FRIPROs søknadsbehandling

Forvurdering

Først sjekker Forskningsrådets administrasjon om søknaden oppfyller alle de formelle kravene i utlysningen. Dersom din søknad ikke oppfyller kravene, vil vi be deg om å trekke søknaden og eventuelt sende den inn igjen med nødvendige endringer. Hvis du ikke trekker søknaden, vil vi avvise den, og du som prosjektleder får ett års karenstid.

Fagfellevurdering

Vi sender søknadene til fagfeller som gjør en faglig vurdering av søknadene basert på vurderingskriteriene for utlysningen. Alle søknader vurderes av minst tre fagfeller. For (Treårig) Forskerprosjekt med internasjonal mobilitet, Forskerprosjekt for tidlig karriere, Forskerprosjekt for erfarne forskere og toppforskere møtes fagfellene i et digitalt panelmøte hvor de diskuterer søknaden og kommer fram til en felles vurdering og karakterer. For radikale forskningsidéer sender hver fagfelle inn sin separate vurdering, uten en felles panelmøtebehandling. Les videre om detaljer i fagfellebehandlingen.

Hvordan finner vi fagfeller? 

Forskningsrådet har etablert en database av fagfeller som har takket ja til å delta i fagfellevurdering av FRIPRO-søknader, for å raskere og mer effektivt sette sammen paneler med egnet kompetanse for å vurdere søknadene som kommer inn. Dette innebærer at vi henter inn fagfeller uavhengig av når søknadene kommer inn og supplerer ved behov. Fagfellene forplikter seg for flere år av gangen, og som hovedregel bruker vi samme fagfelle maksimalt i tre år. 

Vi har følgende generelle krav til fagfellene vi bruker: 

• De skal ha sin arbeidsplass i utlandet.
• De skal være aktive forskere med solid egenproduksjon, både med hensyn til kvalitet og kvantitet.
• De bør ha professorkompetanse. Minstekravet er førstestillingskompetanse eller tilsvarende.

Alle innsendte søknader blir sammenlignet med kompetansen til fagfellene i databasen basert på søknadens innhold ved hjelp av kunstig intelligens (KI). Saksbehandlere gjør deretter en vurdering av om de KI-foreslåtte fagfellene passer for å vurdere hver enkelt søknad.

Vi supplerer databasen ved behov med søk i for eksempel Web of Science, Google Scholar og kjente utenlandske universiteter innenfor de ulike fagfeltene. Listen over kilder varierer fra fagfelt til fagfelt. Vi vurderer også søkerens egne forslag til egnede fagfeller eller beskrivelse av egnet kompetanse. 

Habilitet

Fagfellene vurderer sin habilitet for søknadene vi ønsker at de skal vurdere. Vi ber dem være spesielt oppmerksomme på punktene i habilitetsbestemmelsene som handler om samarbeid, vennskap og konflikter. Fagfeller får ikke tilgang på søknader de er inhabile for og deltar ikke i diskusjoner av slike søknader. 

Kompetanse 

Fagfellene vurderer sitt kompetansenivå basert på tittel, mål og sammendrag. Det er derfor svært viktig at du skriver disse tekstene slik at fagfellene skal kunne oppgi sitt kompetansenivå mest mulig presis. Før fagfellene får denne informasjonen, må de samtykke til vår konfidensialitetserklæring. Fagfellene kan velge ett av tre kompetansenivåer på hver søknad: 

• Specialist (S): The proposal is within your primary area(s) of expertise or connected to your research interests. You are well qualified to evaluate the proposal.
• Generalist (G): You have a general knowledge of the main subject of the proposal (or at least one of the main subjects if there are several). You are qualified to evaluate the proposal.
• Minor (M): You have only minor relevant expertise on the main subject(s) of the proposal.

Skriv søknaden din slik at den kan forstås av fagfeller med generell kompetanse på forskningsfeltet.

Forskningsrådets kompetansekrav er at minst to av fagfellene som vurderer søknaden, må ha generalist- eller spesialistkompetanse på søknaden. Hvis kun tre fagfeller vurderer en søknad, må alle tre ha generalist- eller spesialistkompetanse på den søknaden. Søknader om radikale forskningsidéer skal alltid vurderes av nøyaktig tre fagfeller.

Informasjon til fagfellene 

Fagfellene får våre generelle retningslinjer for søknadsbehandling i FRIPRO. Vurderingskriteriene er utdypet, sammen med en definisjon av karakterskalaene. Vi vektlegger blant annet viktigheten av konsistent karaktergiving og kvaliteten på tilbakemeldingene til søkerne. 

Søknadsvurdering av mobilitet, tidlig karriere, erfarne forskere og toppforskere

Panelmedlemmene leser og vurderer søknaden, og de sender inn hver sine foreløpige vurderinger før panelet møtes digitalt for å diskutere søknaden. I møtet diskuterer de søknaden og kommer fram til en omforent vurdering med karakterer.

Én og samme fagfelle kan delta i ett eller flere panelmøter på én dag, sammen med de samme eller forskjellige fagfeller. Hvor mange, avhenger av hvor mange søknader det er kommet inn omtrent samtidig som er egnet til å bli vurdert av de samme fagfellene.

Forskningsrådets ansatte deltar i møtene, men ikke i den faglige diskusjonen. Vi har en veiledende rolle og bidrar til felles forståelse av vurderingskriteriene og karakterskalaen. Vi sikrer at alle kommer til orde, håndterer inhabilitet i tråd med reglene og stopper diskusjoner om forhold som ligger utenfor panelets mandat. Vi kontrollerer at vurderingstekstene er i henhold til panelets beslutning og oppfyller våre kvalitetskrav. 

Søknadsvurdering av radikale forskningsidéer

Fagfellene leser og vurderer søknaden, og de sender inn hver sine vurderinger, med én karakter på en skala fra A–C. Hver fagfelle vet ikke hvem de andre som vurderer søknaden, er. De kan vurdere kun én søknad eller flere søknader i samme periode. De kan vurdere kun søknader om radikale forskningsidéer eller søknader til andre utlysninger også. Det avhenger av hvor mange søknader det er kommet inn omtrent samtidig som er egnet til å bli vurdert av den samme fagfellen. 

Kombinasjonen av de tre A-B-C-karakterene avgjør om søknaden er kvalifisert for å bli vurdert for finansiering eller ikke. Vi ser alltid bort fra den svakeste karakteren. De resterende to karakterene må være enten A-A eller A-B for at søknaden skal være kvalifisert. Les mer om dette i utlysningen.

Vedtak

Porteføljestyret for banebrytende forskning fatter vedtak om tildeling og avslag cirka annenhver måned (normalt partallmåneder). Hvilke søknader som blir innvilget, er avhengig av tilgjengelig budsjett og et sett regler for prioritering av søknader til bevilgning. 

Reglene vedtas av porteføljestyret og skal bidra til å oppnå formålene og prioriteringene beskrevet i utlysningene, samt sikre likebehandling. Administrasjonen (Forskningsrådets ansatte) legger fram lister for porteføljestyret med hvilke søknader som skal innvilges og avslås ifølge reglene. 

Vedtaksregler for søknader til FRIPRO/banebrytende forskning

For mobilitet, tidlig karriere, erfarne forskere og toppforskere er kun søknader med karakter 6 eller 7 på alle vurderingskriterier kvalifiserte for finansiering. For radikale forskningsidéer må søknadens to beste karakterer være A-A eller A-B for at søknaden skal være kvalifisert. Alle søknader under kvalifiseringsgrensene får avslag.

Budsjettet for hver vedtaksrunde tilsvarer andelen av tildelingsrunder det året (normalt seks), og er altså uavhengig av antall søknader som er klare for vedtak. Dette betyr at det årlige budsjett ikke vil bli brukt opp tidlig på året selv om det skulle være mange søknader til behandling da. Søknader vil bli innvilget inntil budsjettet avsatt til vedtaksrunden er brukt opp, i henhold til regler for prioritering av søknader til finansiering.

Kvalifiserte søknader er med i konkurransen om midler i tre vedtaksrunder. Hvis søknaden din er kvalifisert, men ikke innvilges i den første vedtaksrunden den er med i, får den en ny sjanse i neste vedtaksrunde. Dersom den ikke innvilges da heller, blir den med i en tredje og siste runde. Søknader som er med i sin andre eller tredje runde, konkurrerer på lik linje med søknader som er med i sin første runde. Denne metoden vil bidra til å utjevne eventuelle tilfeldige eller systematiske forskjeller i kvalitet eller antall søknader til behandling i ulike deler av året, og sikre at kvaliteten på innvilgede søknader er likest mulig, uavhengig av når de er sendt inn.

Vedtaksregler for mobilitet, tidlig karriere og erfarne forskere

Porteføljestyret for banebrytende forskning har vedtatt detaljerte regler for hvilke av de kvalifiserte søknadene som blir valgt ut til finansiering. Reglene kombinerer karakterer, prosjektleders kjønn og utjevning av søknader mellom fagområder og de tre utlysningene:

1. Ikke-kvalifiserte søknader avslås en bloc. Prosjektledere for søknader med karakterer under gjeldende karantenegrenser, får karantene.
2. Inntil 75 prosent av tilgjengelig budsjett for vedtaksrunden tildeles til søknader kun etter karakterer og prosjektleders kjønn. Den detaljerte metoden er beskrevet i dokumentet FRIPRO bevilgningsprinsipper (pdf som åpnes i nytt vindu).
3. Minst én søknad til hver utlysning skal innvilges hver runde.
4. Resterende budsjett for vedtaksrunden tildeles én og én søknad ved hjelp av fire utjevningsmekanismer for å sikre en hensiktsmessig balanse mellom fagområder og søknader til de tre utlysningene. Også her er detaljene beskrevet i FRIPRO bevilgningsprinsipper (se lenken i punkt 2).
5. Kvalifiserte søknader som ikke er innvilget, og som har deltatt i tre vedtaksrunder, avslås.
6. Kvalifiserte søknader som ikke er innvilget, og som har deltatt i én eller to vedtaksrunder, får ingen vedtak, og er med i konkurransen om midler i neste vedtaksrunde.

Vedtaksregler for toppforskere og radikale forskningsidéer

For toppforskere og radikale forskningsidéer er ikke de detaljerte reglene vedtatt ennå. Porteføljestyret for banebrytende forskning skal etter planen vedta disse i september eller november.

Tilbakemelding til søkere

Vi informerer om hvilke søknader som er innvilget og statistikk over søknader  på de respektive utlysningssidene og i nyhetsbrevet.

Hver søker får vedtaksbrev på Mitt nettsted når porteføljestyret har fattet vedtak for søknaden, med tilbakemelding i form av karakterer med skriftlige begrunnelser på kriteriene fagfellepanelet har vurdert søknaden mot.

Søkere som får avslag, får avslagsbrev, mens søkere som har fått innvilget sin søknad, får tildelingsbrev. Tildelingsbrevet inneholder krav om endringer og oppdateringer dere må gjøre før Forskningsrådet og prosjektansvarlig (søkerinstitusjonen) kan inngå kontrakt.

I vedtaksbrevet står det også panelmøtenummer for panelmøtet søknaden din ble vurdert i (for toppforskere, erfarne forskere, tidlig karriere og mobilitet), eller fagfellenummer for søknaden din (for radikale forskningsidéer). Du finner informasjon om hvilke fagfeller som deltok i søknadsbehandlingen på siden Fagfeller, fagpersoner og paneler, under overskriften Fagfeller brukt til behandling av søknader til FRIPROs løpende utlysninger av Forskerprosjekt. Finn panelmøtenummeret/fagfellenummeret i listen for å finne fagfellene knyttet til dette nummeret.

Søknaden din kan ha blitt behandlet i samme møte som flere andre søknader. Da kan listen over fagfeller også inkludere én eller noen få personer som ikke deltok i behandlingen av din søknad, for eksempel hvis de var inhabile. Hvis du mener at en fagfelle som er listet opp i panelmøtet hvor din søknad ble behandlet, ikke var habil til å vurdere den, kan du ta kontakt med oss på fripro@rcn.no for mer informasjon. 

Hvis du ikke får vedtaksbrev i løpet av noen uker etter vi har annonsert resultater fra en vedtaksrunde, betyr det enten at søknaden din ikke er fagfellebehandlet ennå eller at den var kvalifisert for finansiering, men at det ikke var tilstrekkelig med midler til å innvilge den. Hvis sistnevnte er tilfelle, er søknaden din med i konkurransen om midler i neste vedtaksrunde.