1. Gjeldende regler og retningslinjer
 

• Ved Forskningsrådets bevilgning til prosjektene gjelder Forskningsrådets retningslinjer for habilitet, som bygger på forvaltningsloven.
• For VRI-satsingene (samhandling og innovasjonsforskning) som sådan gjelder Forskningsrådets generelle kontraktsvilkår og bestemmelsene der om habilitet. Dette er utdypet i punkt 2 under.
• Så lenge det regionale VRI-styret er habilt i aktuelle vedtakssaker kan en VRI prosjektleder legge fram saker til styret selv om vedkommende kommer fra én av de deltakende institusjonene i VRI. Dette er utdypet i punkt 3 under.
   

2. Habilitet ved tildeling av midler til bedrifter

Behandling av en søknad om tildeling av midler skal inneholde en vurdering av om bedriften bør få bevilgning og må utarbeides av en habil medarbeider. Det betyr blant annet at vedkommende ikke kan komme fra FoU-institusjonen bedriften samarbeid med i prosjektet.  

3. Habilitet i de regionale VRI-satsingene

For styringsgruppene og arbeidet i de regionale VRI-satsingene (både samhandlings- og innovasjonsforskningsprosjektene) gjelder Forskningsrådets generelle kontraktsvilkår. Punkt 2.1 omhandler habilitet og gjelder for VRI-prosjektene. I kortform sier pkt 2.1 i Forskningsrådets generelle kontraktsvilkår følgende:

a) Ansatte/engasjerte kan ikke delta i behandling eller avgjørelser der vedkommende er inhabil

b) Ansatte/engasjerte kan ikke delta i behandling av saker som er avgjørende for institusjonen

c) Ansatte/engasjerte kan ikke være engasjert i saker som svekker tillit til upartiskhet

Dette er altså en bestemmelse om habilitet i prosjektet og prinsippene er de samme som i forvaltningsloven.

Hele teksten er som følger:

”Prosjektansvarlig plikter å forebygge risiko for interesse- og habilitetskonflikter i prosjektet, herunder sikre at den som er ansatt i eller engasjert i prosjektet ikke får delta i behandling eller avgjørelser av spørsmål som har slik betydning for vedkommende selv eller nærstående at vedkommende må anses for å ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken. Prosjektansvarlig plikter videre å sikre at den som er ansatt eller engasjert i prosjektet heller ikke får ta del i behandling eller avgjørelser av noe spørsmål som har fremtredende økonomisk særinteresse for selskap, forening eller annen offentlig eller privat institusjon vedkommende er knyttet til. Likeså plikter prosjektansvarlig å sikre at den som er ansatt eller engasjert i prosjektet ikke deltar i behandling eller avgjørelser av spørsmål når det foreligger andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet. ”

Punkt b om deltagelse i behandling av saker som er avgjørende for institusjonen kommer vi tilbake til i punkt 4 under.

Klargjørende prinsipp

FoU-institusjoner vil i VRI være representert i VRI-styringsgruppene samtidig som institusjonen er sentrale utførere av delprosjekter og aktiviteter i VRI. De vil derfor komme i en posisjon der de både er søkere til og med på å fatte vedtak om tildeling av midler i prosjektet. Dersom ”alle aktuelle søkere” er representert i et styre kan styret fatte vedtak selv om det begunstiger enkeltinstitusjoner representert i styret. Dette er fordi habilitet handler om at ikke en/noen aktør(er) skal få fordeler framfor andre, og dersom alle aktuelle institusjoner er representert vil ikke dette være noe problem.

Det betyr at ved budsjettbehandling med fordeling av midler mellom institusjonene og andre saker der maktforholdet mellom ulike institusjoner berøres må alle de involverte institusjonene kunne være representert på møtet. Det vil igjen si at

• alle har fått papirene på forhånd
• institusjonene kan sende en annen ved fravær
• styreleders dobbeltstemme ikke kan bli avgjørende dersom styreleder er fra en begunstiget institusjon (dvs antall deltagere i møtet må være slik at dobbeltstemmen ikke får betydning)
• man utsetter behandlingen dersom disse forutsetningene ikke er oppfylt

Dette betyr for eksempel at dersom en institusjon velger å ikke stille er det institusjonens eget problem, men dersom representanten for eksempel blir syk på så kort varsel at vara ikke er mulig å finne må saken utsettes.

I alle sakslister/referater fra styremøter og i alle fall i møter der budsjett eller andre saker der maktforholdet mellom de ulike institusjonene berøres skal behandles, bør vurdering av habilitet være et fast punkt.

4. Prosjektleders habilitet

Forskningsrådets generelle kontraktsvilkår sier at ansatte/engasjerte ikke kan delta i behandling av saker som er avgjørende for institusjonen. Med bakgrunn i prinsippet beskrevet over kan likevel: 

• Styret ansette en prosjektleder fra en deltagende FoU-institusjon, så lenge styret er habilt slik det er beskrevet i punkt 2 over når det fattes vedtak.
• Prosjektleder fra en FoU-institusjon forberede budsjettsaker og andre saker til styret der maktforholdet mellom ulike institusjoner berøres, så lenge styrebehandlingen foregår slik det er beskrevet i punkt 2 over når det fattes vedtak.

Generelt i spørsmål om habilitet er det viktig å være klar over at  

• det ikke er suspekt å være inhabil – det viktige er åpenhet
• prosjektansvarlig og styringsgruppen har hovedansvaret for ryddig praktisering
• Forskningsrådet kan bidra med bistand, for eksempel ved konkrete tvilstilfeller