Bli kjent med det nye søknadsskjemaet (Min side)

Forskningsrådets nye søknadsskjema er tilpasset hver enkelt utlysning. Det betyr at søkerne møter forskjellige spørsmål avhengig av hvilke krav som stilles i utlysningen. Mye vil likevel være likt for alle søknader.

For tidligere søkere er de største endringene at

• du kan bare sende inn søknaden én gang
• personer i roller som er obligatoriske må bekrefte at de påtar seg rollen før dere får sendt inn søknaden
• du skal beskrive prosjektet i søknadsskjemaet og ikke i et eget vedlegg
• budsjett og framdriftsplan i søknaden er bygget opp rundt arbeidspakker (lenke)

Opprette en søknad

Du kan opprette en søknad fra utlysningen med en gang utlysningen er åpnet for dette. Hvis du ikke er logget inn allerede, vil du bli bedt om å logge inn på Min side. Alle som har Bank-ID skal logge inn med ID-porten. Vi henter navn og personnummer/D-nummer fra Folkeregisteret slik at du slipper å fylle ut dette senere. Utenlandske brukere uten D-nummer må velge en annen autentiseringsløsning. 

Her finner du alle aktive og planlagte utlysninger.

Aller først må du svare på ett eller flere spørsmål som gir deg en rask bekreftelse på om dere tilfredsstiller kravene til å søke den aktuelle utlysningen. Blant annet spør vi om hvilken organisasjon (navn og organisasjonsnummer) som skal være prosjektansvarlig organisasjon for prosjektet. Om dere tilfredsstiller kravene, vil du få muligheten til å gå videre til søknadsskjemaet.

Navigere i søknadsskjemaet

Fyll inn feltene i ønsket rekkefølge. Systemet lagrer automatisk og fortløpende det du fyller inn. Du kan logge deg inn og fortsette på søknaden helt fram til du aktivt sender den inn.

De fleste feltene i søknadsskjemaet er obligatoriske å fylle ut. Det er begrensinger på hvor mange tegn du kan legge inn i hvert felt.

Du kan ikke sende inn søknaden før alle de obligatoriske feltene er fylt ut på riktig måte. Vi gir deg god veiledning i skjemaet.

Husk at i motsetning til det gamle skjemaet på Mitt nettsted, så kan søknader på Min side kun sendes inn én gang.

Hvem som er med i søknaden

I den første seksjonen i søknadsskjemaet skal du fortelle oss hvilke organisasjoner og personer som deltar i søknaden og som er de som skal gjennomføre prosjektet dersom søknaden blir innvilget.

Deltakende organisasjoner

Dersom vi i utlysningen åpner for eller krever at dere har med andre organisasjoner som prosjektpartnere, skal du legge disse inn i denne seksjonen. Prosjektpartnere kan være samarbeidspartnere, FoU-leverandører eller tilknyttede partnere.

Les mer om samarbeispartnere.

Du kan bare legge inn de partnertypene som er omtalt i utlysningen.

Roller i prosjektet

Med roller mener vi hvilke personer som skal ha de ulike rollene i gjennomføringen av prosjektet og hvilke andre personer som skal ha tilgang til søknaden.

Den personen som oppretter en søknad, kan legge til andre personer og gi disse tilganger til søknaden slik at flere kan jobbe med den. Disse kan igjen gi andre tilgang. Avhengig av hva som står i utlysningen, vil det være forskjellige roller dere kan legge til. Noen roller vil være obligatoriske å fylle ut. Dere kan styre hvem som skal ha skrivetilgang og hvem som bare skal ha lesetilgang til søknaden.

Organisasjonsrepresentanter

Du må legge inn organisasjonsrepresentant for prosjektansvarlig organisasjon og for eventuelle samarbeidspartnere i søknaden. Du skal ikke legge til organisasjonsrepresentant for eventuelle FoU-leverandører.

Organisasjonsrepresentanten må ha en stilling i organisasjonen som gir vedkommende fullmakt til å representere og forplikte organisasjonen overfor Forskningsrådet.

Prosjektleder

I de fleste søknadene må du legge innen person som er faglig ansvarlig for søknaden og eventuelt også for gjennomføringen av prosjekt dersom søknaden blir innvilget. Utlysningen kan inneholde krav til hvem som kan være prosjektleder og krav til prosjektleders kompetanse.

Prosjektdeltakere

Du kan legge til flere personer som skal ha sentrale roller i gjennomføringen av prosjektet. Dette er personer som skal delta faglig i prosjektet og som skal ha tilgang til søknaden og eventuelt til prosjektet dersom søknaden blir innvilget.

Du må beskrive kompetansen og erfaringen deres i søknaden og dette vil bli vurdert i søknadsbehandlingen.

Andre som skal ha tilgang til søknaden

Legg inn prosjektadministrator og andre personer som skal ha tilgang til, men som ikke er blant dem som skal gjennomføre selve prosjektet. Prosjektadministratorer kan sende inn søknaden. Dersom søknaden blir innvilget, vil prosjektadministratorer få oppgaver knyttet til rapportering og de kan sende inn prosjektendringer.

Stipendiater

Dersom det skal være stipendiater i prosjektet må du legge inn antall stillinger og om det er ph.d.- eller postdoktorstillinger.

Bekreftelse fra personer i obligatoriske roller

Du kan ikke sende inn søknaden før alle personer med obligatoriske roller har bekreftet at de skal delta i prosjektet.

Organisasjonsrepresentanten for prosjektansvarlig organisasjon og eventuelle samarbeidspartnere i prosjektet vil få et varsel om at de må bekrefte at organisasjonen står bak søknaden før søknaden kan sendes inn og behandles av Forskningsrådet. 

Bruk riktig kontaktinformasjon for å sikre tilgang til søknaden og prosjektet

Når du skal legge til en person i søknaden, må du legge inn navn, e-postadresse og telefonnummer. E-postadresser og telefonnumre må være identisk med personens påloggingsinformasjon.

Hvis informasjonen du legger inn ikke stemmer, får ikke personen tilgang til søknaden. Det kan for eksempel føre til at en person ikke får gitt en bekreftelse som er obligatorisk for å kunne sende inn søknaden.

Det er mulig å endre e-post og telefonnummer i søknaden helt fram til den sendes inn, og alle kan til enhver tid endre innloggingsinformasjon på egen profil, slik at de stemmer overens med hverandre. 

Prosjektbeskrivelse

På gammelt søknassystem (MItt nettsted) ble prosjektbeskrivelsen sendt inn som et vedlegg til søknaden. I det nye søknadssystemet (Min side) skal både prosjektets tittel, mål, delmål og beskrivelse fylles ut i det digitale skjemaet, etter en struktur som erstatter kapittelinndelingen i de tidligere malene for prosjektbeskrivelse.

Inndelingen gjenspeiler også vurderingskriteriene som søknaden vil bli vurdert etter. Hvert felt har en veiledningstekst som hjelper deg å omtale de aspektene ved prosjektet som er viktige i søknadsvurderingen på riktig sted. Noen felt vil ha “riktekst-format”. Her vil du kunne legge inn tabeller, formler og bilder, i tillegg til at teksten kan formateres.

Alle søknadsskjemaer vil se litt ulike ut ettersom de er basert på vurderingskriteriene og kravene i hver enkelt utlysning.

Alle som er registrert med en rolle i søknaden kan laste ned en til hver tid gjeldende versjon av søknaden som en PDF-fil.

Plan og budsjett

I det nye søknadssystemet er søknadens budsjett og framdriftsplan basert på aggregert informasjon fra arbeidspakkene. Du må legge inn arbeidspakkene med varighet, aktivitetskategori, milepæler, estimert kostnad og hvilken organisasjon som bærer kostnaden dersom det er samarbeidsprosjekt. 

Les mer om plan og budsjett.

Sende inn søknad

Personen som har opprettet søknaden, prosjektleder og eventuell prosjektadministrator kan sende inn søknaden.

Slette og trekke søknader

Du kan slette søknader som er opprettet, men ikke sendt inn.

Søknader som er sendt inn kan også trekkes. Det betyr at vi avbryter søknadsbehandlingen og søknaden får status trukket i statistikkene våre.

Når søknaden er sendt inn

Alle som hadde tilgang til søknaden da den ble sendt inn, vil se søknaden og få informasjon om behandlingen av den på Min side.

På nettsidene våre vil du kunne se hvilke søknader som til enhver tid er til behandling.

Informasjonen fra søknaden som blir offentliggjort, er blant annet: 

• prosjektnummer
• prosjekttittel
• prosjektansvarlig organisasjon
• beløpet det søkes om støtte til