Nye administrative rutiner og prosedyrer

Horisont Europa viderefører i betydelig grad regler, administrative rutiner og prosedyrer som gjelder i det pågående programmet, Horisont 2020. Nedenfor følger en oversikt over de viktigste økonomiske og administrative endringene fra Horisont 2020 til Horisont Europa.

Felles standardavtale for alle EU-finansierte programmer

En planlagt endring er knyttet til målet å skape synergier mellom Horisont Europa og andre EU-finansierte programmer. I H2020 bruker Kommisjonen en standardavtale for kontrakten mellom Kommisjonen og deltakerne, General Model Grant Agreement.

I det nye rammeprogrammet skal det brukes en felles standardavtale for alle EU-finansierte programmer. Denne avtalen kalles for Corporate Model Grant Agreement. Avtaleteksten justeres i henhold til valgmuligheter på nivå av programmer, utlysninger og enkelte avtalepartnere. Hovedavtalen kommer til å bli supplert med ulike annekser som omtaler regler ang. blant annet immaterielle rettigheter, åpen tilgang til forskningsresultater og forskningsintegritet.

Det planlegges også å innføre et datablad som samler viktig informasjon om prosjektet på et sted.  

Det pågår arbeid med å utarbeide notater til modellavtalen, som er uttrykk for Kommisjonens fortolking av gjeldene regelverket og kontraktene, og som beskriver regler og krav i detalj.

Fra timesatser til daglige satser

Regnskapsføring av personalkostander i Horisont Europa blir basert på daglige satser istedenfor timesatser. Personalkostander regnes ut fra antall dager brukt på prosjektet multiplisert med dagsatsen. Dagsatsen beregnes ut fra årlige lønns- og sosiale kostander for en person og deles så på 215.

For institusjoner som bruker et timeregisteringssystem som vanlig regnskapspraksis er det to opsjoner for å konvertere timer til dager:

  1. et fast antall av 8 timer per dag
  2. Konversjon basert på standard antall produktive timer per år etter vanlig regnskapspraksis, forutsatt at antall timer er ikke lavere enn 90% av antall arbeidstimer (workable hours)

Kravet om å føre timelister blir erstattet med månedlige deklarasjoner, som viser antall dager jobbet på prosjektet i en måned.

System- og prosessbasert revisjon

Kommisjonen ønsker å forenkle revisjonspraksis og kommer til å tilby relevante aktører i Horisont Europa en mulighet for å velge en system- og prosessbasert revisjon (SPA). En SPA vil inneholde en kontroll av aktørens system og transaksjoner (audit opinion) og en risikoevaluering. Resultatet i form av en revisjonsrapport skal flagge lav, medio eller høy risiko for feil. Institusjoner med lav risiko vil ha mindre sannsynlighet for å bli plukket ut for revisjon av enkeltprosjekter i framtiden.

I tillegg planlegges det endringer i henhold til bruk av tredjepart som stiller ressurser til disposisjon av prosjektdeltakeren, inntekter (receipts), reduksjon av tilskudd, muligheten for å få et sertifikat som viser at institusjonens regnskapspraksis er i samsvar med bestemmelsene for bruk av gjennomsnittlig personalkostnader (Certificate on the Methdology for Unit Costs) og suspensjon eller avslutning av et prosjekt fra Kommisjonens side.

Arbeidet med å utarbeide juridiske retningslinjer til gjennomføring av Horisont Europa pågår fortsatt, og det gjenstår blant annet en diskusjon av bestemmelser i spesifikke programmer (ERC, MSCA, EIC), immaterielle rettigheter, åpen tilgang til forskningsresultater og støtte i form av en enhetssum (lump sum). Forskningsrådet deltar i en ekspertgruppe (Expert Group on the Model Grant Agreements), som bistår Kommisjonen i utarbeidelse av lovforslag og veiledningsdokumenter.

Forskningsrådet tilbyr kurs i, blant annet, budsjettering, prosjektadministrasjon, konsortieavtaler, og rapportering, som kommer til å ta opp planlagte endringer på detaljert nivå i løpet av året.