Legal and financial NCP

Pål Simon Salita Pedersen

    Internasjonalt samarbeid

Inga Elizabeth Bruskeland

    Internasjonalt samarbeid

Kristine Ziegler Hoen

    Internasjonalt samarbeid

Birgit Jacobsen

    Internasjonalt samarbeid

Gender Equality Plans (GEP): krav til handlingsplaner for likestilling

 

 

Europakommisjonen innfører krav om handlingsplaner for likestilling (Gender Equality Plans, GEP) på organisasjonsnivå for søkere og samarbeidspartnere for Horisont Europa-utlysninger. Dette gjelder for utlysninger med frist i 2022 og senere. Kravet gjelder ikke for privat næringsliv, interesseorganisasjoner eller frivillig sektor.

Hva er kravene til handlingsplan for likestilling?

Organisasjonens handlingsplan for likestilling må oppfylle disse fire kravene:

  1. Handlingsplanen skal være vedtatt av ledelsen og offentlig tilgjengelig på institusjonens hjemmeside
  2. Handlingsplanen skal vise til øremerkede ressurser for arbeidet med likestilling. 
  3. Handlingsplanen skal inkludere kjønnsdelte data for alle stillingskategorier og vise hvordan man skal gjennomføre årlig rapportering og oppfølging.
  4. Handlingsplanen skal vise hvordan arbeidet støttes med opplæring og kompetansebygging.

I tillegg til de obligatoriske kravene, anbefaler EU-kommisjonen også å inkludere flere innsatsområder i handlingsplanene.  

Anbefalte innsatsområder:

  • organisasjonskultur og balanse mellom jobb og privatliv
  • kjønnsbalanse i ledelse og beslutningstaking
  • kjønnsbalanse i rekruttering og karriereutvikling
  • integrering av et kjønnsperspektiv i forskning og undervisningsinnhold
  • tiltak mot kjønnsbasert vold og seksuell trakassering

Hvem gjelder GEP-kravene for?

Kravene gjelder for:

  • offentlige virksomheter, inkludert departementer, forskningsfinansierende institusjoner, kommuner, fylkeskommuner og museer
  • forskningsinstitutter, både offentlige og private
  • høyere utdannings- og forskningsinstitusjoner; universiteter og høyskoler, både offentlige og private

Kravet gjelder for organisasjoner i EU-medlemsland og assosierte medlemmer som Norge. 

Hvem gjelder IKKE GEP-kravene for?

Kravet gjelder ikke for privat næringsliv, interesseorganisasjoner eller frivillig sektor. Institusjoner fra ikke-assosierte land blir ikke berørt.

Når gjelder GEP-kravene?

Kravene gjelder for alle utlysninger med frist i 2022 og framover. Kravene må være oppfylt ved kontraktsinngåelse (signering av Grant Agreement). 

Registrering og validering

Hvor på Europakommisjonens nettsider søker jeg midler?

Du søker via den sentrale søknadsportalen Funding & Tenders Portal. Her finner du alle aktuelle utlysninger til alle deler av Horisont Europa.

Hvordan søker jeg midler fra Horisont Europa?

For å kunne delta i en Horisont Europa-søknad må organisasjonen din registreres i Funding and Tenders Portal og ha en Participant Identification Code (PIC). En slik kode får du ved å fylle ut informasjonen på siden med deltakerregisteret, Participant Register.

Når blir en organisasjon validert?

Når en organisasjon/bedrift for første gang får tilslag på en søknad, må informasjonen som er oppgitt på søknadstidspunktet sjekkes. Dette kalles for “validering” og gjennomføres av Europakommisjonens valideringstjeneste.

Må en organisasjon / bedrift være validert for å kunne være med i en Horisont Europa-søknad?

Nei, men organisasjonen/bedriften må være registrert i Funding and Tenders Portal og ha egen Participant Identification Code (PIC). Det er ikke noe problem å delta i en Horisont Europa-søknad med en midlertidig PIC-kode som har status som registrert, men ikke validert. Opplysningene organisasjonen har oppgitt i Funding and Tender Portal skal etter hvert verifiseres. Organisasjonen din blir da kontaktet og bedt om å fylle ut, supplere eller verifisere disse opplysningene.

Hvor lang tid tar det å bli validert?

Hvor lang tid validering tar varierer fra noen dager til flere uker eller måneder. Det avhenger både av hvor omfattende valideringen blir og hvor god dialog det er mellom EUs valideringstjeneste og søkeren.

Skal internasjonale partnere valideres og ha eget PIC-nummer?

Internasjonale partnere må være registrert i Funding and Tenders Portal og skal ha egen PIC (Participant Identification Code), men blir ikke validert. Partnerne skal beskrives i seksjon 4.2. Arbeidsoppgavene deres og estimerte kostnader må være angitt i Anneks 1 og 2.

Hvilke dokumenter trenger organisasjonen / bedriften for å bli validert?

For å bli validert, vil du bli bedt om å laste opp de nødvendige dokumentene som viser juridisk status og opprinnelse.

Alle organisasjoner og bedrifter som blir validert må fylle ut og laste opp en Legal Entity Form. Skjemaet inneholder organisasjonens juridiske informasjon som stort sett kan hentes fra Brønnøysundregisteret. Husk å registrere organisasjonens/bedriftens navn slik det er registrert i Brønnøysundregisteret. Ikke benytt engelske versjoner som ikke er offisielt registrert.

I tillegg må det lastes opp dokumenter som bekrefter:

  1. Offisielt navn
  2. Juridisk form/status
  3. Offisiell adresse

Hva slags dokumenter som må lastes opp er avhengig av organisasjonens juridiske status:

Enkeltpersoner (fysiske personer)

  • Kopi av pass eller identitetskort og
  • Hvis personen er momsregistrert; et offisielt momsdokument/momsattest

Offentlige organer

  • Kopi av resolusjon, lov, forskrift eller beslutning om å opprette det offentlige organet, eller et annet offisielt dokument som viser status som offentlig organ og
  • Hvis moms-registrert; et offisielt momsdokument, hvis ikke kan det kreves bevis på momsfritak.

Bedrifter og andre type organisasjoner

  • Kopi av et offisielt dokument som viser det juridiske navnet, adressen og nasjonale registreringsnummeret.
  • Kopi av momsregistreringsdokumentet hvis organisasjonen er momsregistrert.
  • I Norge vises momsnummeret på Brønnøysundsattesten og det kreves ingen tilleggsdokument som viser momsregistrering.
  • Hvis organisasjonen ikke er momsregistrert, må det fremlegges bevis på momsfritak.  

Startups, SMB-er og mid-caps

  • SMB-status er i utgangspunktet basert på egenerklæringen i Funding & Tenders Portal. Statusen kan verifiseres gjennom en såkalt SME Self-Assessment.
  • Krever utlysningen at bedriften har status som startup, SMB eller mid-cap må dette bekreftes under valideringen ved å laste opp følgende dokumenter relatert til siste avsluttede regnskapsperiode:
    • Balanseregnskap (“balance sheet”)
    • Resultatregnskap (“profit and loss accounts”)
    • Antall ansatte målt i årlige arbeidsenheter

Nyetablerte selskaper som (start-ups) som ennå ikke har avsluttet regnskapet skal laste opp en egenerklæring, som inneholder et bona fide estimat (i form av en forretningsplan) for hele regnskapsperioden (regnskapsår) som vil være nødvendig for at bedriften skal generere omsetning.

Bedrifter uten omsetning med en aktivitet som innebærer lang tid til kommersialisering skal laste opp:

  • Balanseregnskap, resultatregnskap og antall ansatte målt i årlige arbeidsenheter knyttet til siste avsluttede regnskapsperiode
  • En egenerklæring som inneholder et bona fide-estimat (i form av en forretningsplan) for hele perioden som vil være nødvendig for å generere omsetning, inkludert en erklæring om investeringer og forventet avkastning, for å vise at virksomheten er engasjert i økonomisk aktivitet, til tross for mangel på omsetning.  

Registrering av juridiske enheter

Hvilke typer juridiske enheter kan registrere seg?

I utgangspunktet kan alle juridiske enheter som er etablert i et EU-medlemsland eller i et land assosiert til Horisont Europa delta og få finansiering.

Hva er kravene for å være non profit?

For å bli kategorisert som en “non-profit legal entity”, må dette være oppfylt: Det må være en juridisk enhet som enten har en juridisk form som per definisjon er non-profit, eller som har en juridisk eller lovfestet plikt til ikke å gi utbytte til sine aksjonærer eller medlemmer.  

Denne plikten må være lovfestet eller stå beskrevet i selskapets vedtekter. Det holder ikke med en beslutning av styret eller selskapets medlemmer eller aksjonærer. Det er heller ikke relevant at selskapets eiere er non-profit.

LEAR

Hva er LEAR og hvem kan være LEAR?

LEAR er en administrativ rolle og alle organisasjoner må utnevne en LEAR. Vedkommende er ansvarlig for opplysningene i Funding and Tenders Portal og kan endre eller oppdatere informasjon i portalen etter at organisasjonen er validert.

Ofte er det organisasjonens juridiske representant eller en annen nøkkelperson utnevnt av den juridiske representanten, som har denne rollen. Personen bør være tilknyttet organisasjonen på permanent basis. Hvis den nåværende LEAR bytter jobb, skal det utnevnes en ny LEAR så raskt som mulig.

Hvilke dokumenter må til for å oppnevne en LEAR?

Det er fem dokumenter som skal lastes opp i skannet versjon i deltakerportalen:

  1. LEAR Appointment letter (inkludert LEAR-roller og oppgaver, signert av organisasjonens juridiske representant).
  2. Deklarasjon av samtykke til vilkårene for bruk av deltakerportalen (signert av organisasjonens juridiske representant).
  3. Kopier av en offisiell legitimasjon (ID-kort, pass) med bilde og signatur både for organisasjonens juridiske representant og den utnevnte LEAR.
  4. Dokument(er) som beviser at personen som utnevner LEAR er bemyndiget til dette, og som:
    1. Tydelig beskriver rollen / funksjonen i organisasjonen som juridisk representant
    2. Identifiserer og utpeker denne personen for rollen som juridisk representant (ved å indikere hans/hennes personlige data) 
  •  

Budsjettering og rapportering av kostnader

Hva omfattes av eligible costs?

I Horisont Europa skilles det mellom direkte kostnader og indirekte kostnader. Direkte berettigede/godkjente kostnader er utgifter som deltakere faktisk har hatt, som har vært nødvendige for å realisere prosjektet, som kan dokumenteres i form av norsk standard for regnskap, og som er i samsvar med sunn kostnadsstyring. Det omfatter hovedsakelig personalkostnader, innkjøpte varer og tjenester fra tredjepart, reisekostnader og bruk av utstyr.

Hvordan kalkuleres personalkostnader?

Prosjektets direkte personalkostnader beregnes ut fra antall dager det er arbeidet på prosjektet multiplisert med en daglig sats.  Personalkostnader = Dager arbeidet på prosjektet x daglig sats (EUR/dag)

Hvordan regnes det ut antall dager arbeidet på prosjektet?

Antall dager arbeidet på prosjektet er summen av dager faktisk jobbet for prosjektet og dokumentert i månedlige erklæringer eller i et pålitelig system for tidsregistrering.

Hvordan beregnes den en daglig sats?

Hvis personalkostander rapporteres som faktiske kostnader, vil den daglige satsen beregnes ut fra faktiske årlige personalkostnader for en person delt på 215. Dagsatsen regnes ut per kalenderår fra januar til desember.

I tillegg regnes det ut en egen daglig sats for de månedene fra sist avsluttet regnskapsår til slutten av rapporteringsperioden. Denne inneholder faktiske personalkostnader i disse månedene delt på (215/12 x antall måneder fra januar til slutten av rapporteringsperioden).

For eksempel i et prosjekt som avsluttes i slutten av mars, vil personalkostnader for de siste tre måneden beregnes på grunnlag av faktiske personalkostnader for en person i perioden januar-mars delt på (215 / 12 x 3).

Hvor mange timer er det i en arbeidsdag?

Organisasjoner som registrerer arbeidstiden i timer istedenfor dager, for eksempel fordi det tilsvarer vanlig regnskapspraksis, må konvertere de totale arbeidstimene til dager for å kunne beregne personalkostnader. Denne konverteringen må gjøres hver gang en daglig sats beregnes. Resultatet må avrundes opp eller ned til nærmeste halv-dag.

Det finnes tre alternativer for beregning av dagsekvivalenten:

  1. Man kan bruke en fast sats på 8 timer som tilsvarer en dag.
  2. Bruk av et gjennomsnittlig antall timer som en person må jobbe per arbeidsdag i henhold til arbeidskontrakt. Hvis arbeidskontrakten sier, for eksempel, at en person må jobbe 37,5 timer over 5 dager i uken, vil dagsekvivalenten være 7,5 timer. Denne opsjonen kan ikke brukes, hvis kontrakten ikke tillater fastsettelse av et gjennomsnittlig antall timer som personen må jobbe per arbeidsdag.
  3. Konverteringen baseres på et standard antall av årlige produktive timer for en heltidsansatte. Antall timer må ikke være lavere enn 90% av antall arbeidstimer for en fulltidsansatt. 

Finnes det en mulighet for å rapportere personalkostnader i form av enhetssatser basert på vanlig regnskapspraksis (gjennomsnittslige personalkostnader)?

Ja, det er mulig, hvis det er spesifisert i Grant Agreement. Det gjelder imidlertid kun organisasjoner som har som vanlig regnskapspraksis å beregne gjennomsnittssatser for sine ansatte og oppfyller følgende krav: 

  • Gjennomsnittssatsen beregnes på grunnlag av faktiske personalkostnader oppført i regnskapet og inneholder ingen ugyldige kostnader eller kostnader som allerede er inkludert i andre budsjettkategorier.
  • Regnskapspraksisen må være konsistent og basert på objektive kriterier som må kunne verifiseres ved en kontroll eller revisjon. Den skal brukes uansett hvem som finansierer prosjektet. Det er imidlertid fult mulig å bruke ulik regnskapspraksis for forskjellige type ansatte, som for eksempel å skille mellom forskere og teknisk støttepersonell, hvis det er vanlig regnskapspraksis. 

Hvordan rapporteres personalkostnader, hvis det er vanlig regnskapspraksis å kalkulere gjennomsnittssatser i form av timer?

Hvis det er vanlig regnskapspraksis å bruke gjennomsnittssatser i form av timer, må disse konverteres til daglige satser. Det gjøres som regel ved å multiplisere timesatsen med 8.

Organisasjoner som har som vanlig regnskapspraksis å fastsette et standard antall årlige produktive timer for en heltidsansatt, kan alternativt multiplisere med et antall timer som beregnes ut fra dette standard antall årlige produktive timer delt på 215. Hvis dette antall timer er lavere enn 90% av antall arbeidstimer for en fulltidsansatt i henhold til tariffavtale eller arbeidsavtale, så må det høyere antall brukes og deles på 215. 

Hvordan kalkuleres personalkostnader for SMB-eiere som jobber på prosjektet, men som ikke tar ut lønn?

Der hvor eieren av SMB som er støttemottaker ikke tar ut lønn, men godtgjøres for arbeid i prosjektet via overskuddsfordeling eller annen godtgjørelsesmetode, skal man bruke enhetskostnaden SME owner unit. Dette er da en standard dagsats som er: ((EUR 5 080 /18 days = 282,22) ganget med (landets spesifikke koeffisient for å justere i forhold til land hvor støttemottakeren er etablert)).

Denne landspesifikke koeffisienten finner man i seksjonen som omhandler Marie Skłodowska-Curie actions i Horisont Europe Arbeidsprogrammet på det tidspunktet utlysningen er åpen. (lenke kommer)

Kan personalkostnader inkludere indirekte kostnader?

Nei. Indirekte kostnader (overheads) er i utgangspunktet ikke berettigede kostnader fordi det dreier seg om utgifter som ikke er utløst av det konkrete prosjektet. Dette er generelle kostnader som løper uavhengig av det enkelte prosjektet. Horisont Europa godkjenner likevel et 25 prosent påslag på de direkte kostnadene som et bidrag til å dekke de indirekte kostnadene. Overheadkostnader over 25 prosent er ikke støtteberettiget og inngår ikke i grunnlaget ved beregningen av EU-støtten.

Reisekostnader - hva dekkes?

Reisekostnader refunderes av EU kun om reisen er gjort i forbindelse med og er nødvendige for prosjektet. For hver enkelt reise må det derfor dokumenteres at reisen har vært nødvendig for prosjektet.

Hva er overhead-raten for Horisont Europa-prosjekter?

For alle prosjekttyper og organisasjonstyper dekkes de indirekte kostnadene med et fast beløp på 25 prosent av alle direkte kostnader.

Er overhead-raten for koordinerings- og støtteaktiviteter også 25 prosent?

Ja. Overhead-raten er det samme for alle prosjekttyper. Den beregnes som en fast rate på 25 prosent av direkte personalkostander og andre direkte kostnader.

Hvilke kostnader regnes som indirekte kostnader?

Indirekte kostnader er utgifter som en organisasjon har uavhengig av det enkelte prosjekt. Dette er utgifter som ikke har bidratt konkret til gjennomføringen av prosjektet. Eksempler på slike utgifter kan være husleie, møterom, kantine, kontorrekvisita, herunder PC-er som alle ansatte har og generell administrasjon.

Kan kostnader som revisjon, ekstern regnskapsføring og rapportering tas med i godkjente kostander?

Ja. Disse kostnadene kan dekkes, så lenge det handler seg om aktiviteter som er direkte relevante for selve prosjektet.

Er det mulig å få refundert moms (VAT) på Horisont Europa-prosjekter?

Ikke-fradragsberettiget eller ikke-refunderbar MVA dekkes. Refunderbar moms (VAT) er ikke støtteberettiget. Det betyr at alle kostnader skal gjennomgås og moms fjernes, hvis momsen er refunderbar.

Hva tillates av endringer/flytting av budsjettpostene i hver arbeidspakke?

Det er mulig å overføre en del av budsjettet fra en budsjettkategori til en annen uten at dette krever en endring av Grant Agreement.

Det er imidlertid viktig at budsjettoverføringen ikke medfører en omfordeling av prosjektoppgavene som beskrevet i Anneks 1. Vi anbefaler å konsultere prosjektets Project Officer (PO) om det gjøres endringer.

Rapportering og utbetalinger

Er det koordinator eller hver partner for seg som leverer rapporten til Europakommisjonen?

Partnerne leverer rapportene sine til koordinatoren gjennom Participant Portal. Koordinatoren samler alle rapportene og sender dem til EU.

Hva skjer hvis en partner ikke leverer rapporten sin til koordinatoren innen fristen?

Partnerne leverer rapportene sine til koordinatoren gjennom Participant Portal. Koordinatoren samler alle rapportene og sender dem til EU.

Spørsmål knyttet til signering av Grant Agreement og Consortium Agreement

Kan kostnadene i forbindelse med utforming av konsortieavtalen tas med som godkjente kostnader?

Nei. Kostnader knyttet til skriving og innlevering av søknaden eller kostnader knyttet til utforming av konsortieavtalen kan ikke tas med som godkjente kostnader. Dette fordi konsortieavtalen skal signeres før prosjektet starter. Kostnader knyttet til oppdatering av konsortieavtalen kan imidlertid dekkes hvis kostnadene påløper i prosjektperioden.

Hvor finner jeg eksempler på Grant Agreement?

Eksempler på Grant Agreement finner du på Europakommisjonens Funding and Tenders Portal under referansedokumenter, Reference Documents

Kan EU redusere budsjettet for prosjektsøknaden?

Som utgangspunkt bør det ikke være betydelige endringer mellom søknaden og prosjektet som finansieres, verken i henhold til prosjektets innhold eller budsjett. Det kan likevel gjøres endringer i budsjettet for å sikre at prosjektet samsvarer med gjeldende regler og for å fjerne feil eller uoverensstemmelser.

Hvilken partner signerer kontrakten med EU?

Alle partnere signerer kontrakten med EU. Prosjektkoordinator og Europakommisjonen signerer først. Deretter signerer alle partnerne en “Accession form to the Grant Agreement”.

Kan prosjektpartnere skiftes ut etter at kontrakten er signert?

Ja, men det krever en endring av kontrakten med EU (Amendment of the Grant Agreement). Vi anbefaler å snakke med Project Officer (PO) i Europakommisjonen før det gjøres endringer i prosjektpartnerne. PO kan gi råd om hvordan endringene kan gjøres.

Hva er reglene for utbetaling av støtten til partnere i prosjektet?

EU utbetaler til koordinatorens bankkonto. Koordinatoren må distribuere støtten til partnerne uten unødvendig forsinkelse.

Prosjektgjennomføring

Bør vi bruke regnskapsfører og hvilke krav bør vi stille til dem?

Vi anbefaler å bruke regnskapsfører. Har ikke regnskapsfører erfaring fra EUs rammeprogram, anbefaler vi at de gjennomfører kurset "Financial rules of EU reporting" som Forskningsrådet tilbyr gratis.

Bruk av tredjepart / third parties

Hva er en tredjepart?

Ifølge Kommisjonens definisjon er en "Third party" en "legal entity" som ikke har skrevet under på Grant Agreement.

  • En tredjepart involveres i prosjektets aktiviteter via en partner i prosjektet.
  • En tredjepart skriver ikke under på Grant Agreement og er derfor ikke bundet av dens vilkår.

Hva er "affiliated entities"?

En "affiliated entity" er en tredjepart med en juridisk forbindelse til prosjektdeltakeren som ikke er begrenset til samarbeidet i selve prosjektet, eller opprettet kun for å gjennomføre prosjektet. Det kan være enten en juridisk eller en finansiell forbindelse.

Husk at status som "affiliated entity" må være forhåndsgodkjent av EU for at utgiftene er støtteberettigede. Det bør derfor fremgå av søknadsteksten hvem som skal inkluderes som "affiliated entity", samt et cirka-budsjett til oppgaven.

Kan jeg "leie inn" personell, og hvordan budsjetterer jeg det?

Ja, det er mulig å få dekket kostnader for “sekunderte ansatte”. En ansatt regnes som sekundert når den i en begrenset periode er leid inn av en tredjepart (som ikke er med som partner i prosjektet). Vedkommende vil fortsatt være ansatt hos og motta lønn fra tredjeparten. En sekundert ansatte skal ha arbeidsvilkår som ligner ansettelse, inkludert lignende krav til tilstedeværelse på kontor.

Kostnader for sekunderte ansatte budsjetteres og rapporteres som faktiske kostnader under personalkostnader. Det anbefales å lage en sekunderingsavtale. 

Subcontracting – hvilke retningslinjer gjelder?

Det er lov til å sette deler av prosjektet bort til en underleverandør. Underleverandøren skal velges ved å bruke organisasjonens/bedriftens vanlige innkjøpspraksis - forutsatt at disse sikrer at det velges den underleverandøren som gir "best verdi for pengene" og at det ikke er noen interessekonflikt.

Dette kan for eksempel skje i form av en åpen utlysning, innhenting av flere tilbud, markedsundersøkelser etc. I tillegg må nasjonale regler for offentlige anskaffelser følges. 

Hva er forskjellen på en underleverandør og kjøp av en tjeneste?

En underleverandør utfører aktiviteter som er beskrevet som konkrete prosjektoppgaver i Anneks 1.

Kjøp av en tjeneste, derimot, gjelder aktiviteter som ikke er beskrevet som spesifikke prosjektoppgaver, men som er nødvendige for å gjennomføre prosjektoppgavene, for eksempel oversettingstjenester, catering eller trykking av publikasjoner.

Statsstøtte

Gjelder tilskudd fra Horisont Europa som statsstøtte?

Nei. Tilskudd fra Horisont Europa regnes ikke som statsstøtte fordi midlene kommer fra EU og ikke fra et land.

Hva er EIC Accelerator?

EIC Accelerator står for European Innovation Council Accelerator. Denne ordningen i Horisont Europa retter seg mot bedrifter med markedsskapende innovasjonsprosjekter som har et stort potensial for å vokse internasjonalt. Bedrifter kan søke om både tilskudd og egenkapital. EIC Accelerator er i hovedsak tematisk helt åpent og retter seg til enkeltbedrifter.

Du finner mer informasjon om EIC Accelerator i Innovasjon Norges Accelerator FAQ.

Meldinger ved utskriftstidspunkt 17. juni 2024, kl. 19.37 CEST

Det ble ikke vist noen globale meldinger eller andre viktige meldinger da dette dokumentet ble skrevet ut.