre ut fra kostnader som er ført i regnskapet til virksomheten.

Ved beregning av timesatser gjelder følgende regler:

  • Timesats beregnes med utgangspunkt i avtalt årslønn, med en sats som er i samsvar med virksomhetens faktiske indirekte kostnader. 
  • Timesatsen kan ikke overstige 1100 kroner.
  • En medarbeider kan maksimalt belaste prosjekter finansiert av Forskningsrådet med 1850 timer per år.

I søknaden kan dere budsjettere med en felles timesats. Dersom søknaden innvilges, må regnskapet for prosjektet basere seg på faktisk lønn for den enkelte medarbeider.

Kostnader Ansatt-kostnad Verdi Kommentar/beskrivelse
A. Direkte personalkostnader      
1. Nominell årslønn (11 mnd. lønn + feriepenger) 800 000 kroner Nominell årslønn er den lønn en ansatt har på årsbasis (i full stilling), og som er utgangspunkt for løpende lønnsutbetalinger og skattetrekk. Deltidsbrøk benyttes for omregning av faktisk lønn til nominell årslønn for ansatte i deltidsstilling.
2. Øvrige lønnskostnader og kostnader til personaltiltak      
a. Pensjonsinnskudd 64 000 kroner Kostnader som er direkte knyttet til den enkelte medarbeiders lønn, avhengig av bedriftens pensjonsopplegg. Her beregnet som 8 % av nominell årslønn.
b. Arbeidsgiveravgift 122 388 kroner Pålagt avgift knyttet til den enkeltes lønn. I eksemplet er brukt den vanligste satsen (14,1 %)
c. Ansatteforsikringer 4 000 kroner Yrkesskadeforsikring og evnt andre ansatte-forsikringer. Her anslått til 0,5 % av lønn.
d. Velferdskostnader 8 000 kroner Total kostnad fordelt på alle ansatte. Her anslått til 1 % av lønn.

Indirekte kostnader

Dette er faktiske kostnader virksomheten har til ressurser som er nødvendig for å støtte opp under gjennomføringen av prosjektet, men som ikke er spesifikt knyttet til aktiviteter eller medarbeidere i prosjektet. For å beregne indirekte kostnader, ta utgangspunkt i virksomhetens totale kostnader for kostnadsarten og hvor mange (heltids) ansatte disse kostnadene fordeles på. Ved en revisjon må virksomheten kunne fremlegge dokumentasjon på at det for kostnadsarten er regnskapsført totale kostnader tilsvarende (ansatt-kostnaden*antall ansatte). Hvis kostnadsarten ikke er naturlig å fordele på alle ansatte (eller alle ansatte i en nærmere avgrenset gruppe, for eksempel en FoU-avdeling), må en vurdere om dette i det hele tatt er en kostnad i prosjektet, eller om kostnaden må anses som en direkte prosjektkostnad og dermed rapporteres under "Andre driftskostnader".

Kostnader Ansatt-kostnad Verdi Kommentar/beskrivelse
B. Indirekte kostnader      
f. Andel husleie og strøm, kontorer/arbeidslokaler 60 000 kroner Anslag: Totalkostnad for denne kostnadsarten fordeles vanligvis likt per årsverk, om det ikke er store forskjeller mellom avdelinger eller grupper av ansatte
g. PC, mobil, data og kontorutstyr 30 000 kroner Anslag - kan variere mellom personalgrupper pga behov for ulike arbeidsverktøy
h. Administrative støttefunksjoner: HR, HMS, regnskap, revisjon 40 000 kroner Her anslått som 5 % av lønnskostnaden
i. Spesielle infrastrukturkostnader     Kan f.eks. være kostnader i tilknytning til laboratorier o.l., men ikke for utstyr, tjenester o.l. som er "bestilt" eller utløst direkte av prosjektet. Dette er en kostnadsart som er relevant bare i spesielle tilfeller. Derfor ikke anslått med noe beløp her.
Totalsum lønn, sosiale- og indirekte kostnader for en heltidsansatt (med tilhørende overheadrate) 1 128 388 kroner  
Antall timer i et fullt (netto) årsverk for beregning av timesats 1 695 timer Timesats beregnes ved at totalkostnaden over fordeles på antall timer i et typisk årsverk. For en arbeidstaker med 37,5 timers arbeidsuke og 5 ukers ferie vil et nettoårsverk utgjøre ca. 1 695 timer. Det er for øvrig satt en øvre grense på 1850 timer for hva en bedrift kan kostnadsføre for en og samme person i prosjekter støttet av Forskningsrådet, dvs. ca 10 % mer enn et "normalt" fullt årsverk.
Timesats med utgangspunkt i fullt årsverk (1695 timer) 666 kroner Timesatsen kan benyttes for alle medarbeidere med nominell årslønn som i eksemplet, evt. for en gruppe der lønnen varier lite fra dette beløpet ( for eksempel +/- 5 %) Forskningsrådet har satt en øvre grense for timesats (p.t. 1100 kr).
Beregningsfaktor = Timesats/lønn (årsverk = 1695 timer) 0,83 promille For prosjektmedarbeidere med omtrent samme lønn (f.eks. +/- 10 %), kan det benyttes samme beregningsfaktor, forutsatt at beregningen er gjort med utgangspunkt i middellønn for gruppen.
Alternativt årsverktimetall for beregning 1600 timer Sykefravær, avtalefestet tid til egenutvikling, o.l. kan begrunne at årsverkkostnaden blir fordelt på et noe lavere antall timer enn i et fullt netto årsverk (1695 timer). Et alternativt timetall må vært godtgjort ut fra relevante nøkkeltall - f.eks. om omfanget av sykefravær, avtalefestet etterutdanningsvirksomhet o.l.. I eksemplet er 1600 timer benyttet som et slikt alternativt timetall.
Tilhørende timesats ved alternativt årsverktimetall 705 kroner  
Tilhørende Beregningsfaktor = Timesats/lønn 0,88 promille Samme forutsetninger som nevnt under timesats ovenfor