Det er en forutsetning at prosjekter blir gjennomført slik det er vedtatt og beskrevet i tilskuddsbrevet. Dersom det likevel skjer vesentlige endringer i prosjektet, må dere sende inn en søknad om prosjektendring på Min side.
Denne siden vil bli oppdatert fortløpende.
Noen endringer registreres automatisk, mens andre endringer må vurderes av en saksbehandler i Forskningsrådet. Vi behandler søknader om prosjektendringer etter hvert som de kommer inn. Dersom vi ikke kan godkjenne søknaden, blir den avslått.
Gå rett til:
Hvem kan søke om prosjektendring?
Både prosjektleder og organisasjonsrepresentant for prosjektansvarlig organisasjon kan opprette og sende inn søknader om prosjektendring. Andre personer med tilgang til prosjektet kan redigere i en søknad som allerede er opprettet.
Hvordan søke om prosjektendring?
Dere må først logge inn på Min side og klikke på boksen “Prosjektinformasjon” på høyre side. Når dere står inne på siden med prosjektinformasjon ser dere knappen “Opprett søknad om endring” øverst til høyre. Hvis knappen ikke er synlig betyr det at dere har en aktiv søknad til behandling.
Når dere oppretter en søknad om prosjektendring er det viktig at dere gir en god begrunnelse for endringen. I tillegg må dere legge inn en vurdering av hvordan endringen kan påvirke gjennomføringen av prosjektet. Når dere gir en god begrunnelse som viser hvordan endringene påvirker prosjektet, er det lettere for oss å vurdere om disse endringene kan godkjennes.
Dersom dere endrer hvem som skal stå som prosjektleder, organisasjonsrepresentant eller stipendiater i prosjektet, må disse bekrefte den tildelte rollen før endringen blir gjennomført.
Hva kan dere søke om å endre?
Dere kan bare søke om endringer som er innenfor rammene som er gitt i tilskuddsbrevet og i utlysningen.
Les mer om tilskuddsbrev.
Nedenfor er noen eksempler på ulike typer endringer som kan oppstå i et prosjekt, og hvordan vi behandler slike endringer. Dersom dere har behov for å endre flere ting i prosjektet, må dere søke om dette samtidig så vi kan gjøre en samlet vurdering.
Dere kan kun sende inn én søknad om prosjektendring i ett prosjekt om gangen, og det er ikke mulig å opprette en ny søknad før den forrige er ferdig behandlet. Det er mulig å trekke en innsendt søknad for å oppdatere den.
Endring i deltakende organisasjoner
Er det endringer i deltakende organisasjoner må dere søke om dette. Søknaden må være godkjent før den faktiske endringen finner sted.
Prosjektansvarlig organisasjon
Dersom prosjektansvarlig organisasjon fisjoneres eller fusjoneres inn i en annen organisasjon i løpet av prosjektperioden, må dere varsle Forskningsrådet med en søknad om prosjektendring. Dersom prosjektansvarlig organisasjon går konkurs i løpet av prosjektperioden, kan boet søke om å overføre ansvaret for gjennomføringen til en ny prosjektansvarlig organisasjon.
Vi kan vil imidlertid ikke godkjenne endring av prosjektansvarlig organisasjon hvis ny prosjektansvarlig organisasjon ikke oppfyller kravene som var satt i utlysningen.
Vi kan heller ikke godkjenne kostnader som er ført på et annet organisasjonsnummer enn det som til enhver tid er godkjent., Det er derfor viktig å søke umiddelbart hvis det oppstår slike situasjoner.
Samarbeidspartnere
Enkelte utlysninger har spesielle krav til samarbeidspartnere. Vi kan ikke godta endringer som gjør at dere ikke lenger oppfyller dette kravet.
Går en av partnerne konkurs er det viktig at dere sender en søknad om endring så snart som mulig.
Søker dere om endringer i prosjektansvarlig organisasjon eller legge til nye i samarbeidspartnere må dere legge inn organisasjonsrepresentanter for disse. Organisasjonsrepresentantene må bekrefte deltakelse og eventuell foretaksinformasjon før vi kan behandle søknaden om prosjektendring.
Blir søknaden om ny prosjektansvarlig organisasjon innvilget, må alle organisasjonsrepresentanter bekrefte at ny samarbeidsavtale er inngått. Dersom endringen gjelder en ny samarbeidspartner, må organisasjonsrepresentanter for den nye samarbeidspartneren og prosjektansvarlig organisasjon bekrefte at samarbeidsavtale er inngått.
FoU-leverandører
Dersom dere ønsker å endre en FoU-leverandør i prosjektet, må dere søke om dette.
Dersom dere gjør endringer i en eller flere deltakende organisasjoner må dere oppdatere kostnadsbærer og eventuelle FoU-leverandører i budsjettet. (se Endring i plan og budsjett)
Endring av roller i prosjektet
Dere kan endre alle aktive personroller i prosjektet uten å opprette en søknad om prosjektendring. Endringer gjør dere på siden for prosjektinformasjon.
Dersom dere ønsker å endre prosjektleder i prosjektet, må dere begrunne dette. Ny prosjektleder må bekrefte den tildelte rollen før rollen blir aktiv. Forskningsrådet kan i ettertid kreve at dere velger en annen prosjektleder dersom personen som er registrert som ny prosjektleder ikke tilfredsstiller krav i tilskuddsbrev og/eller utlysningen. På Min side finner du oversikt over alle som har eller har hatt en rolle på prosjektet.
Dersom dere har søkt om å ha en doktorstipendiatstilling eller postdoktorstilling i prosjektet, må personer i disse stillingene registreres så snart de er tilsatt. Stipendiater må bekrefte deltakelse i prosjektet og de må bekrefte at Forskningsrådet ikke har finansiert dem i en tidligere stipendiatstilling.
Endring i plan og budsjett
Prosjektperiode og milepæler
Dere kan søke om forlengelse av prosjektperioden. Normalt vil vi tillate en forlengelse på inntil ett år. Utover dette vil vi bare behandle søknader om forlengelse som skyldes lovregulerte fravær hos sentrale prosjektdeltakere eller forsinkelser som skyldes forhold utenfor prosjektets kontroll. Alle søknader om forlengelse må begrunnes.
Dersom dere søker om å forlenge prosjektperioden må dere endre start- og sluttdato for de aktuelle arbeidspakkene som omfattes av forsinkelsen. Ny prosjektperiode og periodisering av budsjett regnes ut automatisk. Husk at dato for milepæler i arbeidspakker også må oppdateres.
Budsjett
Det er kun mulig å søke om å endre kostnader og fordeling av støtte i budsjettet dersom dere samtidig søker om endring av en eller flere deltakende organisasjoner.
Endring av kostnadsbærer (det vil si den eller de organisasjonene som har kostnader i arbeidspakken) for aktuelle kostnadslinjer og eventuelle FoU-leverandører i kostnadstypen “Innkjøp av FoU-tjenester", må gjøres i de enkelte arbeidspakkenes budsjett. Dere kan også oppdatere budsjettspesifikasjonen. Vi tillater ikke endring av aktiviteter og milepæler i arbeidspakkene.
Dersom dere har søkt om endring i arbeidspakkenes budsjetterte kostnader, vil vi automatisk regne ut fordeling av støtte per arbeidspakke på nytt. Fordeling av støtte vises på siden med samlet budsjett for prosjektet. Dersom prosjektet har samarbeidspartnere, kan dere refordele støtten mellom partene på denne siden. Dersom dere har gjort en refordeling av støtten tidligere, må dere gjøre dette på nytt.
Endring i datahåndteringsplan
Dersom prosjektet har fått en ny og/eller oppdatert datahåndteringsplanen sammenlignet med den som ble registrert i oppstartsrapporten, må dere legge inn informasjon om dette under datahåndteringsplan.
Dere trenger ikke opprette en søknad om endring for å legge til eller oppdatere datahåndteringsplanen.