Gå direkte til innhold
 

Hva er en datahåndteringsplan?

En datahåndteringsplan (på engelsk: data management plan, forkortet DMP) er et dokument som beskriver hvordan forskningsdataene i prosjektet deres skal håndteres, fra start til slutt.

Planen er et levende dokument som skal følge forskningsprosjektet og tydeliggjøre hvilke data som vil bli generert, hvordan dataene skal beskrives, hvor dataene skal lagres, om de kan deles og hvordan.

Hva er hensikten?

Hensikten med et slikt dokument er å planlegge for hvordan dere skal sikre forskningsdataene, ikke bare underveis i prosjektet, men også for fremtidig gjenbruk. En datahåndteringsplan kan også bidra til å synliggjøre kostnader knyttet til datahåndtering og lagring, og kan hjelpe dere med planleggingen av hvordan dere kan dekke disse kostnadene. 

Kvaliteten på dataene må være god

Dataene som skal tas vare på bør være av en kvalitet som gjør dem mulig å gjenfinne og gjenbruke. Forskningsrådet oppfordrer til at de internasjonale FAIR-prinsippene følges. Det er et sett av retningslinjer som viser hvordan dere kan tilrettelegge for videre bruk av forskningsdata.

FAIR er et akronym for ordene findable, accessible, interoperable og reusable. Forskningsdata må være tilgjengelige, gjenfinnbare og gjenbrukbare. Videre ligger det i begrepet interoperable at både data og metadata skal kunne håndteres maskinelt og at dere skal bruke konsistente vokabular.

Verktøy for å generere en datahåndteringsplan

Det finnes i dag flere tilbydere og verktøy som genererer datahåndteringsplaner for forskningsprosjekter. Løsningene gjør det mulig å oppdatere datahåndteringsplanen i løpet av prosjektperioden. Her er eksempler på verktøy for å generere datahåndteringsplaner som finnes per i dag:

Hvem har ansvaret for kvalitetssikringen og innholdet i datahåndteringsplanen?

  • For alle prosjekter som får finansiering fra Forskningsrådet, skal prosjektansvarlig institusjon vurdere behovet for – og kvaliteten på – en eventuell datahåndteringsplan.
  • Dersom prosjektansvarlig beslutter at en datahåndteringsplan er nødvendig, skal prosjektet utarbeide en slik plan i tråd med institusjonens egne retningslinjer. Denne planen skal leveres i forbindelse med revidering av søknaden.
  • Forskningsrådet vil i forbindelse med sluttrapportering be om den endelige versjonen av planen. Dere skal altså ikke rapportere om endringene i planen underveis i prosjektet.
  • Dersom prosjektansvarlig beslutter at prosjektet ikke  skal utarbeide en datahåndteringsplan, må dere gi oss en begrunnelse for dette når dere sender inn revidert søknad.
  • Datahåndteringsplaner bør så langt det er mulig være offentlige og publiseres åpent av forskningsutførende institusjon slik at fagmiljøene kan få følge fagfellenes praksis.

Hva kan en datahåndteringsplan inneholde?
 

Eksempelmal for digitale forskningsdata

    Dette bør dere svare på  Forskningsrådets retningslinjer
1 Ansvar Hvem er ansvarlig for datahåndtering i forskningsprosjektet og hvem skal fungere som kontaktperson ved spørsmål angående dataene?  
2 Data-innsamling Hvilken informasjon skal samles inn og hvordan? Finnes det eksisterende data som kan gjenbrukes? Hvilke metoder vil bli tatt i bruk for å samle inn, bearbeide, kontrollere og validere dataene?  
3 Format Hvilke format vil dataene bli generert, opprettholdt og gjort tilgjengelig i? Er filformatet i tråd med standarder innenfor fagfeltet? Kan dataene leses og benyttes ved bruk av standard software og verktøy? Gjør formatene det mulig med deling og langsiktig lagring? Forskningsdata skal gjøres tilgjengelig for videre bruk. Forskningsdata skal gjøres tilgjengelige for alle relevante brukere, under like vilkår, så fremt det ikke er juridiske, etiske eller sikkerhetsmessige grunner til ikke å gjøre det.
4 Metadata Vil de strukturerte dataene være selvforklarende (ut fra de variabelnavn, koder og forkortelser som er tatt i bruk)?  Finnes det relevante metadatastandarder som kan benyttes for å beskrive datakvaliteten? Sørg for å bruke metadata på både prosjektnivå, datasettnivå og variabelnivå som om mulig følger internasjonale standarder.  Forskningsdata skal utstyres med standardiserte metadata. Metadataene skal gjøre andre i stand til å søke etter og ta i bruk dataene. Metadataene bør følge internasjonale standarder. Metadata bør gi en beskrivelse av datakvaliteten.
5 Organisering
av data
Beskriv hvordan data, registre og filer skal merkes og organiseres i løpet av prosjektet. Kan digital object identifier (DOI) merking av datasett benyttes?
Skill mellom ulike versjoner og oppdater versjonsnummer underveis.
BIBSYS tildeler DOIer fra DataCite 
6 Lagring og
backup
Hvordan skal data lagres? Gjøres det back-up av dataene underveis i prosjektet? Hvilke lagring og back-up prosedyrer har institusjonen(e)? Vil det være nødvendig med sikker lagring for sensitive data? Forskningsdata skal lagres/arkiveres på en sikker måte. Dataene skal lagres i sikre arkiver, enten sentralt ved egen institusjon eller i nasjonale arkiver. Forskningsutførende institusjon har ansvar for å velge relevante arkivløsninger for ulike forskningsdata som er i samsvar med FAIR prinsippene. Prosjektene bør ha et bevisst forhold til hvordan forskningsdata av langsiktig verdi skal forvaltes. Prosjektene bør ta stilling til hvordan data som er vurdert til ikke å ha langsiktig verdi, skal forvaltes, eventuelt destrueres etter en viss tid.
7 Arkivering og bevaring Hvordan planlegges det å sikre langsiktig arkivering og bevaring av data? Hvordan skal kostnader ved langsiktig arkivering dekkes? Forskningsdata bør gjøres tilgjengelig til lavest mulig kostnad. Metadata bør gjøres tilgjengelig uten kostnad og publiseres slik at de kan høstes maskinelt og brukes i søk etter forskningsdata. Forskningsdata bør fortrinnsvis gjøres tilgjengelig uten kostnad. Prisen for tilgang til forskningsdata bør aldri være høyere enn de faktiske kostnadene knyttet til tilgjengeliggjøring.
8 Tilgang og
deling
Sett opp en tidsplan for deling og publisering. Er det nødvendig med en embargoperiode og vil dataene være åpent tilgjengelig eller kun tilgjengelig for spesifikke brukergrupper? Hvordan planlegges det å dekke kostnader ved tilgjengeliggjøring?

Forskningsdata bør gjøres tilgjengelig på et tidlig tidspunkt. Dataene som ligger til grunn for vitenskapelige artikler gjøres tilgjengelig så tidlig som mulig, og aldri senere enn ved publiseringstidspunkt. Andre data som kan være av interesse for annen forskning, bør gjøres tilgjengelig innen rimelig tid, og aldri senere enn tre år etter endt prosjekt.

Forskningsdata bør gjøres tilgjengelig til lavest mulig kostnad (se punkt 11 under).

9 Intellektuelle rettigheter Hvis relevant, hvem har copyrighten (intellektuelle rettigheter) til dataene? Er det en delt copyright? Rettighetsinnehaver kan være både person og/eller institusjon/enhet. Eksisterer det noen rettighetsbegrensinger i forbindelse med datainnsamlingen? Er det for eksempel tatt i bruk datainnsamlingsinstrumenter med rettighetsbegrensinger? Hvilke lisenser skal benyttes?  Forskningsdata skal utstyres med lisenser for tilgang, gjenbruk og videredistribusjon. Lisensene bør være internasjonalt anerkjente.
Lisensene bør legge så få begrensninger som mulig på tilgang, gjenbruk og videredistribusjon av dataene.
Om lisenser
10 Etikk og
personvern
Hvordan planlegges det å innhente informert samtykke og sikre konfidensialitet? Hvilke etiske problemstillinger bør det svares på? Er det behov for å anonymisere data i forskningsperioden eller før data kan deles? Forskningsrådets policy følger "åpen som standard"-prinsippet når det gjelder tilgang til forskningsdata. Forskningsrådet vil derfor bidra til at forskningsdata i utgangspunktet skal gjøres åpent tilgjengelig, men at det gjøres unntak for data som ikke kan eller bør gjøres tilgjengelig. (Se unntak i "Prinsipper og retningslinjer i Forskningsrådets policy") 
11 Kostnader Beskriv hvilke kostnader datalagring og tilgjengeliggjøring innebærer for prosjektet.   I prosjektsøknader kan det søkes om å få dekket deler av kostnadene som er knyttet til tilgjengeliggjøring av forskningsdataene som oppstår i prosjektet ("Andre driftskostnader") 

 

Publisert:
08.12.2017