Dersom du søker på en utlyst stilling eller er ansatt hos oss

Vi lagrer nødvendige opplysninger om deg, som grunnleggende personaldata, lønn, arbeidstid, skattetrekk, hvilken kommune du betaler skatt til, og om du er medlem av en fagforening. Vi registrerer også informasjon knyttet til arbeidsoppgavene dine og eventuelle tilpasninger du har behov for i jobben.

Søker du jobb hos oss, behandler vi de personopplysningene du gir oss i søknaden din for å vurdere om du er kvalifisert for stillingen.

Vi bruker ulike elektroniske systemer til å behandle og lagre opplysningene dine. Noen opplysninger kan også finnes på papir. I tillegg registreres det elektroniske spor når du bruker adgangskort, IT-løsninger og digitale verktøy.

Alle stillingssøknader blir registrert (journalført) og lagret i Forskningsrådets arkiv i omtrent ett år, før de makuleres. Journalen slettes ikke, men personnavn eller søkerens navn blir ikke offentlig tilgjengelig i Offentlig elektronisk postjournal. Søknader til stillinger som avdelingsdirektør bevares.

Vi sletter personopplysninger i tråd med kravene i regnskapsloven og arkivloven.

Hvis et dokument har varig betydning for ansettelses- eller lønnsforholdet, har vi ifølge arkivloven plikt til å lagre det. Disse opplysningene kan normalt ikke slettes uten godkjenning fra Riksarkivaren, heller ikke etter at du har sluttet hos oss.

Alle ansatte, både tidligere og nåværende, har en personalmappe i vårt arkivsystem. Her lagrer vi blant annet stillingssøknaden din. Når du slutter, rydder vi personalmappen, men beholder søknaden.

Kun personer med tjenstlig behov får tilgang til dine personopplysninger.

Vi bruker disse systemene

Vi bruker hovedsakelig følgende systemer til å behandle personopplysninger om ansatte:

Jobb Norge

Vi bruker rekrutteringssystemet Jobb Norge når vi skal ansette nye medarbeidere. Her håndterer vi informasjon om alle som søker jobb hos oss. Grade Jobb Norge leverer og drifter systemet, og de behandler personopplysninger på våre vegne. Vi samarbeider også med Semac AS for å foreta bakgrunnssjekk av aktuelle kandidater.

Saksbehandlings- og arkivsystem

Her behandler vi ansettelsessaker og personalsaker. Når vi ansetter deg, oppretter vi en personalmappe i vårt saksbehandler- og arkivsystem. Mappen inneholder dokumenter som er viktige for arbeidsforholdet ditt og for pensjonen din.

Adgangskontroll

Vi registrerer opplysninger om deg i adgangskontrollsystemet. Dette gjør vi for at du skal få tilgang til Forskningsrådets bygg og rom med ansattkortet ditt.

Krise og beredskapssystem

Vi har et styringssystem for sikkerhet og beredskap. Her registrerer vi kontaktinformasjonen din for å kunne nå deg raskt hvis det skjer en krise eller en uventet hendelse.

Økonomi og personalsystem

Vi behandler personopplysningene dine i et eget økonomi- og personalsystem for å sørge for at du får riktig lønn, ferie og avspasering, og for å oppfylle rettighetene og pliktene dine som ansatt.

Office 365

Office 365 brukes som samhandlingsløsning. Vi behandler informasjon om deg for å gi deg tilgang til filer og møteri Sharepoint og Teams.

Reiseoperatør

Vi behandler opplysninger om deg for å kunne bestille tjenestereiser.

Andre systemer

Vi behandler også personopplysninger om ansatte i andre elektroniske systemer, for eksempel:

• e-postsystem
• System for telefon og videomøter
• system for å håndtere saker og bestillinger til driftsavdelingen
• sentralbord som fordeler innkommende samtaler
• sakshåndteringssystem
• system for å fordele rom og lage timeplaner

I tillegg kan vi behandle opplysninger om deg i systemer som gjelder bestemte roller eller tjenester i Forskningsrådet. Dette kan for eksempel være:

• verktøy for å gjennomføre nettmøter
• verktøy for opptak, direktesending (streaming) og publisering
• system for å melde fra om avvik (feil eller uønskede hendelser)
• system for administrasjon av og støtte til forskningsprosjekter