Når dere søker om støtte fra Forskningsrådet må dere legge inn kostnader som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet i søknadsskjemaet. Søknadens budsjett består altså av hvordan disse kostnadene fordeler seg over prosjektperioden og hvordan de vil bli finansiert.
Gå rett til informasjon om:
- Arbeidspakker styrer kostnadene og framdriften i prosjektet
- De vanligste kostnadstypene
- Aktivitetskategorier
Når vi behandler søknaden, vil vi blant annet vurdere om budsjettet er realistisk og innenfor rammene i utlysningsteksten. Dersom søknaden blir innvilget, vil budsjettet være grunnlaget for støtten dere kan motta. Det er derfor viktig at dere gjøre et grundig arbeid med budsjettet i søknaden.
Arbeidspakkene styrer kostnadene og framdriften i prosjektet
Søknadens budsjett og framdriftsplan er bygget opp rundt arbeidspakker. Se https://snl.no/arbeidspakke for en enkel introduksjon. Alle prosjekter er forskjellige, så oppbyggingen av og antallet arbeidspakker dere planlegger, vil naturligvis variere. Vi anbefaler dere å legge opp til få, men godt definerte arbeidspakker.
Når dere oppretter en arbeidspakke skal dere først legge inn arbeidspakkens varighet. Vi bruker arbeidspakkenes start- og sluttmåned til å beregne den samlede prosjektperioden for prosjektet deres.
Dere må så bestemme hvilken aktivitetskategori arbeidspakken tilhører. Aktivitetskategori er hvilken type forsknings- og utviklingsaktivitet som gjennomføres i arbeidspakken. Dette kan for eksempel være grunnforskning eller eksperimentell utvikling. Kategoriene har betydning for hvor mye støtte prosjektet kan motta.
Les mer under Aktivitetskategorier.
Dersom dere har samarbeidspartnere i prosjektet, må dere legge inn hvilken partner som er ansvarlig for gjennomføringen av arbeidspakken.
Dere blir så bedt om å gi en beskrivelse av hvilke utfordringer arbeidspakken skal være med på å løse. Dere kan også bli bedt om å beskrive hvilke aktiviteter som inngår i arbeidet.
Det er naturlig at en arbeidspakke har én eller flere milepæler som ofte er kritiske for framgangen i prosjektet. Vi ber deg derfor legge inn viktige milepæler. Dersom søknaden blir innvilget, vil vi bruke milepælene i oppfølgingen av prosjektet.
For hver arbeidspakke skal dere beregne kostnadene som er nødvendige for å gjennomføre aktivitetene i arbeidspakken. Dersom prosjektet har samarbeidspartnere, må kostnadene fordeles på den eller de organisasjonene (kostnadsbærerne) som har kostnader i arbeidspakken.
Når dere legger inn en kostnad i budsjettet, velger dere først kostnadstype og deretter hvilken organisasjon som bære kostnaden og til slutt beløpet. Du vil bare kunne velge kostnadstyper som er omtalt i utlysningsteksten. Se beskrivelse av de vanligste kostnadstypene under.
Når dere har lagt inn kostnader, blir disse automatisk fordelt over arbeidspakkens periode. Dersom dere endrer start- og sluttdato for arbeidspakkene før dere sender inn søknaden, vil periodiseringen bli oppdatert automatisk.
Dersom søknaden blir innvilget og dermed blir et prosjekt, kan dere oppdatere datoer for arbeidspakker og milepæler. Dere må likevel gjennomføre prosjektet innenfor tidsrammene satt i utlysningen og i eventuelt andre retningslinjer.
Automatisk utmåling av støtte
Når dere har lagt inn budsjett for de enkelte arbeidspakkene, regner vi automatisk ut hvor mye støtte prosjektet kan søke om og hvordan denne støtten vil bli fordelt gjennom prosjektperioden. Dersom det er samarbeidspartnere i prosjektet, vises også fordelingen mellom disse.
Beregningen bygger på hvilke aktivitetskategorier arbeidspakkene er merket med og hvilken støttegrad organisasjonene kan motta. Støttegrad for aktivitetskategorier og hvilke sektorer organisasjonene som deltar i søknaden tilhører, er beskrevet i utlysningsteksten.
De vanligste kostnadstypene
Personal- og indirekte kostnader
Personalkostnader dekker lønn og ansatte-kostnader som arbeidsgiveravgift, feriepenger og pensjon. Indirekte kostnader omfatter leie og drift av arealer, og støttefunksjoner som er nødvendige for å gjennomføre FoU-aktivitetene i prosjektet.
Avhengig av hvilken sektor kostnadsbærere tilhører, skal dere budsjettere og rapportere personalkostnader og indirekte kostnader i budsjettet etter ulike retningslinjer.
- Føring av kostnader i UH-sektoren
- Føring av kostnader for instituttsektoren
- Føring av kostnader for næringsliv, helseforetak, offentlig sektor og andre søkere
- Føring av kostnader for samarbeidspartnere i utlandet
Innkjøp av FoU-tjenester
Dersom utlysningen åpner for det, kan dere kjøpe inn FoU-tjenester til prosjektet. Dere må knytte FoU-tjenester til en FoU-leverandør som er tiltenkt å utføre kontraktsfestede FoU-oppgaver for prosjektansvarlig eller for samarbeidspartnere. FoU-leverandører skal registreres som prosjektpartner i søknaden.
Dersom dere velger innkjøp av FoU-tjenester som kostnadstype, må dere også legge inn hvilken FoU-leverandør som skal levere tjenesten.
Les mer om bruk av FoU-leverandører og underleverandører.
Kostnader til bruk av utstyr
Her budsjetterer dere leiekostnader (kostnader til bruk og drift) og avskrivinger på institusjonens egne investeringer og utstyr/forskningsinfrastruktur som er nødvendig for å gjennomføre prosjektet. Vanligvis beregnes slike utstyrskostnader gjennom et leiested eller i enheten i virksomheten som drifter utstyret/infrastrukturen.
Forskningsrådet tar utgangspunkt i at utstyr/forskningsinfrastruktur normalt kan brukes av flere prosjekter og brukere. Kostnadene som belastes et prosjekt skal derfor svare til prosjektets av utstyrets/infrastrukturens kapasitet eller totale driftskostnad. Ved budsjetteringen av avskrivninger må du ta hensyn til følgende forhold (listen er ikke uttømmende):
I hvilken grad utstyret/forskningsinfrastrukturen også kan benyttes til andre formål enn formålet med prosjektet
- Dere skal beregne andelen av utstyrets/forskningsinfrastrukturens kapasitet som prosjektet forventer å bruke: Dersom prosjektet skal utnytte x prosent av utstyrets/forskningsinfrastrukturens kapasitet, kan x prosent av avskrivningskostnadene føres som prosjektkostnader.
Når utstyrets/forskningsinfrastrukturens avskrivningsperiode avviker fra prosjektperioden
- Prosjektet skal ikke belastes for avskrivinger som går utover perioden prosjektet anvender utstyret/forskningsinfrastrukturen. Dersom forventet levetid (avskrivningsperioden) er satt til fem år og prosjektet benytter seg av utstyret/forskningsinfrastrukturen i tre år, skal kun avskrivinger for disse tre årene føres i prosjektbudsjettet.
- Avskrivningstiden skal ta utgangspunkt i den tidsperioden for avskrivning som eieren av infrastrukturen (prosjektansvarlig eller samarbeidspartner) har lagt til grunn i sine ordinære regnskap eller i finansieringsplanen for infrastrukturen.
Dersom utstyret/forskningsinfrastrukturen er organisert som en egen utstyrsfasilitet/ leiested, beregnes kostnaden (pris for bruk) ut fra de samlede kostnadene ved fasiliteten/leiestedet.
Universitets- og høgskolesektoren har egne retningslinjer for leiestedskostnader.
Følgende kostnader skal ikke føres på "Utstyr":
- Mindre innkjøp (under 100 000 kroner i anskaffelseskostnad) som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet skal føres på "Andre driftskostnader". Kostnader som naturlig inngår i institusjonens indirekte kostnader, slik som kontorutstyr, PC, o.l., kan ikke inngå her.
- Avskrivinger for forskningsinfrastruktur som er innkjøpt med midler fra Forskningsrådets Infrastrukturordning. For forskningsinfrastruktur som er samfinansiert med midler fra Forskningsrådet og institusjonens egne midler, kan kun institusjonens bidrag legges til grunn for beregning av avskrivningskostnader.
Andre prosjektkostnader
Her fører dere kostnader som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet og som ikke er dekket av de andre kostnadstypene. I utlysningen gir vi føringer for hva vi godkjenner som nødvendige kostnader. Dette kan blant annet være kostnader knyttet til:
- planlegging og gjennomføring av faglige arrangementer og seminarer, brukerrettede formidlingsaktiviteter o.l
- prosjektdeltakeres reisekostnader i forbindelse med deltakelse på relevante faglige arrangementer og seminar
- publisering av vitenskapelige bøker (monografier/antologier) når disse publiseres åpent uten embargo
- å gjøre forskningsdata som oppstår i prosjektet tilgjengelig i tråd med eventuell datahåndteringsplan
- datainnsamling og feltarbeid, slik som kost og losji, lokal transport, tolker/feltassistanse, leiebil, visum, vaksiner o.l. Der kost og losji dekkes av arbeidsgiver eller andre, kan det budsjetteres med et fast administrativt tillegg i stedet.
- annet materiell som ikke dekkes under utstyr
Forskningsopphold i utlandet og besøk fra gjesteforskere skal budsjetteres som andre prosjektkostnader i et søknadsbudsjett. Les mer om hvilke kostnader som dekkes her:
Aktivitetskategorier
Vi ber søkere legge inn aktivitetskategorier for arbeidspakker for å forstå hva slags type forskning, utvikling eller andre aktiviteter som inngår i arbeidspakken. Vi bruker aktivitetskategorier når vi skal beregne støtte. Hvilke aktivitetskategorier vi gir støtte til, er beskrevet i utlysningen. Dere vil ikke kunne velge andre kategorier i søknadsskjemaet enn de som står i utlysningen.
De vanligste aktivitetskategoriene er:
Forundersøkelse: evaluering og analyse av et prosjekts potensial med det formål å støtte beslutningsprosessen gjennom en objektiv og rasjonell påvisning av dets sterke og svake sider, muligheter og trusler, identifisere hvilke ressurser som kreves for å gjennomføre det, og til slutt vurdere dets utsikter til å lykkes.
Grunnforskning er eksperimentell eller teoretisk virksomhet som primært utføres for å skaffe til veie ny kunnskap om det underliggende grunnlaget for fenomener og observerbare fakta, uten sikte på spesiell anvendelse eller bruk.
Industriell (anvendt) forskning er virksomhet av original karakter som utføres for å skaffe til veie ny kunnskap. Slik forskning er imidlertid primært rettet mot bestemte praktiske mål eller anvendelser.
Eksperimentell utvikling er systematisk arbeid som anvender kunnskap fra forskning og praktisk erfaring og produserer ytterligere kunnskap som er rettet mot å produsere nye produkter eller prosesser eller mot å forbedre eksisterende produkter eller prosesser.
Når tilskuddet går til økonomisk aktivitet, for eksempel i en bedrift, gjelder statsstøtteregelverkets definisjoner.
Dersom dere definerer en egen arbeidspakke for prosjektledelse eller annen støtteaktivitet som er nødvendig for å gjennomføre prosjektet, skal dere kategorisere denne i den kategorien som er mest brukt for andre aktiviteter i prosjektet.
Andre kategorier
Vi gir også støtte til etablering og drift av forskningsinfrastruktur. Utlysninger som gir støtte til slike aktiviteter, har egne aktivitetskategorier.
Utlysninger som fremmer kommersialisering av forskningsresultater, vil også ha egne aktivitetskategorier.