Gå direkte til innhold
 

Personvernerklæring

Denne personvernerklæringa beskriv korleis Forskingsrådet samlar inn og bruker personopplysningar i verksemda si.

  1. Behandlingsansvarleg
  2. Personvernombod
  3. Nettbasert behandling av personopplysningar
    1. Generelt om behandlinga
    2. Nettstatistikk
    3. Webanalyse og informasjonkapslar
    4. Påmeldingar
    5. Spørjeundersøkningar/datainnsamling
    6. Nyheitsbrev
    7. Medlemskap i Nysgjerrigper
    8. Digital rådgivar
    9. eSøknad og Mitt nettsted
  4. Elektronisk rekrutteringsverktøy
  5. Saksbehandling og arkiv
    1. Dokumentoffentlegheit
  6. FoU-statistikk og analyse
  7. Personalopplysningar
  8. Rettar
  9. Kontaktinformasjon

1. Behandlingsansvarleg

Forskingsrådet ved administrerande direktør er behandlingsansvarleg for verksemda si behandling av personopplysningar.

2. Personvernombod

Forskingsrådet har eit eige personvernombod. Hovudoppgåvene til ombodet er å vere ein fagleg ressurs innanfor personvern, stå til teneste med informasjon og rettleiing og følgje med på at regelverk og interne retningslinjer for behandling av personopplysningar blir etterlevde. Personvernombodet er også eit bindeledd mellom Forskingsrådet som behandlingsansvarleg og Datatilsynet som tilsynsmyndigheit.

Personvernombodet svarer også på spørsmål frå personar som får / kan få personopplysningane sine behandla av Forskingsrådet. Kontaktinformasjon finn du til slutt i dette dokumentet.

3. Nettbasert behandling av personopplysningar

3.1 Generelt om behandlinga

Forskingsrådet samlar inn og behandlar personopplysningar via nettsidene sine, både på forskningsradet.no og andre domene Forskingsrådet har registrert for dei ulike programma og aktivitetane i verksemda.

Det er frivillig å oppgi personopplysningar ved besøk på nettsidene. Behandlinga av personopplysningar i samband med dei tenestene vi tilbyr, som påmelding til nyheitsbrev, arrangement og dele- og tipsteneste, er basert på samtykke frå brukaren.

EVRY leverer drifts- og vedlikehaldstenester til nettsidene til Forskingsrådet. Bovuet og Redpill Lindpro leverer drifts- og vedlikehaldstenester til nysgjerrigper.no, og Hyper Interaktiv og Ravn Webveveriet til forskningsdagene.no. Desse leverandørane opptrer som databehandlarar for Forskingsrådet, og det er berre Forskingsrådet, tenesteleverandøren og underleverandøren deira som har tilgang til opplysningane.

Til strøyming av arrangement nyttar vi VBrick Systems Inc. og YouTube. Nettsidene inneheld lenkjer til profilsidene våre på Facebook og Twitter. Bruken din av desse funksjonane er underlagd personvernerklæringane til selskapa som leverer dei.

3.2 Nettstatistikk

Når du besøkjer nettsidene til Forskingsrådet, blir IP-adressa di registrert. Opplysningane blir behandla i avidentifisert form, slik at dei ikkje kan knytast til enkeltpersonar. Formålet med denne innsamlinga er å utarbeide statistikk som vi bruker til å utvikle og forbetre informasjonen på sidene. Statistikken blir brukt til å få kunnskap om talet på personar som besøkjer dei ulike sidene, kor lenge besøka varer, kva nettstader brukarane kjem frå, og kva nettlesarar som blir brukte.

3.3 Webanalyse og informasjonskapslar

Forskingsrådet bruker analyseverktøya Google Analytics, Webtrends og Hotjar på hovudsida si, forskningsradet.no. Ved å lukke meldingsboksen som kjem opp på nettsidene, samtykkjer du i bruken vår av informasjonskapslar, og du samtykkjer i at Google Analytics og Webtrends sine retningslinjer for personvern gjeld for denne behandlinga.

Google Analytics er sett opp slik at IP-adressene berre blir behandla i anonymisert form. Analyseverktøyet til Webtrends nyttar ein tredjepartsinformasjonskapsel (ACOOKIE) for å spore og analysere trafikk på tvers av domene. Analyseverktøyet Hotjar brukar cookien (_hjIncludedInSample) som sporar trafikk på www.forskningsradet.no.

Informasjonskapslar er små tekstfiler som blir plasserte på datamaskinen din når du lastar ned ei nettside. Forskingsrådet bruker slike informasjonskapslar til å generere statistikk og til webanalyse for å leggje til rette for best mogleg funksjonalitet og brukaroppleving på nettsidene.

Dei fleste nettlesarane er innstilte slik at dei automatisk godtek informasjonskapslar. Dersom du ikkje godtek at det blir brukt informasjonskapslar, må du endre innstillingane i nettlesaren din. Viss du deaktiverer informasjonskapslane, vil det kunne føre til at funksjonaliteten på nettstaden blir avgrensa.

3.4 Påmeldingar

I samband med påmeldingar til ulike arrangement nyttar Forskingsrådet ei elektronisk påmeldingsløysing frå Pindena. I tillegg har Forskingsrådet rammeavtalar med tre arrangementsbyrå (Congress-Conference AS, Conventor AS og Medvind AS) som har eigne påmeldingsløysingar for arrangement dei handterer for oss. Ved påmeldingar blir berre namn og kontaktinformasjon til den som melder seg på, lagra, og formålet med behandlinga er å administrere påmelding og deltaking. Opplysningane blir sletta etter at arrangementet er avslutta.

3.5 Spørjeundersøkingar/datainnsamling

Forskingsrådet bruker SurveyXact i samband med gjennomføring av spørjeundersøkingar og anna datainnsamling frå brukarane våre. Deltaking i ei slik undersøking er frivillig og baserer seg på samtykke frå den/dei personane som deltek. For å kunne sende ut elektroniske førespurnader til rett mottakar må vi lagre namn og e-postadresse. Desse opplysningane blir sletta når undersøkinga er gjennomført og avslutta.

Innsamla data blir avidentifiserte og lagra på eit lukka område, åtskilt frå eventuell koplingsnøkkel.

3.6 Nyheitsbrev

Du kan abonnere på elektroniske nyheitsbrev både frå Forskingsrådet og dei enkelte programma og aktivitetane som inngår i verksemda til Forskingsrådet. Selskapet Apsis International AB leverer løysinga for desse nyheitsbreva og opptrer i samanheng med dei som ein databehandlar for Forskingsrådet i samsvar med avtale vi har gjort med dei. For å kunne sende e‑post til rett mottakar må vi lagre namn og e-postadresse. Desse opplysningane lagrar vi i ein eigen database. Vi deler ikkje opplysningane med andre og slettar dei når du avsluttar abonnementet ditt. Opplysningane nyttar vi berre til å administrere utsending av nyheitsbrev. Du må sjølv melde deg av, enten via nettsida eller ei lenkje i nyheitsbrevet, dersom du vil avslutte abonnementet ditt.

3.7 Medlemskap i Nysgjerrigper

Du kan melde deg inn som individuelt medlem i Nysgjerrigper og abonnere på Nysgjerrigper-bladet (sjølv om klasseabonnement er det vanlegaste). For å kunne administrere medlemskapen din og sende bladet til rett mottakar må vi lagre namn, adresse og e‑postadresse. Vi må også registrere fødselsdato for å vite kor gammal du er, og eventuelt namn og telefonnummer til føresette viss du er under 18 år. Opplysningane bruker vi berre for å administrere medlemskapen. Opplysningane lagrar vi i ein eigen database, og vi deler dei ikkje med andre. Du må sjølv seie opp medlemskapen dersom du ikkje ønskjer å vere medlem/abonnent lenger.

3.8 Digital rådgivar

Forskingsrådet har eit verktøy som blir kalla digital rådgivar. Dette verktøyet nyttar seg av Google Maps API for å vise kvar eit arrangement skal haldast. Dette inneber ei behandling av personopplysningar der Google opptrer som databehandlar for Forskingsrådet. Vi viser til personvernerklæringa til Google, som gjeld for denne behandlinga.

3.9 eSøknad og Mitt nettsted

Forskingsrådet samlar inn personopplysningar i det elektroniske søknadssystemet eSøknad via portalen Mitt nettsted. Formålet med behandlinga er å ta imot og behandle søknader om forskingsmidlar. Kategoriane av opplysningar som blir lagra, er nærmare beskrivne under punkt 5, "Saksbehandling og arkiv".

4. Elektronisk rekrutteringsverktøy

Forskingsrådet behandlar også personopplysningar gjennom det elektroniske rekrutteringsverktøyet HR Manager. Verktøyet blir levert og drifta av HR Manager AS, som opptrer som databehandlar for Forskingsrådet i samsvar med skriftleg avtale. Formålet er å administrere og gjennomføre rekrutteringsprosessar i Forskingsrådet.

Alle stillingssøknadene blir journalførte i postjournalen til Forskingsrådet og blir lagra i arkivet i ca. eitt år før dei blir makulerte. Arkivleiaren er ansvarleg for dette. Journalopplysningar blir ikkje sletta, men er skjerma i Offentleg elektronisk postjournal (dvs. personnamn/namn på søkjaren blir ikkje vist). Unntak gjeld for stillingssøknader på avdelingsdirektørnivå, som blir bevarte.

5. Saksbehandling og arkiv

Forskingsrådet bruker sak- og arkivsystemet ACOS Websak, som er godkjent av NOARK 5 (Norsk arkivstandard), til journalføring og arkivering i samsvar med arkivlova med forskrift. Arkivleiaren har det daglege ansvaret for systemet og det manuelle arkivet og for at det er utarbeidd nødvendige rutinar for bruk av dei. Dei respektive avdelingsdirektørane i Forskingsrådet kontrollerer at saksbehandlinga skjer i samsvar med rutinane.

Forskingsrådet behandlar personopplysningar i samband med søknadsbehandling, evaluering og oppfølging av prosjekt som har fått løyving. Dette blir lagra i eit eige elektronisk sakssystem og i arkivsystemet der tilsette som har oppgåver knytte til søknadsbehandlinga, har tilgang.

Som ein del av det elektroniske sakssystemet er det etablert eit register med oversikt over personar som har vore prosjektleiarar på prosjekt som har søkt om økonomisk støtte, personar som har roller som administrativt ansvarleg for prosjekt, forskarar og andre prosjektdeltakarar, stipendiatar osv. Vidare inneheld registeret opplysningar om fagekspertar som Forskingsrådet nyttar i søknadsbehandlinga, og medlemmer i dei ulike styra i Forskingsrådet.

Kva kategoriar av opplysningar som blir lagra, vil variere med omsyn til kva rolle det er snakk om. I hovudsak lagrar vi namn, e-postadresse, stilling, arbeidsstad og rolle i prosjektet. For personar som får honorar frå oss, f.eks. fagekspertar, vil også informasjon som er nødvendig for utbetaling av honorar, som fødselsnummer (ev. D-nummer der det er relevant), bli lagra i registeret. For fagekspertar blir også informasjon knytt til tidlegare evalueringsoppdrag registrert.

Tilsette, ekspertar, medlemmer av hovudstyret, program- og divisjonsstyre og andre som får honorar frå Forskingsrådet, er registrerte i Agresso, som er ERP-systemet vårt (Enterprise Resource Planning). Slik registrering er nødvendig for å kunne utføre avtalte utbetalingar og rapportere til norske (ev. utanlandske) styresmakter.

5.1 Dokumentoffentlegheit

Ved krav om innsyn i offentlege dokument utleverer vi personopplysningar i samsvar med offentleglova og forvaltingslova.

Det er etablert særlege tryggingstiltak og rutinar for informasjon i arkivet som treng særleg vern, for eksempel sensitive personopplysningar.

Forskingsrådet er pålagt å gjere dei offentlege journalane sine tilgjengelege for allmenta på Internett via Offentleg elektronisk postjournal (OEP)/eInnsyn. I offentlegforskrifta § 7, jf. § 6 fjerde ledd, er det spesifisert ein del opplysningar som ikkje skal gå fram av offentlege journalar og journalar som blir lagde ut på nettet. Vidare er det fastsett at personnamn ikkje skal kunne søkjast fram i OEP/eInnsyn når oppføringa er eldre enn eitt år.

6. FoU-statistikk og analyse

Ei av hovudoppgåvene til Forskingsrådet er å gi regjering og departement råd i forskingspolitiske spørsmål. Til dette treng ein eit solid kunnskapsgrunnlag i form av statistikk og analyse. Forskingsrådet har derfor etablert eit datavarehus som hentar data (også personopplysningar) frå det elektroniske søknadssystemet vårt, frå sak- og arkivsystemet, ERP-systemet og det nasjonale forskingsinformasjonssystemet Cristin. Datavarehuset blir brukt til å hente ut rapportar, oversikter og statistikk knytte til FoU-løyvingar. Datavarehuset er også kjelda til publisering av informasjon om søknader og prosjekt. Namn og tittel på prosjektleiarar i prosjekt som har fått løyving, blir publiserte på heimesidene til Forskingsrådet, datahotellet til DIFI og i Prosjektbanken saman med prosjektsamandraga. Andre opplysningar som blir henta ut av datavarehuset, blir alltid presenterte i aggregert form.

Forskingsrådet har også ansvaret for behandlinga av personopplysningar i arbeidet med å samle inn, utarbeide, utvikle, presentere og gjere tilgjengeleg FoU-statistikk for Noreg. NIFU (Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning) utarbeider FoU-statistikken og opptrer som databehandlar av personopplysningar i dette arbeidet. Forskingsrådet og NIFU har inngått ein skriftleg avtale som regulerer databehandlaroppdraget.

Følgjande opplysningar blir behandla som ledd i samanstillinga av registera:

  • Forskarpersonalregisteret: namn, stillingsopplysningar (tittel, stillingskode og stillingsprosent), institutt-tilknyting (institusjon/fakultet/avdeling/institutt), fagtilhøyrsel, grad, fag, år og stad for avlagd embetseksamen. Doktorgrad og år for disputas. Opplysningane blir innhenta årleg frå universitet, høgskular, forskingsinstitusjonar og helseføretak.
  • Doktorgradregisteret: namn, kjønn, alder, nasjonalitet, utdanning (embetseksamen eller tilsvarande), utdanningsstad, utdanningsår, type grad (tittel), år/månad for disputas, stad for grad (lærestad/ fakultet), fagområde for grad. Opplysningane blir innhenta to gonger i året frå institusjonar som skriv ut doktorgradar, og frå sakssystemet til Forskingsrådet, som viser oversikt over stipendiatstillingar vi finansierer.

Utlevering av personopplysningar frå forskarpersonalregisteret og doktorgradsregisteret kan berre skje til forskingsinstitusjonar som er godkjende av Forskingsrådet, og er avgrensa til statistikk-, forskings- og analyseformål. Det rettslege grunnlaget for behandlinga er personopplysningslova § 8 bokstav d.

7. Personalopplysningar

Forskingsrådet behandlar personopplysningar om sine tilsette for å administrere lønn og personalansvar i samsvar med personopplysningslova § 8 første ledd og § 8 bokstavane a, b eller f og § 9 bokstavane a, b og f.

Forskingsrådet registrerer opplysningar som er nødvendige for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeiningstilhøyrsel. Andre opplysningar om tilsette er knytte til arbeidsinstruksen til vedkommande og tilrettelegging av arbeid.

8. Rettar

Personar som er registrerte i systema til Forskingsrådet, har rett til innsyn i eigne opplysningar. Dersom personopplysningane er urette eller ufullstendige eller Forskingsrådet behandlar opplysningar det ikkje har lov til å behandle, har den registrerte rett til å krevje at slike opplysningar blir retta, sletta eller supplerte. Slike førespurnader vil vi svare på kostnadsfritt og seinast innan 30 dagar.

9. Kontaktinformasjon
 

Behandlingsansvarleg

Personvernombod

Forskningsrådet
post@forskningsradet.no

Anja Wiesbrock
personvern@forskningsradet.no
+47 22 03 70 00
Postboks 564, 1327 Lysaker

 

Publisert:
12.01.2018
Sist oppdatert:
10.04.2018