Personvernerklæring for tilsette i Forskingsrådet

Forskingsrådet er behandlingsansvarleg for all behandling av personopplysningar der vi bestemmer formålet med behandlinga og verkemidla som blir brukte.

Gå rett til:

• Før tilsetjing: rekrutteringsprosessen
• Tilsett i Forskingsrådet
• Tidlegare tilsett i Forskingsrådet
• Meir informasjon du kan sjå på

Før tilsetjing: rekrutteringsprosessen

Når du søkjer jobb hos oss, behandlar vi personopplysningane du har lagt inn i søknaden din for å vurdere om du er kvalifisert til stillinga.

I rekrutteringsprosessen vil det rettslege behandlingsgrunnlaget vere personvernforordninga artikkel 6 nr.1 bokstav b. Denne føresegna gir oss heimel til å behandle personopplysningane dine når det må til for å gjennomføre ein tilsetjingsprosess hos oss, før vi eventuelt inngår ein tilsetjingsavtale.

Under intervjuet blir det vanlegvis teke intervjunotat. Formålet med dette er å dokumentere og evaluere prestasjonen din under intervjuet. Det rettslege grunnlaget vil i denne samanhengen vere personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav f, ettersom vi har ei rettmessig interesse i å avklare kvalifikasjonane din for stillinga. Intervjunotata vil bli sletta når stillinga er besett.

System vi hovudsak bruker for å behandle personopplysningane dine

Jobbnorge

Vi bruker rekrutteringssystemet Jobbnorge når vi skal tilsetje nye medarbeidarar. Her handterer vi informasjon om alle som søkjer jobb hos oss.

Dess personopplysningane blir behandla:

• namn
• kontaktinformasjon
• CV
• vedlegg
• søknadsbrev
• svar på spørsmål/referansespørsmål

Desse personopplysningane kan bli behandla:

• funksjonsnedsetting
• innvandrarbakgrunn
• hol i CV-en

Opplysningane dine i Jobbnorge blir lagra i så lang tid:

• søkjar som ikkje har gått vidare med intervju: 120 dagar
• søkjar som har gått vidare til intervju/vorte tilsett: 540 dagar

Semac AS

Vi samarbeider med Semac AS for å gjennomføre ein bakgrunnssjekk av alle aktuelle kandidatar. Denne inkluderer ei identitetsverifisering, vandel og politiattest og ein bakgrunnssjekk.

Semac AS behandlar personopplysningane dine basert på ditt samtykke i tråd med GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Opplysningane frå bakgrunnssjekken, blir lagra hos Semac og vil bli sletta automatisk etter 12 månader.

Tilsett i Forskingsrådet

I eigenskap av stillinga di hos Forskingsrådet er du registrert i ulike IT-system og tenester som anten driftast av Forskingsrådet sjølv eller av eksterne leverandørar.

Formålet med behandlinga av personopplysningar i sentrale system er å vareta rettane dine som tilsett og å oppfylle Forskingsrådets oppgåver og pliktar som arbeidsgivar i samsvar med lovverk som arbeidsmiljølova, skattelova, rekneskapslova og arkivlova. Personopplysningane blir også behandla for at du skal kunne gjere jobben du er tilsett for å gjere.

Behandlinga har heimel i personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav b, c og e. Det vil seie for å oppfylle arbeidskontrakten med deg som tilsett og for å oppfylle plikter vi er pålagde etter lovgiving.

Under ser du oversikt over dei mest sentrale systema vi bruker.

Økonomi- og personalsystem

Vi bruker Unit4 som system for økonomi- og personaladministrasjon. Systemet blir brukt i først og fremst til:

• lønnsbehandling
• timeregistrering
• reise- og refusjonsoppgjer
• registrering av ferie og avspasering
• behandling av sjukepengar

Følgjande personopplysningar blir behandla:

• namn
• kontaktinformasjon
• lønn
• arbeidsstad
• arbeidstid
• skatteopplysningar
• informasjon om sjukefråvær, sjukmeldingar, avspasering, ferie og permisjon
• informasjon om næraste pårørande

Arkivsystem

Forskingsrådet arkiverer tilsetjingssaker (der det blir dokumentert i rekrutteringsprosessen) og personalmapper (der det blir dokumentert personalforvaltninga for kvar enkelt tilsett).

Personalmappene og tilsetjingssakene inneheld mellom anna:

• namn
• telefonnummer
• adresse
• e-postadresse
• CV
• jobbsøknader
• helserelaterte opplysningar

I utgangspunktet kan ikkje Forskingsrådet kassere opplysningar som inngår i dokument som er arkivverdige og journalføringspliktige og som også skal avleverast til Nasjonalarkivet når arkiva har gått ut av administrativt bruk. Vi kan berre kassere dokumentasjon som ikkje skal takast vare på eller enkeltopplysningar som Nasjonalarkivet har gitt løyve til å kassere etter arkivlova § 13 og arkivforskrifta §§ 43 og 44.

Dersom det finst personopplysningar i personalmappa som du meiner er feilaktig, kan du krevje opplysningane retta eller sletta.

Du har også som hovudregel rett til innsyn i dokument i personalmappa. Dersom du ønskjer dette, må du vende deg til HR. Du har likevel ikkje rett til innsyn i andre tilsette personalmappene sine.

Tilgangssystem

KLP eigedom er leverandør av tilgangssystemet. Tilsette vil få eit inngangskort, som gir tilgang til Forskingsrådets lokale.

Følgjande personopplysningar blir behandla:

• namn
• telefonnummer
• registrering (tidspunkt)
• pinkode på inngangskort
• bilete
• opptak frå kameraovervaking

Opptak frå kameraovervaking blir lagra i sju dagar og vil deretter bli sletta. Logg for passering blir lagra i 90 dagar. Desse opplysningane blir berre utleverte etter krav frå politiet.

Andre sentrale system og nyttig informasjon for deg som tilsett

E-postsystem

Microsoft er leverandør av e-postsystemet Outlook. Løysinga blir også brukt for å fordele rom og lage timeplanar.

E-postkassa di hos Forskingsrådet er privat, sjølv om du bruker henne for å utføre arbeidsoppgåvene dine. Det er strenge reglar for når vi som arbeidsgivar kan gå inn i dei tilsettes e-postkasse eller private filer.

Når du bruker e-post er det viktig at du markerer e-postar med korrekt sensibilitetsmerke. For private e-postar som ikkje er jobb relatert eller inneheld informasjon om Forskingsrådet, skal dette markerast som «privat».

Lydopptak og filming /opptak i samband med møte, kurs, foredrag, o.l.

Forskingsrådet bruker Microsoft Teams og Quickchannel i samband med møte, kurs, foredrag o.l.

Det er mogleg å gjere lyd- og videopptak i desse tilfella. Deltakarar skal vere informerte om dette og skal gi samtykke. Dette gjeld både fysiske og digitale deltakarar. Ved fysisk deltaking samtykkjer du ved å delta i diskusjonen og godta at det blir gjort opptak før opptak startar. Dersom du deltek digitalt og gir samtykke, vil kamera og mikrofon bli aktivert. Om du ikkje godkjenner dette, vil du delta i møte med deaktivert kamera og mikrofon.

Dersom du er med på foredrag, kurs o.l. i større møtearenaer, vil som hovudregel berre kurs- og foredragshaldar vere med på lyd- og videopptak. På slike arenaer kan det opnast for spørsmål, og då gir du samtykke til lydopptak når du frivillig stiller spørsmålet.

I enkelte tilfelle / i enkelte avdelingar kan det vere aktuelt at tilsette deltek i opplæringsvideoar. I slike tilfelle vil det vere vanskeleg å fjerne enkeltpersonar. Det er derfor viktig at dette blir avklart mellom deg som tilsett og arbeidsgivaren din før du gir eit samtykke til deltaking i video.

Bilete av tilsette på intra- eller internett

I utgangspunktet skal Forskingsrådet som arbeidsgivaren din be om samtykket ditt før vi publiserer bilete av deg på nettsidene våre. Vi kan likevel publisere såkalla «situasjonsbilder» på intranett utan samtykke frå tilsette. Eit situasjonsbilete vil vere bilete frå arrangement i regi av Forskingsrådet, til dømes bilete frå julebord eller foredrag. I slike tilfelle kan du likevel be arbeidsgivaren din om å ta bort biletet.

Anna publisering på intranett

Forskingsrådet har ein intern kontaktdatabase der du kan finne andre medarbeidarar. Her vil du finne namn, telefonnummer og e-postadresse, i tillegg til arbeidsstad. Dette er tilgjengeleg slik at andre tilsette kan nå rett person ved spørsmål, osb.

Medarbeidarundersøkingar

Vi gjennomfører jamleg medarbeidarundersøkingar for å kartleggje korleis medarbeidarar opplever arbeidsmiljøet vårt, og bruker denne kunnskapen til å utvikle organisasjonen. Undersøkinga er frivillig. Medarbeidarundersøkingar kan omfatte både større undersøkingar som dekkjer fleire tema og mindre målingar som pulsmålingar eller temaspesifikke undersøkingar knytte til arbeidsmiljø, trivsel og leiing.

Rambøll Managment Consulting AS er databehandlar og hjelper oss i gjennomføringa av undersøkinga. Databehandlaren samlar inn tilsettes kontaktinformasjon, demografiske opplysningar (eks. kjønn, alder, stillingstype) og svar på spørsmål om arbeidssituasjonen, arbeidsmiljø, leiing og liknande. Forskingsrådet behandlar berre anonyme datasett, det vil seie at resultata blir behandla aggregert og blir berre brukt til forbetringsformål. Ingen enkeltpersonar kan identifiserast i rapporteringa.

Arbeidsmiljøloven § 3-1 legg føringar for HMS arbeid, og medarbeidarundersøkingar bidreg til å sikre at Forskingsrådet oppfyller denne juridiske forpliktinga, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Bedriftshelsetenesta

Forskingsrådet har avtale med ekstern leverandør av bedriftshelsetenester (BHT) for å vareta krav i arbeidsmiljølova. BHT hjelper til med helsekontrollar, arbeidsmiljøkartlegging og rådgiving. Behandlingsgrunnlaget for denne behandlinga er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c og artikkel 9 nr. 2 bokstav h, jf. arbeidsmiljøloven § 3-3.

BHT er sjølvstendig behandlingsansvarleg for helseopplysningar og fører eigne pasientjournalar i samsvar med helsepersonellova og pasientjournallova. Forskingsrådet deler berre nødvendige administrative opplysningar med BHT, og det ligg klare avtalar føre om ansvar og informasjonsdeling.

Du kan lese meir bedriftshelsetenesta på intranettet.

Bruk av KI-verktøy

Som tilsett i Forskingsrådet har du tilgang til Microsoft Copilot. Dette er ein KI-assistent som er integrert i andre Microsoft 365-tenester som Outlook, Teams, Word, Excel og Power Point, for å hjelpe tilsette med å automatisere arbeidsoppgåver, generere tekstar og hente fram relevant informasjon. Copilot fungerer som eit støtteverktøy.

For å kunne bruke KI-assistenten blir namnet ditt, e-postadressa di og IP-adresse, samla inn. KI-assistenten vil vidare ha tilgang til tekst i ulike dokument, e-postkorrespondanse frå e-postkontoen din, chatloggar frå Teams og møtenotat, i tillegg til alle opne team og dokument. Den har også tilgang til informasjon om når og korleis filer og meldingar er oppretta, delte eller endra. Denne informasjonen kan innehalde personopplysningar om deg og andre enkeltpersonar.

Når du bruker Copilot, vil assistenten kunne lage nye personopplysningar om deg og andre ved å samanlikne informasjonen som blir brukt.

Som bruker kan du sjølv slette loggen din på «Min konto-portal», via Settings and Privacy.

Forskingsrådet behandlar personopplysningane dine basert på den rettmessige interessa vår i tråd med GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Hovudinteressa vår er å betre den interne effektiviseringa og støtte til tilsette, og bruk av Copilot gjer dette mogleg.

Kven deler vi opplysningane dine med?

Vi deler berre opplysningane med personar som har eit tjenstleg behov får tilgang til personopplysningane dine.

Kalenderen din kan vere tilgjengeleg for alle internt på arbeidsplassen.

I nokre tilfelle deler vi også personopplysningane dine med databehandlarane våre, andre behandlingsansvarleg og andre offentlege organ. Dette gjer vi på grunnlag av høvesvis databehandlaravtale, avtale om delt behandlingsansvar, lov/forskrift, eller eit tilsvarande rettsleg grunnlag. Dei sentrale mottakarane av personopplysningar er nemnde fortløpande under dei ulike teama ovanfor

Rettane dine som tilsett

Når vi samlar inn og behandlar personopplysningar om deg, har du ein del rettar du bør kjenne til. Som verksemd er Forskingsrådet forplikta til å leggje til rette for at du får oppfylt desse rettane på ein enkel måte.

Les meir om Rettane dine | Datatilsynet.

Tidlegare tilsett i Forskingsrådet

For å kunne lagre tidlegare tilsettes personopplysningar vidare, må det liggje føre eit særskilt grunnlag, til dømes at personopplysningane er underlagd arkivplikt med forskrift og derfor ikkje kan slettast. Sjå Riksarkivarens forskrift for kva informasjon vi er pålagde å svare på og kva for nokre av dei som skal slettast (blir kasserte).

Ta kontakt med HR og/eller dokumentasjonsteamet i Forskingsrådet dersom du har spørsmål knytte til sletting av personopplysningar ved opphøyr av tilsetjingsforholdet.

Meir informasjon du kan sjå på

Les meir om Personvern på arbeidsplassen på Datatilsynets nettside.

Om du som tilsett i Forskingsrådet vil lære meir om GDPR: ta innføring i GDPR kurs i Kursportalen.