Når vi behandlar søknader, vurderer og følgjer opp prosjekt

Gå rett til:

• Søkjarar av forskings- og innovasjonsmidlar
• Dersom du får honorar frå Forskingsrådet
• Systema vi brukar
• Publisering av kven som har fått tildelt midlar
• Medlem i Forskingsrådets eksterne klageutval
• Forskingsrådets bruk av kunstig intelligens

Søkjarar av forskings- og innovasjonsmidlar

Det som står skrive her gjeld også for internasjonale samarbeid og fellesutlysingar. 

For å kunne behandle søknader og vurdere og følgje opp prosjekt som har fått støtte, i tillegg til å kontrollere korleis midlane blir brukt, må vi behandle personopplysningar om kontaktperson og andre involverte personar hos søkjarinstitusjonen. Vi behandlar også personopplysningane dine når vi gir rettleiing i samband med søknadsbehandling og prosjektoppfølging.

Kva opplysningar som blir lagra, kjem an på kva rolle du har. I hovudsak lagrar vi:

• namn
• fødselsnummer, D-nr. eller tilsvarande tildelt utanlandske borgarar
• kjønn
• e-postadresse
• stilling
• arbeidsstad
• rolle i prosjektet
• land (utanlandske brukarar)

Vi behandlar personopplysningar basert på GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. nasjonalt supplerande rettsgrunnlag i vedtekter for Noregs Forskingsrådet § 2, forvaltningslova og Regelverket for økonomistyring i staten, ettersom søknadsbehandling, rettleiing og prosjektoppfølging er ein del av den offentlege styresmakta vi er pålagde.

Forskingsrådet har rettsleg grunnlag for vidarebehandling av desse opplysningane fordi behandlinga er nødvendig for å oppfylle ei rettsleg forplikting eller for å utføre ei oppgåve til beste for allmenta eller utøve offentleg styresmakt som vi er pålagde, jf. GDPR artikkel 17 nr. 3 bokstav b. Vidarebehandling er også nødvendig for statistikk formål, jf. GDPR artikkel 17 nr. 3 bokstav d. Sletting av opplysningane følgjer intern retningslinje om sletting av personopplysningar i tilskotsforvaltninga.

I somme tilfelle behandlar vi også personopplysningar baserte på samtykke i tråd med GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Som søkjar har du moglegheit på Min side å fritt velje om du ønskjer at vi kan kontakte deg med relevant informasjon i samband med mellom anna arrangement, og mottaking av undersøkingar. Samtykke kan trekkjast tilbake ved å fjerne avkryssinga. Personopplysningane dine vil ikkje bli brukte vidare.

Meir om fødselsnummer

Fødselsnummer er ikkje ei sensitiv personopplysning og er heller ikkje underlagd teieplikt.

Forskingsrådet har rettsleg grunnlag i personopplysningsloven § 12, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. supplerande grunnlag i reglement for økonomistyring i staten punkt 6.3.8.2, for å innhente fødselsnummer på personar som utfører arbeid på prosjekt finansiert av Forskingsrådet. Slik kontrollerer vi at det ikkje blir dobbel støtte utbetalt for same arbeid utført av same person.

Meir om særlege kategoriar av personopplysningar

I nokre høve samlar vi inn særlege kategoriar av personopplysningar, til dømes helseopplysningar i samband med at du skal ta ut lovpålagd permisjon.

Behandlinga av desse opplysningane er nødvendig for at Forskingsrådet eller du som registrert skal kunne oppfylle forpliktingane dine og utøve særlege rettar på området arbeidsrett, trygderett og sosialrett, jf. GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav b.

Dersom du får honorar frå Forskingsrådet

Dersom du er tilsett, ekspert, styremedlem eller får honorar frå Forskingsrådet, lagrar vi informasjon som er nødvendig for at du skal kunne få utbetalt honorar. Dette inkluderer fødselsnummer eller eventuelt D-nummer, kontonummer og kjønn.

For fagekspertar vil vi også registrere informasjon knytt til tidlegare vurderingsoppdrag.

Opplysningane for å kunne utbetale honorar blir lagra i Unit4, som er systemet vårt for økonomistyring. Informasjonen blir også brukt for å kunne rapportere til styresmaktene.

Forskingsrådet behandlar personopplysningane basert på GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. Reglement for økonomistyring i staten kapittel 5.2.

Systema vi brukar

For søkjarar lagrar vi personopplysningane på Mitt nettsted eller Min side, avhengig av kva for eit elektronisk søknadssystem du bruker, og i arkivsystemet Documaster.

For å finne nye ekspertar kan vi bruke fleire ulike nettbaserte kjelder, som Google Scholar author search tool, Web of Science og Scopus

Arkivsystemet

I utgangspunktet kan ikkje Forskingsrådet kassere opplysningar som inngår i dokument som er arkivverdige og journalføringspliktige, og som også skal avleverast til Nasjonalarkivet når arkiva har gått ut av administrativt bruk. Vi kan berre kassere dokumentasjon som ikkje skal takast vare på eller enkeltopplysningar som Nasjonalarkivet har gitt løyve til å kassere etter arkivlova § 13 og arkivforskrifta §§ 43 og 44.

Publisering av kven som har fått tildelt midlar

Forskingsrådet offentleggjer søknadsresultat i ei eiga fane på utlysinga på forskningsradet.no. Vi publiserer kven som får midlar, kor mykje dei får og kva midlane skal brukast til, og dessutan namn på prosjektleiar.

Behandlingsgrunnlaget vårt for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir oss heimel til å behandle opplysningar når det må til for å utføre ei oppgåve til beste for allmenta.

Medlem i Forskingsrådets eksterne klageutval

Forskingsrådet offentleggjer medlemmene av det eksterne klageutvalet. Vi publiserer namn og arbeidsstad. Behandlingsgrunnlaget vårt for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir oss heimel til å behandle opplysningar når det må til for å utføre ei oppgåve til beste for allmenta.

Forskingsrådets bruk av kunstig intelligens (KI)

Vi brukar KI i dei elektroniske søknadsbehandlingssystema våre. Her blir maskinlæring nytta til å analysere søknader og til å kategorisere desse mot panelgrupper, finne dei mest passande fagekspertane og predikere ulike døme ved søknadene. Modellen er trena på tidlegare års prosjekt og saksbehandlarars merkingar. Input-dataa inneheld dermed personopplysningar knytte til prosjektdeltakarar som er nemt i søknadene.