Behandlingsprosedyre for Forskerprosjekt-søknader i 2023

Straks søknadsfristen er passert, gjør Forskningsrådet en forvurdering av de mottatte søknadene. Søknader som ikke tilfredsstiller de formelle kravene som er beskrevet i utlysningen, kan bli avvist.

8. februar: Søknadene behandles i et sett av tematisk innrettede paneler. Hvilket panel den enkelte søknad behandles i er basert på hvilket tema i utlysningen som søker har valgt.

15. mars (FRIPRO): Vi fordeler søknadene i paneler gitt av faglig bredde i søknadene og antall søknader til forskningsområdet. Søknadens forskningsinnhold er retningsgivende for hvilket panel vi plasserer søknaden i.

I perioden 2019-2022 lyste FRIPRO ut midler gjennom fellesutlysninger av Forskerprosjekt, og søknadene ble behandlet i et sett av rundt 90 paneler per år. For 15. mars-utlysningen planlegger vi å fordele søknadene på rundt 25 paneler, hvor hvert panel vil dekke et betydelig bredere forskningsområde. Fagekspertene vil altså i mindre grad ha spesialistkompetanse for hver enkelt søknad fordi de skal dekke et bredt fagfelt.   

Vi bruker en maskinlæringsalgoritme som støtte for å fordele søknadene i ulike grupper. Algoritmen er trent med tidligere års plassering av søknader, og er basert på teksten i prosjektbeskrivelsen. Algoritmen sparer saksbehandlerne for mye tid ved å gjøre en grovsortering av søknadene vi mottar.

Saksbehandlerne for hvert panel plasserer den enkelte søknaden slik at den skal få best mulig behandling. Prosjektets tittel, mål og sammendrag i søknadsskjemaet er den primære kilden til informasjon vi bruker når vi plasserer søknadene. Vi oppfordrer dere som søker til å utforme disse tekstene så de blir forståelige for saksbehandlere og panelmedlemmer uten spisskompetanse på forskningsområdet.

Mange søknader blir gjenstand for diskusjon før de plasseres i panel. Det gjelder for eksempel tverrfaglige søknader, som kan passe like godt i flere paneler. Det samme gjelder søknader der det er vanskelig å finne et faglig "slektskap" med andre søknader. Hvor grensene går mellom hvert panel, kan og vil variere fra år til år. Det er ikke våre foreløpige inndelinger før søknadsfristen som avgjør hvor søknadene blir plassert, men hvordan søknadene best passer sammen, og hvordan de best dekkes av tilgjengelige fageksperter.

Å finne fageksperter til å vurdere søknadene er et arbeid som starter allerede før søknadsfristen, men som ikke kan ferdigstilles før søknadene er fordelt i paneler.

Følgende generelle krav til fagekspertene gjelder:

• De skal ha sin arbeidsplass i utlandet.
• De skal være aktive forskere med solid egenproduksjon, både med hensyn til kvantitet og kvalitet. 
• De bør ha professorkompetanse. Minstekravet er førstestillingskompetanse eller tilsvarende. 

Expert Lookup er vårt viktigste verktøy for å finne navn på fageksperter. Vi gjør både automatiserte søk på grunnlag av prosjekttittel, mål og sammendrag, og manuelle søk. Saksbehandlere gjør deretter en grundig vurdering av om disse fagekspertene kan passe som medlem i et panel, eventuelt til å vurdere enkeltsøknader. Vi supplerer søkene i Expert Lookup med søk på andre nettsteder, som Web of Science, Google Scholar og kjente utenlandske universiteter innenfor de ulike fagfeltene. Listen over kilder varierer fra fagfelt til fagfelt. Vi vurderer også søkerens egne forslag til egnede fageksperter eller beskrivelse av egnet kompetanse.

Som hovedregel bruker vi samme fagekspert maksimalt tre år på rad.

Vi offentliggjør navn på alle fageksperter og hvilket panel de har deltatt i, etter at søknadsbehandlingen er avsluttet.

Fagekspertene som har stilt seg positive til å delta i et panel, får tilsendt en liste over alle prosjektledere og prosjektdeltakere i søknadene som panelet skal behandle, og oppgir sitt habilitetsforhold til alle på listen. Vi ber dem være spesielt oppmerksom på punktene i habilitetsbestemmelsene som handler om samarbeid, vennskap og konflikter.

Fageksperter får ikke tilgang på søknader de er inhabile for og deltar ikke i panelmøtet når søknadene diskuteres.

Habilitet i saksbehandlingen.

Panelet skal bestå av minimum fire medlemmer. Den samlede kompetansen til medlemmene skal dekke søknadenes spenn med hensyn til tema og fag, og langs aksen fra grunnleggende til anvendt forskning. Minst ett av panelmedlemmene skal ha erfaring med tverrfaglig forskningsarbeid når slike søknader behandles av panelet.

Panelmedlemmene erklærer sitt kompetansenivå basert på tittel, mål og sammendrag for alle søknadene panelet skal behandle. Før de får denne informasjonen, må de samtykke til vår konfidensialitetserklæring. Vi oppfordrer dere som søker til å utforme disse tekstene slik at panelmedlemmene skal kunne oppgi sitt kompetansenivå mest mulig presis. Tekstene skal være informative for fageksperter med generell kompetanse på feltet.

Panelmedlemmene oppgir ett av følgende kompetansenivåer på hver søknad:

• Specialist (S): The proposal is within your primary area(s) of expertise or connected to your research interests. You are well qualified to evaluate the proposal.
• Generalist (G): You have a general knowledge of the main subject of the proposal (or at least one of the main subjects if there are several). You are qualified to evaluate the proposal
• Minor (M): You have only minor relevant expertise on the main subject(s) of the proposal.

Forskningsrådets kompetansekrav er at minst to av panelmedlemmene må ha generalist- eller spesialistkompetanse på søknaden. Dersom kompetansekartleggingen av panelet viser at noen søknader ikke er tilstrekkelig dekket, finner vi eksterne fageksperter med spisskompetanse i tillegg. Disse fagekspertene vurderer kun enkeltsøknader og gir tilsvarende vurdering som panelmedlemmene.

15. mars (FRIPRO): Søknadene vil hovedsakelig vurderes av fageksperter med generalistkompetanse.

I forbindelse med den formelle oppnevningen av panelet får panelmedlemmene informasjon om behandlingsprosessen i dokumentet Guidelines for referee panels assessing Researcher Projects 2023 eller Guidelines for FRIPRO referee panels 2023 (lenker nedenfor). I dokumentet beskrives hele prosessen og panelmedlemmenes rolle før, under og etter panelmøtet.

De fire vurderingskriteriene (Potensial for å flytte forskningsfronten, Kvalitet i FoU-aktiviteter, Virkninger og effekter og Gjennomføring) er utdypet, sammen med en definisjon av karakterskalaen. Vi vektlegger blant annet viktigheten av konsistent karaktergiving og kvaliteten på tilbakemeldingene til søkerne.

• 8. februar: Guidelines for referee panels assessing Researcher Projects 2023 (engelsk PDF)
• 15. mars (FRIPRO): Guidelines for FRIPRO referee panels 2023 (engelsk PDF)

Alle panelmedlemmene leser og vurderer alle søknadene som panelet behandler. Innhold i søknadsskjemaet, prosjektbeskrivelsen, CV-er og andre etterspurte vedlegg skal ligge til grunn for vurderingen. For hver søknad får to av panelmedlemmene tildelt et spesielt ansvar, som første- og andresaksordfører.

• Panelmedlemmene leverer sine individuelle vurderinger for hver søknad i forkant av panelmøtet. De individuelle vurderingene sendes ikke til søker, men blir delt mellom panelmedlemmene når alle har levert sine vurderinger og danner grunnlaget for deres forberedelse til diskusjonene i det felles panelmøtet.
• Førstesaksordfører leverer et utkast til full skriftlig vurdering og karakter for hvert av de fire vurderingskriteriene.
• Andresaksordfører leverer kortere skriftlige vurderinger og karakterer for hvert kriterium før panelmøtet.
• De andre panelmedlemmene leverer karakterer på alle kriteriene før panelmøtet.
• Eventuelle eksterne eksperter som ikke er en del av panelet, leverer full skriftlig vurdering og karakter for hvert kriterium før panelmøtet.

Prosedyrene i panelmøtet er beskrevet i Guidelines for referee panels assessing Researcher Projects 2023 og Guidelines for FRIPRO referee panels 2023 (engelsk PDF, lenker nedenfor).

Når panelet møtes, stiller medlemmene med forskjellig faglig ståsted, ulik vektlegging av elementene i søknaden og sin egen tolkning av karakterskalaen. Alle panelmøtene starter med gjennomgang av felles instrukser, inkludert bruk av karakterskala, vurderingskriterier og hva vi forventer at den skriftlige tilbakemeldingen til søker skal inneholde. Gjennom reell diskusjon blir søknaden vurdert fra ulike perspektiver og i henhold til de fire vurderingskriteriene. Panelet kommer fram til omforente vurderinger og en kalibrert bruk av karakterskalaen.

Forskningsrådets panelansvarlige deltar ikke i den faglige diskusjonen. Panelansvarlige har en veiledende rolle og sørger for framdrift i møtet, bidrar til felles forståelse av vurderingskriteriene og karakterskalaen og at alle kommer til orde, håndterer inhabilitet i tråd med reglene og stopper diskusjoner om forhold som ligger utenfor panelets mandat. Panelansvarlige kontrollerer at vurderingstekstene er i henhold til panelets beslutning og oppfyller kvalitetskravene som er beskrevet her:

• 8. februar: Guidelines for referee panels assessing Researcher Projects 2023 (engelsk PDF)
• 15. mars (FRIPRO): Guidelines for FRIPRO referee panels 2023  (engelsk PDF)

Gjelder kun 8. februar: Panelene har tilgang til omtalen av prioriteringene innenfor hvert tema i utlysningen. De ser hvilken kontekst søknaden er skrevet i, men skal ikke vurdere relevans. Relevans for temaet, dvs. hvor godt søknaden svarer på prioriteringene, blir vurdert av Forskningsrådet i etterkant av panelmøtene.

Forskningsrådet vurderer søknadenes relevans for valgt tema. Som en generell regel vil kun søknader med karakteren 5 eller bedre på alle kriterier være aktuelle for finansiering og bli vurdert for relevans. Innenfor temaer der søknadsomfanget er svært stort sammenlignet med tilgjengelig beløp, kan det bli satt strengere karakterkrav. Temaet Banebrytende forskning (FRIPRO) er unntatt relevansvurdering.

Mens panelets vurdering av søknadens impact sier noe om prosjektets generelle potensial for vitenskapelige og samfunnsmessige virkninger og effekter, vil Forskningsrådet vurdere om søknaden svarer på prioriteringene som er beskrevet under hvert tema i utlysningen. Dette er prioriteringer som er forankret i departementenes tildelingsbrev til Forskningsrådet.

Vi benytter primært vedlegget Relevance to the topic, men ved behov også søknaden, prosjektbeskrivelsen og panelets vurdering av søknaden som grunnlag for vurderingen. Vi har interne retningslinjer for relevansvurdering av Forskerprosjekt.

Søknader til fristen 15. mars blir ikke relevansvurdert, fordi søknader rettet mot Banebrytende forskning (FRIPRO) ikke vurderes for relevans.

8. februar: Når porteføljevurderingen starter, er søknadene gitt fem separate karakterer og skriftlige vurderinger: Potensial for å flytte forskningsfronten, Kvalitet i FoU-aktiviteter, Virkninger og effekter og Gjennomføring og relevans.

Når vi prioriterer mellom søknader i arbeidet med rangerte lister til porteføljestyrene, gjør vi en porteføljevurdering som tar hensyn til følgende faktorer:

• Karakterene som er gitt i vurderingene av søknadene.
• En god fordeling av prosjekter på temaets prioriterte områder.
• Sammenhengen mellom søknadstilfang og kvaliteten på søknadene innenfor samme tema i andre utlysninger i 2022.
• Eventuelle endringer i departementenes økonomiske eller faglige føringer for bevilgningen.
• At prosjekter med kvinnelig prosjektleder blir prioritert når søknadene ellers vurderes likt.

Alle disse faktorene inngår i porteføljevurderingen, som er grunnlaget for de rangeringslistene vi legger fram for porteføljestyrene.

15. mars (FRIPRO):

Når porteføljevurderingen starter, er søknadene gitt fire separate karakterer og skriftlige vurderinger: Potensial for å flytte forskningsfronten, Kvalitet i FoU-aktiviteter, Virkninger og effekter og Gjennomføring.

Konkurransen i FRIPRO er svært hard. Vi setter derfor et karakterkrav for å bli vurdert for finansiering fra FRIPRO. Kun søknader som får karakter 6 eller 7 fra panelene på alle de fire vurderingskriteriene, er kvalifisert.

Når vi prioriterer mellom søknader i arbeidet med rangerte lister til de tre fagporteføljestyrene, gjør vi en porteføljevurdering som tar hensyn til følgende faktorer:

• karakterene som er gitt i vurderingene av søknadene:
  • blant de kvalifiserte søknadene legger vi mest vekt på kriteriene Potensial for å flytte forskningsfronten og Kvalitet i FoU-aktiviteter når vi velger ut søknader for finansiering
• eventuelle endringer i departementenes økonomiske eller faglige føringer for bevilgningen
• at prosjekter med kvinnelig prosjektleder blir prioritert når søknadene ellers vurderes likt

8. februar: Beslutningen om hvilke søknader som innvilges, tas i porteføljestyrene. Vi har 16 porteføljestyrer, som har stor variasjon i disponibelt budsjett, antall søknadstyper de lyser ut, antall Forskerprosjekt-søknader til behandling, tematisk bredde og forventet andel innvilgede søknader.

De ulike porteføljestyrene kan vektlegge faktorene over (se "Porteføljevurdering") ulikt, men skal aldri bryte med prioriteringene beskrevet under det aktuelle temaet i utlysningsteksten. Ofte legger administrasjonen fram alternative rangeringslister for porteføljestyret, der faktorene er ulikt vektlagt. Listene er et utgangspunkt for diskusjonen i porteføljestyret om hvilke hensyn de vil velge å vektlegge, innenfor budsjettet de har tilgjengelig og prioriteringene oppgitt i utlysningen. Porteføljestyrets diskusjon kan resultere i beslutningsvedtak som skiller seg fra de forslagene Forskningsrådet har lagt fram.

15. mars (FRIPRO): Beslutningen om hvilke søknader som innvilges midler fra FRIPRO, tas i de tre fagporteføljestyrene: humaniora og samfunnsvitenskap, livsvitenskap, og naturvitenskap og teknologi. 

Administrasjonen legger fram separate rangeringslister for hvert av porteføljestyrene. Listene er et utgangspunkt for diskusjonen i porteføljestyret om hvilke hensyn de vil velge å vektlegge, innenfor budsjettet de har tilgjengelig og prioriteringene oppgitt i utlysningen. Porteføljestyrenes diskusjon kan resultere i beslutningsvedtak som skiller seg fra de forslagene Forskningsrådet har lagt fram.

Søkere som har fått sin søknad avslått, får avslagsbrev i Mitt Nettsted så raskt det lar seg gjøre.

Alle søkere får tilbakemelding i form av karakterer med skriftlige begrunnelser på de fire kriteriene panelet har vurdert søknaden mot.

Hvis søknaden er vurdert for relevans får du karakter og skriftlig begrunnelse for denne.

I forbindelse med vedtak vil vi dessuten gi informasjon om

• hvilket panel søknaden din ble behandlet i
• hvilke eksperter som deltok i panelet
• hvilket porteføljestyre som fattet vedtaket
• hvilke prinsipper som ble lagt til grunn i porteføljevurderingene
• statistikk over søknader og karakterer
  
  

8. februar: Fra slutten av juni 2023 informerer vi fortløpende på våre nettsider og i nyhetsbrevet om hvilke søknader som er innvilget.

15. mars (FRIPRO): Fra slutten av oktober 2023 informerer vi på våre nettsider og i nyhetsbrevet om hvilke søknader som er innvilget.