Levere prosjektregnskapsrapport

Prosjekter der dette er avtalt i kontrakten skal levere prosjektregnskapsrapport.

Forskningsrådet fører kontroll med våre tildelinger av midler gjennom prosjektregnskapsrapporter. I kontrakten står det når dere skal levere en slik rapport.

Alle som skal levere prosjektregnskapsrapport vil se skjemaet det skal rapporteres på i Mitt nettsted når kontrakten er inngått. Når fristen for å levere er bestemt får dere en epost. Fristen vises også på Mitt nettsted.

Vi henter inn personopplysninger

Statens økonomireglement pkt. 6.3.8.2 pålegger Forskningsrådet å kontrollere informasjonen i prosjektregnskapsrapporten. Vi må derfor hente inn personopplysninger for de personer som har jobbet på prosjektet.

Hjemmelen gir Forskningsrådet rettslig grunnlag for å behandle personopplysninger. Vi behøver dermed ikke et aktivt samtykke fra personen det gjelder.

Forskningsrådet håndterer personopplysninger i tråd med personvernerklæringen og retningslinjer for informasjonssikkerhet

Veiledninger

Her finner du veiledning med skjermbilder av skjema for prosjektregnskapsrapport (pdf).

Når du har fått en frist for å levere prosjektregnskapsrapport, blir en veiledning som er tilpasset ditt prosjekt tilgjengelig på Mitt nettsted.

I veiledningen ser du hvilke opplysninger vi innhenter for personer som jobber på et prosjekt.

Her er veiledninger for følgende søknadstyper:

Eksempel på beregninger av timekostnader

Dette er en veiledning på hvordan bedrifter kan beregne timesats for den enkelte FoU-medarbeider. Veiledningen har form av et regneeksempel, og det understrekes at dette kun er et eksempel. Bedriften må selv finne frem til hvilke typer kostnader og hvilke beløp/kostnadsnivå som gjelder for virksomheten, og som dermed kan legges til grunn for beregningen. Når bedriften rapporterer prosjektkostnader til Forskningsrådet, er den ansvarlig for at rapporterte kostnader er reelle og kan gjenfinnes i bedriftens regnskap. Dette gjelder også kostnader som inngår i beregningsgrunnlaget for timesatser. For søknader kan det budsjetters med en sjablongsats på kr 600,- pr time.

Kostnader Ansatt-kostnad Verdi Kommentar/beskrivelse
A. Direkte personalkostnader      
1. Nominell årslønn (11 mnd. lønn + feriepenger) 800 000 kroner Nominell årslønn er den lønn en ansatt har på årsbasis (i full stilling), og som er utgangspunkt for løpende lønnsutbetalinger og skattetrekk. Deltidsbrøk benyttes for omregning av faktisk lønn til nominell årslønn for ansatte i deltidsstilling.
2. Øvrige lønnskostnader og kostnader til personaltiltak      
a. Pensjonsinnskudd 64 000 kroner Kostnader som er direkte knyttet til den enkelte medarbeiders lønn, avhengig av bedriftens pensjonsopplegg. Her beregnet som 8 % av nominell årslønn.
b. Arbeidsgiveravgift 122 388 kroner Pålagt avgift knyttet til den enkeltes lønn. I eksemplet er brukt den vanligste satsen (14,1 %)
c. Ansatteforsikringer 4 000 kroner Yrkesskadeforsikring og evnt andre ansatte-forsikringer. Her anslått til 0,5 % av lønn.
d. Velferdskostnader 8 000 kroner Total kostnad fordelt på alle ansatte. Her anslått til 1 % av lønn.

Indirekte kostnader

Dette er faktiske kostnader virksomheten har til ressurser som er nødvendig for å støtte opp under gjennomføringen av prosjektet, men som ikke er spesifikt knyttet til aktiviteter eller medarbeidere i prosjektet. For å beregne indirekte kostnader, ta utgangspunkt i virksomhetens totale kostnader for kostnadsarten og hvor mange (heltids) ansatte disse kostnadene fordeles på. Ved en revisjon må virksomheten kunne fremlegge dokumentasjon på at det for kostnadsarten er regnskapsført totale kostnader tilsvarende (ansatt-kostnaden*antall ansatte). Hvis kostnadsarten ikke er naturlig å fordele på alle ansatte (eller alle ansatte i en nærmere avgrenset gruppe, for eksempel en FoU-avdeling), må en vurdere om dette i det hele tatt er en kostnad i prosjektet, eller om kostnaden må anses som en direkte prosjektkostnad og dermed rapporteres under "Andre driftskostnader".

Kostnader Ansatt-kostnad Verdi Kommentar/beskrivelse
B. Indirekte kostnader      
f. Andel husleie og strøm, kontorer/arbeidslokaler 60 000 kroner Anslag: Totalkostnad for denne kostnadsarten fordeles vanligvis likt per årsverk, om det ikke er store forskjeller mellom avdelinger eller grupper av ansatte
g. PC, mobil, data og kontorutstyr 30 000 kroner Anslag - kan variere mellom personalgrupper pga behov for ulike arbeidsverktøy
h. Administrative støttefunksjoner: HR, HMS, regnskap, revisjon 40 000 kroner Her anslått som 5 % av lønnskostnaden
i. Spesielle infrastrukturkostnader     Kan f.eks. være kostnader i tilknytning til laboratorier o.l., men ikke for utstyr, tjenester o.l. som er "bestilt" eller utløst direkte av prosjektet. Dette er en kostnadsart som er relevant bare i spesielle tilfeller. Derfor ikke anslått med noe beløp her.
Totalsum lønn, sosiale- og indirekte kostnader for en heltidsansatt (med tilhørende overheadrate) 1 128 388 kroner  
Antall timer i et fullt (netto) årsverk for beregning av timesats 1 695 timer Timesats beregnes ved at totalkostnaden over fordeles på antall timer i et typisk årsverk. For en arbeidstaker med 37,5 timers arbeidsuke og 5 ukers ferie vil et nettoårsverk utgjøre ca. 1 695 timer. Det er for øvrig satt en øvre grense på 1850 timer for hva en bedrift kan kostnadsføre for en og samme person i prosjekter støttet av Forskningsrådet, dvs. ca 10 % mer enn et "normalt" fullt årsverk.
Timesats med utgangspunkt i fullt årsverk (1695 timer) 666 kroner Timesatsen kan benyttes for alle medarbeidere med nominell årslønn som i eksemplet, evt. for en gruppe der lønnen varier lite fra dette beløpet ( for eksempel +/- 5 %) Forskningsrådet har satt en øvre grense for timesats (p.t. 1100 kr).
Beregningsfaktor = Timesats/lønn (årsverk = 1695 timer) 0,83 promille For prosjektmedarbeidere med omtrent samme lønn (f.eks. +/- 10 %), kan det benyttes samme beregningsfaktor, forutsatt at beregningen er gjort med utgangspunkt i middellønn for gruppen.
Alternativt årsverktimetall for beregning 1600 timer Sykefravær, avtalefestet tid til egenutvikling, o.l. kan begrunne at årsverkkostnaden blir fordelt på et noe lavere antall timer enn i et fullt netto årsverk (1695 timer). Et alternativt timetall må vært godtgjort ut fra relevante nøkkeltall - f.eks. om omfanget av sykefravær, avtalefestet etterutdanningsvirksomhet o.l.. I eksemplet er 1600 timer benyttet som et slikt alternativt timetall.
Tilhørende timesats ved alternativt årsverktimetall 705 kroner  
Tilhørende Beregningsfaktor = Timesats/lønn 0,88 promille Samme forutsetninger som nevnt under timesats ovenfor