Ofte stilte spørsmål om å skrive søknad i nytt søknadssystem

Innlogging/roller/tilganger

Jeg finner ikke søknaden inne på Min side  

Søknaden dukker ikke opp på profilen. Den vanligste feilen er at e-postadressen og/eller telefonnummeret på profilen din ikke er det samme som det som er oppgitt i invitasjonen. Det kan også være forskjeller mellom e-postadressen eller telefonnummeret i invitasjonen, og det som står under Min profil på Min side. Hvis du har forskjellige e-postadresser eller telefonnumre, får du ikke tilgang til søknaden, prosjektet eller rapportene. Husk også at telefonnummeret du skriver i invitasjonen ikke kan inneholde mellomrom.

Mer info om Bli kjent med det nye søknadsskjemaet (Min side) og Roller i søknader og prosjekter (nytt søknadssystem), Viktig med rett informasjon på ny rolle.

Våre utenlandske partnere sliter med å logge inn. Hva gjør vi?

Vi ser at noen brukere fra utenlandet dessverre ikke får beskjed om at de er lagt til i søknader og/eller at de ikke får logget på. Når dere inviterer personer, må dere sørge for at e-postadressen og telefonnummeret dere bruker er riktige. Dere må også sjekke at dette er samme e-postadresse og telefonnummer som utenlandske brukere ønsker eller har mulighet til å bruke for å logge inn på Min side.

En vanlig feil er at telefonnummer legges inn med feil i prefiks i nummerert. Landkode skal kun legges inn i feltet Landkode. Telefonnummer vil aldri begynne med "0", "00", "0(0)" eller +. Det er også viktig at det ikke blir lagt inn mellomrom.

Dersom det av spesielle grunner viser seg vanskelig å få lagt inn organisasjonsrepresentant for samarbeidspartneren og at dere på grunn av det ikke får sendt inn søknaden, kan organisasjonsrepresentant for prosjektansvarlig organisasjon midlertidig påta se rollen som organisasjonsrepresentant for samarbeidspartneren.

Vi ber i så fall om dere informerer samarbeidspartneren om dette og tar vare på kommunikasjonen mellom dere om dette. Dersom søknaden blir innvilget er det viktig at dere snarest mulig får på plass en korrekt organisasjonsrepresentant for samarbeidspartneren. Ta kontakt med oss dersom de tekniske utfordringer fortsatt ikke lar seg løse.

Les trinn-for-trinn-beskrivelse (PDF) til hvordan du skal logge deg inn på Min side (nytt søknadssystem) og vanlig feilsøking. Om du fremdeles står fast, ta kontakt med svartjenesten vår.

Hva må partnerne gjøre inne i systemet for å akseptere samarbeidet?

For hver samarbeidspartner du registrerer i seksjonen Prosjektdeltakelse – deltakende organisasjoner, opprettes det automatisk en rolle som organisasjonsrepresentant (Organisation representative) for denne organisasjonen i seksjonen Roller i prosjektet. Du må derfor først legge til alle partnerorganisasjonene.

Deretter fyller du inn informasjon om organisasjonsrepresentanten i invitasjonen under Roller i prosjektet. Organisasjonsrepresentanten vil motta et varsel og bli bedt om å bekrefte at organisasjonen står bak søknaden ved å svare på noen spørsmål. Ett av spørsmålene gjelder om organisasjonen er et foretak (se mer informasjon nedenfor).

Les mer om hva det betyr å svare «ja» på spørsmålet om man er et foretak her Roller i søknader og prosjekter (nytt søknadssystem), avsnittet Organisasjonsrepresentanter.

Hva er fristen som dukker opp på rolleinvitasjonen til organisasjonsrepresentant? Kan de godkjenne rollen etter fristen?

Denne fristen har ingen reell funksjon. Du kan akseptere rollen også etter denne fristen er gått ut. Men det er viktig at alle aksepterer invitasjonen før søknadsfristen. Dersom obligatoriske roller (organisasjonsrepresentant, prosjektleder og eventuell partners organisasjonsrepresentant) ikke er bekreftet, vil du ikke kunne sende inn søknad.

Mer om innsending av søknad her Bli kjent med det nye søknadsskjemaet (Min side)

Mer om obligatoriske roller her Roller i søknader og prosjekter (nytt søknadssystem)

Søknadsskjema generelt/arbeidspakker  

Vi har to partnere fra samme universitet, men kan bare legge inn en underenhet per organisasjon. Hva gjør vi?

Vi har foreløpig ikke støtte for flere underenheter ved samme organisasjon i søknadskjemaet. Dere skal derfor legge til den underenheten som er mest sentral. Organisasjonsrepresentanten vil bekrefte på vegne av hele organisasjonen.

Hvor mange tegn teller bildene? Kan jeg laste opp så mange jeg vil?

Bilder kan legges ved som illustrasjon. Bildene teller 0 tegn og søkerne kan legge inn maks fire bilder. Vi anbefaler likevel å vurdere nøye hvor mange og hvilke bilder du inkluderer, slik at presentasjonen fremstår oversiktlig og relevant for evaluatorene. 

All tekst skal skrives i feltet med begrensning på antall tegn.

Se video om utfylling av søknadsskjemaet her: Bli kjent med det nye søknadsskjemaet (Min side)

Hvorfor blir rekkefølgen på arbeidspakker sånn? Kan jeg overstyre det?

Rekkefølgen på listen av arbeidspakker er kronologisk og styres av startdatoen på arbeidspakkene. Har pakkene samme startdato, vil sluttdatoen påvirke rekkefølgen. Det er ikke mulig å manipulere denne rekkefølgen, med mindre du altså endrer start- eller sluttdatoer på arbeidspakkene.

Det kan være lurt å navngi arbeidspakkene dine slik at de danner en logisk rekkefølge (arbeidspakke 1, arbeidspakke 2 osv.). I seksjonen kalt gjennomføring kan dere skrive litt mer om relasjonene og strukturen mellom arbeidspakkene dersom dere har behov for det. 

Les mer om Sett opp arbeidspakker og budsjett i nytt søknadssystem (Min side)

Hvor skal vi beskrive aktiviteter i arbeidspakkene?

kommer

Hvorfor er støtten lik null? Har det skjedd en feil?

Dersom organisasjonsrepresentanten for en forskningsorganisasjon eller en virksomhet fra offentlig sektor har svart «ja» til på at de er foretak og de har lagt inn størrelse på foretaket, vil støtteutmålingen bli feil. For å rette opp denne feilen, må dere invitere organisasjonsrepresentanten på nytt:

• I seksjonen Roller, hold musepekeren over Bekreftet på kortet til personen
• Da får du mulighet til å erstatte personen. Inviter samme person (e-post og telefon) på nytt
• Organisasjonsrepresentanten vil få en e-post om å logge inn på nytt og om å bekrefte deltakelsen sin på nytt. Denne gangen må de svare «nei» på spørsmålet om de er et foretak. Da vil budsjettet også bli korrekt.

Les mer her om hvordan feil svar på spørsmål om ‘foretak’ kan rettes: Sett opp arbeidspakker og budsjett i nytt søknadssystem (Min side)

Her kan du lese mer om foretak Sjekk når støtten fra Forskningsrådet er statsstøtte.

Hvordan beregnes egenfinansiering i søknadsskjemaet?

Vi regner automatisk ut hvor mye støtte prosjektet kan søke om og hvordan denne støtten vil bli fordelt gjennom prosjektperioden. Dersom det er samarbeidspartnere i prosjektet, vises også fordelingen mellom disse.

Video om arbeidspakker og budsjett finnes her Bli kjent med det nye søknadsskjemaet (Min side).

Total finansiering i søknaden er riktig, men fordelingen mellom Forskningsrådets finansiering (Beregnet støtte) og egeninnsats per partner er feil. Hvordan kan vi få lagt inn riktig fordeling?

Vi har ikke fått på plass funksjon for å refordele/redusere/øke egenandel i søknadene ennå. Dersom dere får vedtak om tildeling, kan dere justere andelene i oppstartsrapporten. Fordeling av støtte og egenfinansiering er altså ikke bindende i søknaden.

 Video om arbeidspakker og budsjett finnes her Bli kjent med det nye søknadsskjemaet (Min side).

Les om Oppstartsrapport og prosjektetablering

Jeg vil ha en printet utgave eller PDF av søknaden vår. Hvordan gjør jeg det?

Det er per i dag ikke mulig å laste ned søknaden som PDF. Vi er klar over at dette er et ønske blant mange søkere og jobber på spreng for å få dette på plass. Les mer her Min side/Mi side og søknadsskjemaet

Hva menes med 10 % medvirkningskrav?

kommer