Når du er i kontakt med oss

Gå rett til:

• Kontakt gjennom svartenesta vår
• Kontakt på telefon
• Abonnement på nyheitsbrev
• Arrangementspåmeldingar
• Strøyming av arrangement
• Spørjeundersøkingar/datainnsamling
• Høyringar
• Innsynskrav i offentlege dokument
• Medieførespurnader

Kontakt gjennom svartenesta vår

Du kan ta kontakt med oss ved å fylle ut eit kontaktskjema levert av ServiceNow. Du kan anten logge inn med BankID eller med brukarnamn og passord, eller bruke det opne skjemaet vårt.

Vi behandlar personopplysningane dine for å behandle og svare på den aktuelle førespurnaden. Dette kan vere namn, e-postadresse, telefonnummer, arbeidsstad og det du sjølv vel å skrive inn i førespurnaden. Dersom du loggar inn/opprettar ein brukar, behandlar vi også informasjon frå brukarprofilen din. Dette kan til dømes vere brukar-ID, kva organisasjon du er tilknytt og meldingar du har sendt oss tidlegare.

Behandlingsgrunnlaget vårt for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir oss heimel til å behandle opplysningar som er nødvendig for å utøve ei offentleg styresmakt slik Forskingsrådet er pålagd.

Førespurnadene skal som hovudregel ikkje skal innehalde sensitive personopplysningar om deg eller andre. Dersom førespurnaden likevel inneheld slike opplysningar, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordninga artikkel 9 nr. 2 bokstav a.

Kontakt på telefon

Når du ringer til Forskingsrådet, vil førespurnaden og kontaktinformasjonen din bli notert. Telefonnummeret ditt vil bli registrert automatisk. Dersom vi ikkje kan svare ut førespurnaden din på telefon, vil vi be om e-postadressa di for å kunne svare i etterkant. Du kan også bli spurd om namn og kva verksemd/organisasjon du representerer, noko som er valfritt å oppgi.

Om du tidlegare har vore i kontakt med Forskingsrådet og har ein registrert brukar i systema våre, vil kontaktinformasjonen din allereie vere lagra og dukke opp automatisk i systema våre.

Behandlingsgrunnlaget vårt for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir oss heimel til å behandle opplysningar som er nødvendig for å utøve ei offentleg styresmakt slik Forskingsrådet er pålagd.

Abonnement på nyheitsbrev

Du kan abonnere på elektroniske nyheitsbrev frå Forskingsrådet, Nysgjerrigper og Forskingsdagane. For å kunne sende e-post til rett mottakar må vi lagre e-postadressa di.

Behandlingsgrunnlaget er samtykket du har gitt i samband med å få nyheitsbreva våre, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Personopplysningar som blir nytta til utsending av nyheitsbrev blir sletta når du seier opp abonnementet.

Du treng ikkje gi oss annan informasjon, men du kan velje å gjere det om du vil. Om du ønskjer å avslutte abonnementet ditt, kan du enkelt gjere det ved å melde deg av på nettsida eller via ei lenkje i sjølve nyheitsbrevet.

Forskingsrådet, Nysgjerrigper og Forskingsdagane bruker Microsoft Dynamics 365 Customer Insights – Journeys (heretter kalla CRM-systemet) til å administrere og sende ut nyheitsbrev og liknande informasjon. Dataa om nyheitsbrevabonnentar blir lagra i CRM-systemet. Formålet med behandlinga av personopplysningar er vedlikehald og oppdatering av kontaktopplysningar.

Personopplysningane vi bruker til utsending av nyheitsbrev blir sletta så snart du seier opp abonnementet ditt.

Arrangementspåmeldingar

I samband med påmeldingar til ulike arrangement, bruker vi ei elektronisk påmeldingsløysing frå Dynamics 365 Customer Insights – Journeys og Checkin.

Informasjonen du blir beden om å oppgi ved påmelding, blir lagra slik at Forskingsrådet kan administrere påmelding, deltaking og evaluering av arrangementet i etterkant. I somme tilfelle kan det vere relevante å innhente informasjon om dei særlege behova dine, som til dømes matallergiar eller annan helsetilstand.

Data frå påmeldinga blir i tillegg lagra i Forskingsrådets CRM-system. Formålet med behandlinga av personopplysningar er mellom anna vedlikehald og oppdatering av kontaktopplysningar, kartlegging og analyse av aktivitetar og arrangement som vi kan tilby brukarane av systemet.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysningar knytte til arrangement er ditt samtykke, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Dersom du gir opplysningar om matallergiar eller annan helsetilstand, er behandlingsgrunnlaget også rekna som samtykke, jf. GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav a.

Samtykke kan trekkjast tilbake ved å ta kontakt med oss.

Strøyming av arrangement

Til strøyming av arrangement bruker vi Teams, Zoom, Quickchannel eller YouTube. Bruken din av desse funksjonane er underlagde personvernerklæringane til selskapa som leverer dei.

Formålet med behandlinga av personopplysningane dine, er å kunne gjennomføre arrangementet. Ved strøyming behandling vi informasjon som namn, e-postadresse, telefonnummer, arbeidsstad, stillingstittel og lyd- og videopptak.

Behandlingsgrunnlaget vårt for bruk av personopplysningane dine til dette formålet, er samtykket ditt, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

Spørjeundersøking/datainnsamling

Vi bruker Customer Voice i samband med gjennomføring av eksterne spørjeundersøkingar og anna datainnsamling frå brukarane av våre tenester. I tillegg brukar vi Microsoft Forms til interne undersøkingar.

Vi bruker også Verian AS som leverandør av og databehandlar for spørjeundersøkingar blant brukarane av tenestene våre. Svara blir tilgjengelege for Verian AS, og berre i anonymisert form tilgjengeleg for Forskingsrådet. Databehandlaren slettar svara dine når avtalen om gjennomføring av ei undersøking er avslutta, og seinast innan to år.

Det er frivillig å svare på spørjeundersøkingane, og mottakar av undersøkingane kan enkelt reservere seg mot å få tilsendt slike undersøkingar i framtida.

For å kunne sende ut elektroniske førespurnader om spørjeundersøkingar behandling vi namn og e-postadresser. Desse personopplysningane hentar vi frå personregisteret vårt over brukarar av våre tenester, registeret vårt over abonnentar på nyheitsbrev, og dessutan påmelde til arrangementa våre som har samtykt til dette og CRM-systemet.

Behandlingsgrunnlaget for behandling i samband med spørjeundersøkjer er ditt samtykke, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

Høyringar

Høyringssystemet er Forskingsrådets verktøy for å gjennomføre offentlege høyringar som er i samsvar med utgreiingsinstruksen til høyringa. Vi handterer følgjande personopplysningar i systemet: obligatoriske opplysningar er namnet ditt, e-postadressa di og IP-adressa di. Det er valfritt å dele arbeidsstad og stilling med oss. Høyringsfråsegner er offentleg tilgjengelege og vi publiserer dei kontinuerleg på forskningsradet.no. Derfor skal du ikkje inkludere annan personleg informasjon i høyringssvaret ditt. Etter høyringa samanliknar vi utsegnene i ein rapport for vidare behandling.

Høyringsfråsegner blir lagra for framtida. Vi arkiverer dei saman med opplysningane du har registrert om deg sjølv ved innsending. Om du har sendt inn ei fråsegn ved ein feil, ønskjer å trekkje han tilbake eller vil endre noko, kan du kontakte oss. Du kan sjå høyringsfråsegnene dine på forskningsradet.no (søk på "høringer") i tre år etter høyringsfristen. Etter tre år er dei ikkje tilgjengelege på nettsidene våre, men du kan be om innsyn.

Behandlinga av personopplysningane dine er baserte på GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e  som er nødvendig for å utøve offentleg styresmakt som Forskingsrådet er pålagd, jf. vedtektene til Forskingsrådet.

Innsynskrav i offentlege dokument

Når vi får førespurnader om innsyn i offentlege dokument, gir vi ut personopplysningar i samsvar med offentleglova og forvaltningslova. Vi har spesielle tryggingstiltak og rutinar for å verne sensitiv informasjon i arkivet som spesielt gjeld sensitive personopplysningar.

Vi er pålaga å gjere dei offentlege journalane våre tilgjengelege for allmenta på internett via offentleg elektronisk postjournal (OEP)/eInnsyn. I offentlegheitforskrifta § 7, jf. § 6 fjerde ledd, er det spesifisert ein del opplysningar som ikkje skal gå fram av offentlege journalar og journalar som blir laga ut på nettet. Personnamn kan ikkje søkjast fram i OEP/eInnsyn etter at oppføringa er meir enn eitt år gammal.

Medieførespurnader

Dersom du kontaktar Forskingsrådet som journalist, ønskjer vi i hovudsak at du kontaktar oss på e-post eller telefon. Gjennom e-posten samlar vi inn namnet, e-postadressa, arbeidsstaden og telefonnummeret ditt.

Formålet med behandlinga av personopplysningane er å følgje opp førespurnaden din. Kontaktopplysningane dine blir lagra som ein del av e-posten.

Behandlingsgrunnlaget vårt for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som gir oss heimel til å behandle opplysningar som er nødvendig for å ha kontakt med journalistar og for å kunne svare på medieførespurnader.