Obligatoriske forprosjekter for søknader om innovative offentlige anskaffelser
Last ned utlysningen
Last ned maler
Formål
Formålet med forprosjektet er å finne ut om en innovativ anskaffelse er et egnet virkemiddel for å løse en gitt utfordring eller mulighet i samarbeid med markedet. I forprosjektet skal den ansvarlige offentlige virksomheten gjennomføre definerte aktiviteter i forberedelse til et hovedprosjekt som skal lede frem til en innovativ offentlig anskaffelse. Hensikten er å kartlegge behov og muligheter, gå i dialog med markedet og finne frem til den beste metoden for offentlig anskaffelse. Dersom forprosjektet viser at en før-kommersiell anskaffelse eller et innovasjonspartnerskap er et egnet metodevalg, kan den offentlige virksomheten senere søke om støtte til et hovedprosjekt.
Om utlysningen
I denne utlysningen kan dere søke forprosjekter til utlysningen Innovative offentlige anskaffelser.
Midlene til forprosjekter skal gi virksomhetene mulighet til å gjennomføre en behovskartlegging og gå i dialog med potensielle leverandører og samarbeidspartnere for å møte det beskrevne behovet. Utlysningen gjennomføres i samarbeid med Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) og Leverandørutviklingsprogrammet (LUP). Prosjektene vil derfor få støtte og obligatorisk veiledning av LUP og ev. DFØ til gjennomføring av aktivitetene som inngår i et forprosjekt.
Offentlige virksomheter er helt avhengige av teknologi for å kunne levere gode tjenester til innbyggerne. Mange tjenester som tidligere forutsatte fysiske løsninger, leveres nå digitalt. Skattemeldingen er et godt eksempel – den fylles ut og leveres i dag elektronisk, noe som både gir bedre brukervennlighet og lavere miljøbelastning.
Digitalisering og teknologisk innovasjon gir muligheter for mer effektiv ressursbruk, bedre tjenester og grønn omstilling. Samtidig er det åpenbart at det offentlige ikke selv kan utvikle all nødvendig teknologi. Offentlige virksomheter er derfor avhengige av løsninger fra markedet – særlig fra små og mellomstore bedrifter og oppstartsbedrifter, som ofte står bak de mest innovative løsningene.
I innovative anskaffelser inviteres markedet tidlig inn for å utforske ulike løsningsalternativer, teknologiske muligheter og hensiktsmessige gjennomføringsmodeller. Innovative anskaffelser kan dermed omfatte både kjøp av nye løsninger, videreutvikling av eksisterende løsninger og samarbeid om utviklingsløp, innenfor rammene av gjeldende anskaffelsesregelverk. Formålet er å legge til rette for innovasjon og bedre måloppnåelse, samtidig som grunnleggende anskaffelsesrettslige prinsipper som konkurranse, likebehandling og transparens ivaretas.
Når offentlige virksomheter trenger å utvikle løsninger som ennå ikke finnes i markedet, er etablerte metoder for innovative anskaffelser, slik som før-kommersielle anskaffelser og innovasjonspartnerskap kraftfulle virkemidler. I forprosjektene skal det undersøkes om en av disse metodene er riktig fremgangsmåte for å løse den gitte utfordringen den offentlige virksomheten står ovenfor.
Innovasjoner forstår vi her som nye eller vesentlig forbedrede varer, tjenester, prosesser og organisasjons- eller styringsformer som tas i bruk for å oppnå verdiskapning og samfunnsnytte.
Det er ingen begrensninger i hvilken type løsninger som kan etterspørres.
Det er obligatorisk å gjennomføre et forprosjekt med støtte fra Forskningsrådet for å kunne søke om hovedprosjekt.
Forprosjektene bør brukes til aktiviteter som:
- Etablere prosjektgruppe og forankre innovasjonsprosjektet
- Gjennomføre kost-nytte-vurdering for et eventuelt hovedprosjekt
- Beskrive og undersøke behovet
- Tidlig undersøkelser og dialog med markedet om mulige løsninger
- Delta på prosjektsamtale for å avklare prosjektgjennomføringsmodell for et eventuelt hovedprosjekt.
Aktiviteter som støttes er for eksempel behovs- og problemanalyser, markedskartlegging og -dialog, interessent- og brukerinnsikter, kartlegging av eksisterende løsninger, anskaffelsesfaglige vurderinger, risikovurderinger, eksternt samarbeid og vurderinger knyttet til kost-nytte. Ordinære forskningsaktiviteter støttes ikke i denne utlysningstypen.
Utlysningen finnes kun på norsk og den er juridisk bindende.
Kort om hovedutlysningen
I innovative offentlige anskaffelser (IOA) utvikles nye løsninger som gir betydelige gevinster for samfunnet, leverandører og de offentlige innkjøperne gjennom forbedrede tjenester, mer effektiv ressursbruk og mer bærekraftige løsninger.
Midlene fra Forskningsrådet skal bidra til at både offentlige oppdragsgivere og leverandører tør å satse på innovative løsninger. Dette er avgjørende for at offentlige sektor skal kunne møte utfordringene samfunnet står overfor i tiden fremover.
Utlysningen retter seg kun mot to metoder for IOA: før-kommersielle anskaffelser og innovasjonspartnerskap. Metodene har ulike egenskaper og anvendelsesområder, men er begge godt egnet for utvikling av kommersielle løsninger som ennå ikke finnes i markedet. Felles for metodene er at oppdragsgiver konkurranseutsetter et utviklingsløp for en løsning som ikke er tilgjengelig i markedet, og at leverandører gir et tilbud med tilhørende konseptidè/løsningsforslag som de ønsker å videreutvikle, prototype og teste i løpet av utviklingsfasen. Utviklingsløpene som gjennomføres foregår i et tett samarbeid mellom leverandøren(e) og den offentlige virksomheten som oppdragsgiver. Hovedregelen er at leverandøren beholder de kommersielle rettighetene og kan videreutvikle og selge løsningen i markedet, mens den offentlige oppdragsgiveren får en utvidet bruksrett til den utviklede løsningen.
Hvem kan søke?
Virksomheter i norsk offentlig sektor, utenom forskningsorganisasjoner, kan søke. Se definisjonen av offentlig sektor.
Hvem kan delta i prosjektet?
Krav til prosjektansvarlig
Personen i den offentlige virksomheten som står oppført som prosjektansvarlig i søknadsskjemaet, må ha formell myndighet til å godkjenne at søknaden sendes inn.
Det oppfordres til samarbeid mellom flere offentlige virksomheter med samme behov/utfordring. Dersom dere planlegger å samarbeide med andre offentlige virksomheter og/eller forskningsorganisasjoner, skal dette fremkomme av prosjektbeskrivelsen.
Prosjektansvarlig sender inn søknaden på vegne av alle samarbeidspartnere.
Krav til prosjektleder
Det er ingen formelle krav til prosjektleders kvalifikasjoner. Prosjektleders faglige kompetanse og egnethet til å gjennomføre prosjektet inngår i vurderingen av forprosjektsøknaden.
Prosjektleder må være ansatt hos prosjektansvarlig.
Krav til samarbeidspartner
Det er ikke et krav, men andre offentlige virksomheter kan være samarbeidspartner i prosjektet. Alle partnerne skal ha definerte oppgaver og en tydelig rolle i gjennomføringen av prosjektet.
Det presiseres at gjennomføring av en innovativ anskaffelse er en konkurranseutsatt prosess. Den leverandøren som med det beste tilbudet vinner den konkurranseutsatte anskaffelsen, blir den offentlige virksomhetens utviklingspartner/leverandør i gjennomføring av hovedprosjektet. Den offentlige virksomheten søker dermed ikke for- eller hovedprosjekt sammen med en spesifikk leverandør.
Krav til brukermedvirkning
Brukermedvirkning og brukerkunnskap er som oftest viktig for å lykkes i innovasjonsarbeid. Med brukere mener vi i denne sammenhengen innbyggere, profesjonelle brukere/brukerorganisasjoner og/eller de som leverer offentlige tjenester (ansatte). I prosjektet forventer vi at dere legger opp til brukermedvirkning, og brukerperspektivet bør komme tydelig fram i prosjektbeskrivelsen. Brukermedvirkning er særlig viktig i behovsvurderinger, testing i utviklingsfasen og aktiviteter knyttet til å ta ny løsning i bruk. Hvis brukermedvirkning ikke inkluderes i prosjektet, må det komme tydelig fram i søknaden hvorfor dette ikke er relevant i deres prosjekt.
Hva kan du søke om støtte til?
Dere kan søke om støtte til å dekke faktiske kostnader til aktiviteter som er omtalt under overskriften «Om utlysningen».
Prosjektansvarlig skal hente inn opplysninger om kostnader fra samarbeidspartnere i prosjektet. Disse kostnadene skal legges inn i kostnadsplanen under den kostnadstypen de tilhører.
Vi krever at dere i søknaden bryter prosjektbudsjettet ned i følgende kostnadstyper:
- personal- og indirekte kostnader, som er kostnader hos prosjektansvarlig virksomhet og samarbeidspartnere i offentlig sektor.
- andre prosjektkostnader, som er kostnader til øvrig aktivitet som er nødvendig for å gjennomføre prosjektets aktiviteter. Alle kostnader ført som "andre driftskostnader" skal spesifiseres i søknaden.
Innkjøp av FoU-tjenester og Utstyr er ikke godkjente kostnader i forprosjektet.
Dere finner detaljert og viktig informasjon om hva budsjettet skal inneholde på nettsiden.
Omfanget av støtten
Vi kan gi støtte på inntil 300 000 kroner per forprosjekt i denne utlysningen. Det er viktig å avgrense forprosjektet til aktiviteter som er direkte relevante for å beslutte riktig metode for offentlig anskaffelse. Vi stiller ikke krav til egenfinansiering.
Forutsetninger for tildeling av støtte
Prosjektene må starte opp mellom 15.05.2026 og 01.04.2027. Seneste tillatte prosjektslutt er 30.09.2027.
I tillegg må dere være klar over følgende om dere skulle få tildeling fra oss:
- Forskningsrådets forutsetninger for tildeling finner dere også i våre generelle vilkår for FoU-prosjekter på informasjonssiden Dette består kontrakten av.
Rapportering og utbetaling av støtte
Prosjektet vil få en forenklet kontrakt med Forskningsrådet. Vi utbetaler støtten etterskuddsvis basert på godkjent sluttrapport og spesifisert faktura. Forskningsrådet dekker kun faktiske kostnader som er regnskapsført hos prosjektansvarlig og eventuelle samarbeidspartnere. All rapportering skal skje elektronisk.
Aktuelle temaområder for denne utlysningen
Utlysningen favner alle temainnganger.
Innovasjon
Praktiske opplysninger
Krav til utforming
Denne utlysningen har løpende søknadsmottak, med aller siste frist for innsending 01.12.2026 kl. 23.59. Prosjektene må starte opp mellom 01.06.2026 og 01.04.2027. Seneste tillatte prosjektslutt er 30.09.2027. Legg merke til at dere kun kan sende inn søknaden én gang. Dersom dere sender inn søknaden og etterpå ser at den likevel må endres, så kan dere opprette en ny søknad – f.eks. som kopi av den dere allerede har sendt inn – og på den måten sende inn en ny versjon så lenge utlysningen er åpen for søknader.
- Søknaden og alle vedleggene skal skrives på norsk.
- Alle vedleggene skal være i PDF-format.
Obligatoriske vedlegg
- Prosjektbeskrivelse på maks 3 sider. Bruk standard mal som dere kan laste ned nederst på siden.
- CV for prosjektleder. Bruk standard mal som dere kan laste ned nederst på siden.
Søknader som ikke oppfyller kravene over vil bli avvist.
Alle vedlegg til søknaden må sendes inn sammen med søknaden. Vi godtar ikke vedlegg sendt inn etter søknadsfristen med mindre vi har bedt om ytterligere dokumentasjon.
Vi vil ikke vurdere dokumenter og nettsider det lenkes til i søknaden, eller andre vedlegg enn dem som er spesifisert over. Vær nøye med å laste opp riktig vedleggstype, siden det ikke er lagt noen tekniske begrensninger på hva slags maler det er mulig å laste opp i søknadsskjemaet.
Vurderingskriterier
Vi vurderer søknadene i lys av formålet med utlysningen og etter disse punktene:
Søknaden må oppfylle de strukturelle kravene i utlysningen.
Behandlingsprosedyre
Søknadene behandles administrativt og fortløpende av administrasjonen til Forskningsrådet.
Administrasjonen sjekker først at søknaden oppfyller de formelle kravene i utlysningen. Deretter vurderes søknaden i lys av formålet med utlysningen og etter følgende punkter:
- I hvilken grad behovet og begrunnelsen for en bedre og mer effektiv offentlig sektor er beskrevet og relatert til løsninger som kan leveres av markedet.
- I hvilken grad prosjektet har en plan med relevante aktiviteter for å lede fram til riktig anskaffelsesmetode.
- I hvilken grad prosjektet er sammensatt med riktig kompetanse til å gjennomføre aktivitetene.
Det er administrasjonen til Forskningsrådet som tar den endelige beslutningen om tildeling eller avslag.
Forventet svar på søknaden er innen fire uker etter at den er sendt.