Roller i søknader og prosjekter (nytt søknadssystem)

Les her om organisasjoner som deltar i søknader og prosjekter.

Med roller mener vi hvilke oppgaver og ansvar ulike personer kan ha i selve søknaden og senere i prosjektet, hvis søknaden blir innvilget. Avhengig av hva som står i utlysningen, kan det være forskjellige roller knyttet til søknad og prosjekt. Alle personer som er lagt til med en rolle i søknad eller prosjekt vil få tilgang når de logger seg på Min side. Dere kan styre hvem som kan gjøre endringer og hvem som bare skal ha lesetilgang til søknad og prosjekt gjennom forskjellige roller. 

Obligatoriske roller

Alle personer som blir tildelt obligatoriske roller i en søknad, må bekrefte rollen på Min side før søknaden kan sendes inn. Organisasjonsrepresentanter er alltid obligatoriske og i de fleste utlysninger vil prosjektleder også være obligatorisk.

Organisasjonsrepresentanter

Prosjektansvarlig organisasjon må ha en organisasjonsrepresentant som kan bekrefte søknaden på vegne av organisasjonen. Organisasjonsrepresentanten må ha en stilling i organisasjonen som gir vedkommende fullmakt til å representere og forplikte organisasjonen overfor Forskningsrådet. 

Når du legger inn organisasjonsrepresentanter for prosjektansvarlig organisasjon og for eventuelle samarbeidspartnere i prosjektet, vil de få et varsel om å bekrefte at organisasjonen står bak søknaden. Dette må dere gjøre før dere kan sende inn søknaden og vi kan behandle den. 

Organisasjonsrepresentanten får samtidig spørsmål om organisasjonen er et foretak i søknaden og må legge inn eventuell størrelse på foretaket. Det er viktig at organisasjonsrepresentanten har satt seg inn i problemstillingen og svarer korrekt på dette. Forskningsorganisasjoner og offentlig sektor vil kun unntaksvis være foretak i søknader til Forskningsrådet.

Sjekk når støtten fra Forskningsrådet er statsstøtte.

Dersom søknaden blir innvilget, må organisasjonsrepresentant bekrefte eventuell foretaksinformasjon, og at det er inngått en samarbeidsavtale dersom prosjektet har samarbeidspartnere.

I prosjekter med samarbeidspartnere må samarbeidspartnere må også ha en organisasjonsrepresentant. Organisasjonsrepresentanten for samarbeidspartneren(e) må ha en stilling i organisasjonen og ha fullmakt til å bekrefte at organisasjonen deltar i søknaden som samarbeidspartner. Dersom søknaden blir innvilget, må organisasjonsrepresentanten for samarbeidspartner bekrefte eventuell foretaksinformasjon, og at det er inngått en samarbeidsavtale.

Oppretter av søknad

Den som oppretter søknaden får bare tilgang til søknaden og vil ikke få tilgang til prosjektet dersom søknaden bli innvilget. Oppretter av søknad kan legge til andre personer og gi disse tilganger til søknaden slik at flere kan jobbe med den.

Prosjektleder

Prosjektleder er personen som er faglig ansvarlig for søknaden og for gjennomføringen av prosjekt dersom søknaden blir innvilget. Utlysningen kan inneholde krav til hvem som kan være prosjektleder og krav til prosjektleders kompetanse. Prosjektlederen må bekrefte rollen sin før dere kan sende inn søknaden. 

Prosjektleders kompetanse og erfaring skal beskrives i søknaden og vil bli vurdert i søknadsbehandlingen.

Les mer om kompetansebeskrivelse.

Prosjektdeltakere

Prosjektdeltakere er personer som skal ha sentrale roller i den faglige gjennomføringen av prosjektet og som skal bidra i den faglige utformingen av søknaden. Dere kan legge til så mange prosjektdeltakere dere ønsker i søknaden, men vi anbefaler likevel å ha et begrenset antall. Kompetanse og erfaring for inntil fire prosjektdeltakere kan beskrives i søknaden og dette vil bli vurdert i søknadsbehandlingen.

Les mer om kompetansebeskrivelse.

Prosjektadministratorer

Prosjektadministrator har en administrativ rolle i søknaden og prosjektet og kan sende inn søknaden. Dersom søknaden blir innvilget, vil prosjektadministratorer få oppgaver knyttet til rapportering og prosjektoppfølging. Du kan legge inn flere prosjektadministratorer.

Leser

Det er også mulig å legge til en bruker som bare skal kunne se søknad og prosjekt uten å gjøre noen endringer.

Stipendiater

Dersom det skal være en eller flere stipendiater i prosjektet må du i søknaden legge inn om det er planlagt ph.d.- eller postdoktorstillinger og antallet av disse. Dere skal kun legge inn stillinger som vil få dekket minst 50 % av lønnsmidlene av prosjektet. Dette er uavhengig av Forskningsrådets finansiering av prosjektets totale kostnader.

Dersom søknaden blir innvilget skal stipendiater som blir tilsatt i prosjektet, registres under roller og tilganger. Stipendiaten må deretter logge seg på Min side for å bekrefte at de deltar i prosjektet.  I årlig statusrapport, skal dere rapportere på hvor mange månedsverk de registrerte stipendiatene har jobbet på prosjektet i rapporteringsperioden.

Referanse- og styringsgrupper

I enkelte utlysninger er det et krav om at prosjektet skal ha en referanse- eller styringsgruppe. Denne kan dere omtale i seksjon Gjennomføring i søknaden. Vi ber i så fall om beskrivelse av sammensetningen og av hvordan gruppen skal bidra i prosjektet. Med mindre det er eksplisitt bedt om det i utlysningen, ber vi ikke om navn på medlemmene og de skal heller ikke registreres under Roller i søknaden.

Roller og tilganger til søknad og prosjekt

Alle som legges til i søknaden, bortsett fra den som oppretter søknaden, blir automatisk lagt til prosjektet med samme rolle dersom søknaden blir innvilget. 

Samme person kan ha flere roller i en søknad eller prosjekt, men vi anbefaler sterkt at minst to personer som er ansatt i den prosjektansvarlige organisasjonen har rollene som prosjektleder, prosjektadministrator eller organisasjonsrepresentant.

Personrolle	Søknad	Prosjekt
Oppretter av søknad	Lese/redigere innhold, legge til roller, sende inn søknad, trekke søknad, lese vurdering og vedtak, lese/redigere klage på vedtak
Prosjektleder*	Lese/redigere innhold, legge til roller, sende inn søknad, trekke søknad, lese vurdering, lese/redigere klage på vedtak	Lese innhold, legge til roller, lage og sende inn rapporter og prosjektendringer, avslutte prosjekt
Prosjektadministrator	Lese/endre innhold, legge til roller, sende inn søknad, lese vurdering	Lese innhold, legge til roller, lage og sende inn rapporter og prosjektendringer, avslutte prosjekt
Prosjektdeltaker	Lese/endre innhold	Lese innhold
Leser	Lese innhold	Lese innhold
Ph.d.-/postdoktorstipendiat		Lese innhold
Organisasjonsrepresentant (for prosjektansvarlig organisasjon) *	Lese/endre innhold, legge til roller, bekrefte deltakelse, sende inn søknad, lese vurdering, opprette og sende inn klage på vedtak,	Lese innhold, legge til roller, lage og sende inn rapporter og prosjektendringer, avslutte prosjekt, bekrefte avtaler og foretaksinformasjon
Organisasjonsrepresentant for samarbeidspartner*	Lese innhold, bekrefte deltakelse	Lese innhold, redigere rapporter, bekrefte avtaler og foretaksinformasjon

*obligatorisk rolle