Bladet Forskning

Elektronisk søknad i 12. time

Ved årets hovedsøknadsfrist skal alle søknader om midler fra Forskningsrådet leveres over nettet på eget elektronisk skjema. Erfaringen tilsier at svært mange sender samtidig i siste liten.

 

Forskningsrådet effektiviserer sine arbeidsrutiner og tjenester. Som ledd i dette, skjer en stadig større del av Rådets aktiviteter gjennom såkalte elektroniske arbeidsformer. Det gjelder ikke minst søknadsbehandlingen, der målet er å oppnå en betydelig effektivisering til glede for brukerne. Men for at det skal fungere, krever det også litt av brukerne selv.

Det riktige søknadsskjemaet (av 21 varianter) finner man på www.forskningsradet.no under seksjonen Finansiering . Fra i år av aksepteres kun søknader som sendes inn elektronisk via eSøknad , forteller assisterende direktør Svein Erik Høst. Han har ansvar for FoU-administrativt arbeid i Forskningsrådet. Det er viktig å være klar over at søknader på papir, CD, diskett, e-post eller annet ikke lenger blir akseptert.

Heller ikke søknader som mottas etter fristen det vil si den datoen og klokkeslettet som er gitt i den enkelte utlysningen blir akseptert. Da stenger mottaket. Det er søkernes eget ansvar å beregne tilstrekkelig tid til utfylling og innsending av søknaden. Høst minner om at det er viktig å komme i gang tide. Ta høyde for at:

  1. Det kan oppstå feil på eget datautstyr
  2. Søknadsskjemaet må være riktig utfylt
  3. Vedlegg må konverteres til pdf-format.
     

I siste liten

Forskningsrådets søkere er som andre folk: 80 prosent av søknadene sendes siste dagen, og av disse sendes 25 prosent den siste timen før fristen går ut. Det betyr at Forskningsrådet på sin side må ta rikelig høyde for en enorm belastning på nettet når store datamengder kommer på én gang.

For å unngå overbelastning på datasystemet, er driftingen lagt eksternt i den mest akutte perioden. Samtidig er hovedsøknadsfristen fra i år av fordelt over fire datoer (15., 16., 18. og 22. juni).

– Er det umulig å få utsettelse på søknadsfristen?

– Det er bare mulig ved force majeure. Da kan det sendes en begrunnet søknad om utsettelse.

Søknaden kan heller ikke endres etter at søknadsfristen er gått ut. Men hvis man har sendt søknaden før fristen, og får behov for å gjøre endringer, er det mulig. Da oppretter man en ny søknad, og den opprinnelige søknaden trekkes tilbake gjennom en e-post til Forskningsrådet. Når man lager ny søknad, kan man kopiere over innholdet fra den gamle og justere det. Man slipper altså å fylle ut alt sammen om igjen, understreker Høst.

– Vedlegg i feil format eller vedlegg innsendt etter fristen godtas heller ikke, minner Høst om. Unntak er karakterutskrifter utstedt etter søknadsfristen og bekreftelse på doktorgradsdisputas. Ettersending av slike sendinger gjøres på e-post. Vedlegg må ikke overstige tillatt antall sider. Overskytende sider blir vanligvis ikke sendt videre til vurdering.

Brukervennlig

– Dette høres strengt, firkantet og lite brukervennlig ut?

– Det må nok være slik hvis det skal fungere i praksis, sier Høst, og minner om at søkerne alltid har måttet forholde seg til regler og frister. Ikke minst er reglene absolutte for å sikre likebehandling av alle søkere, presiserer han. Nytt av året er at Forskningsrådet innfører ekstraservice: en guppe fagmedarbeidere og IT-teknisk ekspertise sitter i beredskap ved telefonene fra kl 15 til kl 19.30 hver dag i perioden 14.22. juni for å hjelpe dem som måtte få problemer.

Nettsidene våre er lagd for å gjøre det enklest mulig for søkerne som bør kunne finne god veiledning og svar på de fleste spørsmål. I selve søknadsskjemaet er det veiledning om utfylling av enkeltpostene. Man finner den øverst til venstre på alle enkeltsider i skjemaet, forteller Høst.

Se også: www.forskningsradet.no/krav: informasjon om hva som kreves av søknaden.

www.forskningsradet.no/soknadsskjema: oppskrift på hvordan man finner søknadsskjemaet for hver enkelt utlysning. Lenker til eksempelskjema og til en testutlysning der man kan teste ut søknadsskjema for alle søknadstyper.

www.forskningsradet.no/esoknad: beskriver hvordan man oppretter, redigerer, kopierer, kontrollerer, lagrer og sender inn en søknad. www.forskningsradet.no/soknadsbehandling: informasjon om søknadsmottak, behandling, tilbakemelding, kontraktsinngåelse og klageordning.

www.forskningsradet.no/oss: inneholder svar på ofte stilte spørsmål.

Skriv ut siden