Hvorfor innfører Forskningsrådet nytt søknadssystem?

Det har vært nødvendig for Forskningsrådet å innføre et nytt søknads- og saksbehandlingssystem. Her kan du lese mer om begrunnelsene for de største endringene.

Et system for framtiden 

Det nye søknadssystemet er utviklet med den raske teknologiske utviklingen i mente. Kunstig intelligens er allerede i ferd med å endre måten forskningssøknader blir skrevet og vurdert på, og det nye systemet er laget for å kunne videreutvikles og tilpasses. I denne forbindelse vil vi presisere at vi ikke bruker KI til siling av søknader.  

Det er viktig at forskerne får beskrevet prosjektet sitt godt og at de har tillit til vårt system og våre ordninger. Derfor innhenter vi systematisk tilbakemeldinger gjennom søkerundersøkelser. Disse er svært viktige når vi skal videreutvikle vårt system. Alle som har søkt vil få tilsendt undersøkelsen etter søknadsfristen.  

Hvorfor valgte vi å bygge et nytt system? 

Det nye systemet erstatter et gammelt system fra tidlig 2000-tallet som besto av flere fragmenterte og delvis utdatert løsninger som snakket dårlig sammen, som var dyrt å vedlikeholde og tungvint å videreutvikle. Det gamle systemet var ikke egnet for å støtte moderne arbeidsformer og nye brukerbehov, og var ikke rustet for å ta bruk ny teknologi, eller møte nye sikkerhetskrav.  

Forskningsrådet ønsker også å styrke datakvaliteten og bruke dataene fra sakssystemet til innsikt, analyse og bruk av data, blant annet for å utnytte potensialet i KI-teknologi.   

Vi bygger et helhetlig sakssystem 

Vi bygger ikke bare et søknadssystem, men et helhetlig saksbehandlingssystem som skal håndtere alle delene av saksbehandlerprosessen. Vi har bygget opp egne registre og har integrert med flere andre offentlige registre og bygget opp en rekke deler tilpasset utlysning, søknad, vurdering, vedtak, klage, prosjekt og prosjektoppfølging og innsyn.  

Vi har én søknadsportal, men søknadsskjemaet er forskjellig for ulike utlysninger. Skjemaene er strukturert etter kriteriene som søknaden blir vurdert etter. Ønsker om å bedre forstå vurderingsgrunnlaget har gått igjen i våre årlige søkerundersøkelser gjennom mange år, og er viktige grunner for endringen. De nye søknadsskjemaene gjør det tydeligere hva søknadene faktisk blir vurdert ut fra, men selve kriteriene er uendret. Det nye systemet er laget for å kunne tilpasses og videreutvikles avhengig av tilbakemeldinger vi får fra søkere og den teknologiske utviklingen.  

Strukturen i søknadsskjemaet 

Søknadsskjemaene er strukturert etter vurderingskriteriene som søknaden vil bli vurdert etter. Prosjektbeskrivelsen blir en del av søknadsskjemaet, og skal ikke lenger sendes som vedlegg.  Vi ber søkere beskrive prosjektet sitt i ett eller flere tekstfelt innenfor hvert vurderingskriterium. Det du skriver under hvert kriterium, blir vurdert etter det kriteriet. Vi har innført endringen for å gjøre tydeligere for søkere og eksperter som vurderer søknaden hvilken del av søknaden som vurderes under hvilke kriterier. 

Tilbakemeldinger fra søkerundersøkelser over flere år har vært tydelige: Det er behov for bedre sammenheng mellom søknad og vurdering, det må være tydeligere hva som blir vurdert, og hva som skiller gode og svært gode søknader. Det nye systemet er utviklet med dette som utgangspunkt. 

De fleste tilbakemeldingene den siste tiden har handlet om antall felt og antall tillatte tegn. Dette kan justeres i søknadsskjemaer til nye utlysninger og vi skal ta med oss innspillene når vi videreutvikler løsningen.  

Tilbakemeldingene har også handler om mulighetene til å laste ned innsendt søknad sin som en PFD. Dette innfører vi allerede nå før sommerferien.  

Tekstlig beskrivelse av kompetanse 

Vi har bedt søkerne beskrive prosjektdeltakerne og gruppens kompetanse i tekstfelter, ikke i form av en tradisjonell CV. Vi gjør dette for å legge til rette for å tilpasse søknader til spesifikke utlysninger ved at søker kan fremheve sine mest relevante erfaringer og resultater. Formatet åpner også opp for å dokumentere andre ferdigheter og erfaringer enn en tradisjonell CV. Dette omtales som narrativ CV, noe Forskningsrådet, i tråd med internasjonal utvikling og avtaler går i retning av.  

Forskningsrådet og de fleste universitetene i Norge har gjennom internasjonale avtaler som DORA og  CoARA forpliktet seg til å endre hvordan forskning vurderes, med vekt på kvalitet og samfunnsrelevans fremfor kvantitative mål som publiseringsvolum og journal impact factor. Narrativ CV er et steg i en slik retning. Malen er inspirert av britiske Royal Society’s Résumé for Researchers (R4R) som ble utviklet i samarbeid med DORA. Vi vil se på hvordan denne kan videreutvikles videre og utformes i vårt system.   

Nye krav til de som skal delta i søknaden  

En del har støtt på utfordringer fordi vi ber om bekreftelse fra samarbeidspartnere/de som har en obligatorisk rolle i et prosjekt før søknaden sendes inn.  Tidligere sendte søkerne signert avtale eller intensjonsbrev, nå gjøres det med en bekreftelse i systemet.  Når organisasjoner deltar i en søknad til Forskningsrådet vil de være en del av det evaluatorene vurderer.  

Forskningsrådet må ha sikkerhet for at organisasjonene forplikter seg og har tilgjengelige ressurser til å gjennomføre prosjektet dersom det blir innvilget.  

For noen, som ikke klarte å få elektronisk bekreftelse av samarbeidspartner på plass, har vi i denne søknadsrunden åpnet for at dette kan legges inn senere.  

Vi har også introdusert en ny måte å sette opp plan og budsjett.  Vi har noen standard elementer i budsjettet som alle bruker, og noen vi tilpasser avhengig av utlysning og kriterier som ligger til grunn. Dette er en del av standardiseringen vi forsøker å få til.  

I den nye løsningen bruker vi ID-porten i innloggingen, eller en mulitifaktor-autentisering (MFA-løsning) med Authenticator app, som krever mobilnummer. Vi har valgt denne løsningen for å møte sikkerhetskrav til løsningen og GDPR-krav. Dette var det flere som fikk utfordringer med i første runde, men vi fikk hjulpet dem det gjaldt.  

Videreutvikling over tid 

Vi skal samle brukerinnsikt og erfaringer og tilpasse og justere løsningen i tråd med tilbakemeldingene.  

Vi har et felles mål om å lage en løsning som gir forskeren anledning til å beskrive prosjektet sitt godt, slik at vi kan velge de riktige forskningsprosjektene. Det viktige for oss nå er å samle alle tilbakemeldingene vi har fått og jobbe systematisk med å omsette dem til endringer og forbedringer i løsningen. Vi vil også lytte til evaluatorene og høre deres tilbakemeldinger på den nye strukturen og de ulike arbeidsflatene i løsningen.