Ofte stilte spørsmål om Nærings-ph.d.
Generelt om Nærings-ph.d.
Er det tematiske begrensninger?
Nei.
Når kan prosjektet starte?
Prosjektet kan tidligst starte når søknaden sendes inn. Prosjektet kan starte på egen risiko fra denne dato, men Forskningsrådet forplikter seg ikke formelt før kontrakt skrives med bedriften, og dette skjer først etter at søknaden er vurdert og godkjent og alle vedlegg er på plass.
Må prosjektet vare i 3 år?
Det er mulig å fordele midlene over fire år, dersom bedriften ønsker at kandidaten skal jobbe noe ved siden av ph.d.-prosjektet. Det er ikke anledning til å søke om støtte til prosjekter som er kortere enn 3 år eller lengre enn 4 år. I 4-årige prosjekter arbeider kandidaten 75% av tiden med doktorgraden, og 25% av tiden med andre oppgaver.
Er det mulig å få støtte til mer enn ett prosjekt per bedrift?
I Nærings-ph.d. har hver bedrift anledning til å få støtte for inntil to doktorgradsprosjekter i året.
Kan man gjennomføre doktorgradsstudiene ved en institusjon i utlandet?
Ja, men minst ett år skal tilbringes i søkerbedriften, som skal være registrert i og ha virksomhet i Norge.
Kan kandidaten være ansatt bare i det tidsrommet som det tar å gjennomføre doktorgraden?
Ja, kandidaten kan enten være fast ansatt i bedriften eller ansatt gjennom et prosjektengasjement.
Kan enkeltmannsforetak søke?
Enkeltmannsforetak eller AS med bare en ansatt har ikke anledning til å søke.
Må tiden på institusjon være sammenhengende 1 år?
Nei, her må involverte parter komme frem til den løsning som er mest hensiktsmessig for den enkelte kandidat og den enkelte bedrift. Det er imidlertid et krav at man tilbringer totalt sett minst 1 år ved gradsgivende institusjon og minst 1 år i bedriften. Man skal da være fysisk plassert ved gradsgivende institusjon og bedrift, dvs. ha kontorplass der.
Søknaden
Hva gjør man hvis man ikke har fått avklart opptak til ph.d. studiet?
Vi får mange henvendelser nettopp om dette, for mange sier at de ikke klarer denne fristen. Det viser seg også at ulike gradsgivende institusjoner har ulik praksis når det gjelder opptak og evt. godkjennelse utenom de faste møtene. Vi har derfor sagt at søker må legge ved dokumentasjon på hvor langt man er kommet i prosessen med opptak. Dette kan for eksempel være i form av et brev fra gradsgivende institusjon som bekrefter at prosessen er i gangsatt. Dette er en viktig del av kvalitetssikring på at kandidatene har de nødvendige kvalifikasjonene og at avtalen med gradsgivende institusjon kan komme på plass.
Ut fra hvilke kriterier vurderes vitenskapelig kvalitet i søknadene?
Gradsgivende institusjon er garantist for at den vitenskapelige kvaliteten i dr.gradsarbeidet ligger høyt nok og at kandidatene er kvalifisert til å gjennomføre studiet. Universitetene og høgskolene har høye kvalitetskrav. For denne ordningen legges det ikke opp til at Forskningsrådets gjør noen egen eller ekstern vurdering av vitenskapelig kvalitet i prosjektet.
Hvilke krav stilles til akademisk utdannelse for medveileder; det vil si stipendiatens veileder fra bedriften?
Det er ikke noe formelt krav om dr. gradskompetanse for veileder i bedriften, men søker må dokumentere at bedriften har egen FoU-kompetanse med personell og ressurser avsatt til egen FoU. Enkelte gradsgivende institusjoner krever at medveileder har doktorgrad. I slike tilfeller kan enten en ansatt i bedriften ha en mentorrolle i prosjektet, eller man kan leie inn kompetansen fra en annen organisasjon.
Må søknad skrives på engelsk?
Det er valgfritt om søknaden skrives på norsk eller engelsk.
Hvor finner vi søknadsskjema?
Når man er inne i utlysningen følger man grønne piler øverst på siden til man kommer til pålogging for e-søknad. En søknad består at et utfylt e-søknadsskjema og de vedlegg som vi krever at skal være med. Det skal følge med fire vedlegg: prosjektbeskrivelse (se mal for prosjektbeskrivelse), CV for kandidaten, kopi av bekreftet opptak til doktorgradsutdanning og kopi av samarbeidsavtale med gradsgivende institusjon. Når det gjelder de to siste, kan det sendes med dokumentasjon på at prosessen er igangsatt dersom ikke endelig versjon foreligger. Prosjekttypen denne ordningen faller inn under kalles: annet.
Hva skal være med i prosjektbeskrivelsen?
Det er lagt ut mal for prosjektbeskrivelse på utlysningen og på programnettsidene. Vi anbefaler at denne benyttes og denne vil normalt dekke det som må være med for at søknaden skal kunne vurderes. I beskrivelsen skal prosjektet kandidaten skal arbeide innenfor, samt organiseringen av arbeidet i forhold til bedrift og gradsgivende institusjon være beskrevet. Prosjektbeskrivelsen kan være på inntil ti sider. Prosjektbeskrivelser på over ti sider vil ikke kunne sendes inn, da dette er lagt inn som en teknisk begrensning i e-søknadssystemet.
Hva skal samarbeidsavtalen inneholde?
Bedriften skal inngå en forpliktende samarbeidsavtale med gradsgivende institusjon. Denne skal underskrives av noen som kan forplikte institusjonen. Nærings-ph.d.-ordningen stiller krav om at det er enkelte punkter som skal være inkludert i avtalen. Disse er følgende:
• Spørsmål om immaterielle rettigheter skal avklares.
• Veilederne både fra bedriften og gradsgivende institusjonskal nevnes med navn.
• Kandidatens rett til å publisere eller disputere på resultatene av doktorgradsprosjektet skal avklares i avtalen.
• Kandidaten skal oppholde seg minst ett år ved henholdsvis bedriften og gradsgivende institusjon. Tiden kan fordeles etter hva som er mest hensiktsmessig for prosjektet.
• Dersom prosjektet medfører arbeidsplikt for kandidaten bør dette avklares. Dette kan også være en del av en separat ansettelsesavtale mellom kandidaten og bedriften.
Erfaringsmessig kan det ta noe tid å få på plass samarbeidsavtaler innen bransjer der immaterielle rettigheter er av stor betydning for bedriftenes inntjening, så det kan lønne seg å starte tidlig med å få på plass en slik avtale.
Finansiering og kostnader
Hva kan man få i støtte?
Midler fra Nærings-ph.d.-ordningen gis ikke som personlig stipend til kandidaten, men som prosjektstøtte til bedriften. Den maksimale støttesummen fastsettes ut fra stipendsatser som er fastsatt av Kunnskapsdepartementet. Ordningen kan gi maksimalt 50 % av den til enhver tid gjeldende stipendsatsen i støtte. Samtidig kan ikke støttesummen overstige 50 % av totale prosjektkostnader. KD har fastlagt satser frem til 2013. Utover dette legges det inn en økning på 3 % p.a. som er basert på forventet lønnsøkning og konsumprisindeksen.
Satsene for 2012-2016 er som følger:
| År | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | 2016 |
| Stipendsats | 877.000 | 906.000 | 933.000 | 961.000 | 990.000 |
Søkere til Nærings-ph.-d. kan søke om støtte til 50 % av stipendsatsen. Dersom man søker om støtte til et 4-årig prosjekt, blir den årlige støtten ¾ av full støtte. Maksimal støtte fra Forskningsrådet blir i så tilfelle som følger:
| År | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | 2016 |
| 3-årig prosjekt | 438.500 | 453.000 | 466.500 | 480.500 | 495.000 |
| 4-årig prosjekt | 328.875 | 339.750 | 349.875 | 360.375 | 371.250 |
Kan det søkes om støtte til utstyr og laboratorieforsøk?
Det kan ikke gis støtte til kostnader for utstyr. Det er mulig å få opptil 50 % støtte til kostbare laboratorieforsøk, med en maksimalsats på 200 000 per år for et treårig prosjekt eller 150 000 per år for et fireårig prosjekt. Dette må i så fall spesifiseres i kommentarfeltet til kostnadsplanen i søknadsskjema og beskrives detaljert i prosjektbeskrivelsen.
Dette gjelder kun små og mellomstore bedrifter.
Kan vi søke om støtte til utenlandsstipend for kandidaten?
Ja. Se egne spørsmål angående utenlanadsstipend lenger ned på denne siden.
Kan man bruke stipendsatsen i kostnadsplanen i søknadsskjemaet?
Man kan ikke automatisk sette opp stipendsatsen i kostnadsplanen. I Nærings-ph.d.-prosjekter er det bedriften som skriver kontrakt med Forskningsrådet og skal dermed følge de retningslinjer som gjelder for bedrifter for beregning av personal- og indirekte kostnader.
Midler fra Nærings-ph.d.-ordningen gis ikke som personlig stipend til kandidaten, men som prosjektstøtte til bedriften.
Hvordan skal man regne ut kostnader i Nærings-ph.d.-prosjekter?
Det er egne retningslinjer for bedrifter for hvordan man skal kalkulere personal- og indirekte kostnader. Det er meget viktig at disse retningslinjene følges når man skal utarbeide budsjettet.
Personal- og indirekte kostnader beregnes i timesatser for prosjektmedarbeiderne i bedriften. Man skal alltid ta utgangspunkt i faktiske kostnader.
Dette består av:
- Timelønn
- Beregnet tillegg per time for sosiale kostnader og overhead-kostnader.
Når man har lagt sammen disse faktorene kommer man fram til en sum. Dersom denne summen /timesatsen overstiger 1,2 promille av nominell årslønn, må man begrense summen til 1,2 promille av nominell årslønn. Hvis denne summen fortsatt er over 1100 kroner, kan man bruke maksimalt 1100 kroner som timesats. Hver prosjektmedarbeider kan maksimalt belaste sitt prosjekt med 1850 timer per år.
Disse retningslinjene finnes også på Forskningsrådets hjemmesider.
I tillegg til å beregne personal- og indirekte kostnader, må søker beregne hva som kommer til å påløpe av kostnader under de andre kostnadspostene Innkjøp av FoU (det som faktureres bedriften fra universiteter, høgskoler og forskningsinstitutter i Norge) og Andre driftskostnader (f.eks. reisekostnader, materiell, litteratur, lab-kostnader som påløper i bedriften eller kostnader som faktureres fra forskningsinstitusjoner i utlandet).
Prosjektoppfølging og avslutning
Hvor ofte skal prosjektene rapportere til Forskningsrådet?
Dere må levere to ulike rapporter jevnlig gjennom prosjektperioden.
- Framdriftsrapporten skal leveres en gang i året, med frist 1. desember hvert år. I framdriftsrapporten skal det rapporteres på prosjektets framdrift innen ulike kategorier, og avvik fra det som avtales i kontrakten med Forskningsrådet. Avvik som får konsekvenser for planlagte kostnader er spesielt viktig å melde inn, og vesentlige avvik skal meldes inn fortløpende. Eksempler på vesentlige avvik er permisjoner, forsinkelser og endringer av samarbeidspartnere og roller tilknyttet prosjektet.
- I Prosjektregnskapsrapporten skal faktiske kostnader og finansiering for hele året rapporteres inn, med frist 20. januar hvert år.
En «prøve-regnskapsrapport» skal leveres etter 1-2 måneder med prosjektaktiviteter, og når denne godkjennes kan prosjektet inkluderes i ordningen med automatisk utbetaling.
Sluttrapporten skal leveres senest en måned etter prosjektperiodens slutt. I Nærings-ph.d. innebærer sluttrapporten et webskjema på Mitt nettsted (samme oppsett som framdriftsrapporten) inkludert en kort resultatrapport (2-4 sider), en avsluttende regnskapsrapport, og en kort spørreundersøkelse.
Se generell informasjon om prosjektoppfølging og rapportering på Forskningsrådets nettsider.
Hvordan utbetales midlene fra Forskningsrådet?
Før utbetalinger kan skje må kontrakten være signert fra begge parter, og prøve-regnskapsrapporten må være godkjent. Betalingsinfo må også være sendt inn til Forskningsrådet. Utbetalinger fra Forskningsrådet kommer tertialvis dersom man er inkludert i ordningen med automatisk utbetaling (se over). Automatiske utbetalinger gjennomføres så fremt prosjektet ikke har utestående rapporter eller kontraktsendringer. 1/3 av bevilgningen for året utbetales normalt for hver gang. Utbetaling for 1. tertial kommer i april, utbetaling for 2. tertial kommer i juli, mens 3. tertials utbetaling kommer etterskuddsvis: Summen holdes tilbake til regnskapsrapporten for hele året med frist 20. januar påfølgende år er godkjent.
Hva skjer dersom kandidaten blir forsinket?
Forsinkelser i doktorgraden kan blant annet skyldes permisjoner, sykemeldinger eller at forskningen er mer arbeidskrevende enn opprinnelig estimert. Dersom en forsinkelse oppstår skal dette umiddelbart meldes inn til Forskningsrådet, som vil utvide prosjektperioden. Kostnader må eventuelt forskyves fra fraværsperioden til slutten av prosjektperioden, og Forskningsrådets finansiering vil forskyves tilsvarende.
Når kan prosjektperioden avsluttes og sluttsummen utbetales?
Forskningsrådet ser på innlevering av avhandling som avslutningen av prosjektet, og dersom man blir forsinket i sluttfasen vil utbetalingen av den siste tredjedelen av det siste årets bevilgning holdes tilbake til avhandling er innlevert, og sluttrapporten er godkjent. Det er ikke nødvendig å ha gjennomført disputas innenfor prosjektperioden.
Hva skjer dersom kandidaten avbryter doktorgraden?
I tilfeller der doktorgradskandidaten avbryter prosjektet termineres kontrakten mellom prosjektansvarlig bedrift og Forskningsrådet i gjensidig forståelse for at prosjektet ikke lar seg gjennomføre som planlagt. Støtte fra Forskningsrådet som dekker arbeid som allerede er utført vil normalt ikke kreves tilbakebetalt.
Hva skjer dersom bedriften går konkurs?
Dersom bedriften går konkurs kan kontrakten mellom prosjektansvarlig bedrift og Forskningsrådet heves i medhold av generelle vilkår for FoU-prosjekter. Dersom doktorgradskandidaten ønsker å videreføre prosjektet i en annen bedrift, kan Forskningsrådet vurdere å støtte ferdigstillelsen med den nye bedriften som prosjektansvarlig. Det vil i hvert enkelt tilfelle være nødvendig å gå i dialog med Forskningsrådet dersom uforutsette situasjoner (som for eksempel konkurs) skulle oppstå i prosjektet.
Utenlandsstipend
Kan det søkes om støtte til utenlandsstipend?
Ja, Nærings-ph.d.-kandidatene kan søke om utenlandsstipend for en periode på mellom 3-12 måneder. Man kan også få støtte til en tur-retur-reise til studiestedet. Oppholdet skal være en utveksling mellom en gradsgivende institusjon i Norge og en forskningsinstitusjon i utlandet. Et anbefalingsbrev fra institusjonen i Norge og et invitasjonsbrev fra institusjonen i utlandet må legges ved søknaden. Utenlandsstipendet utbetales til bedriften, men er å anse som et personlig stipend til kandidaten, uten krav om rapportering av faktiske kostnader til Forskningsrådet. Se mer informasjon på utlysningssiden til Nærings-ph.d.
Hvordan utbetales utenlandsstipendet fra Forskningsrådet?
Forskningsrådet legger utenlandsstipendet til hovedbevilgningen på prosjektet og betaler ut disse pengene til kontraktspart for prosjektet, det vil si til bedriften. Bedriften har ansvar for å utbetale og ev. innberette midlene. Utbetalingen skal skje etter avtale mellom bedriften og kandidaten, så snart bedriften har mulighet til å utbetale pengene.
Hvordan skal bedriften betale midlene til kandidaten?
Bedriften er pliktig til å utbetale pengene i henhold til gjeldene regelverk. Bedriften er også da selvfølgelig ansvarlig for å innberette stipendet som utbetales.
Et utenlandsstipend skal gå til å dekke dokumenterte etablerings- og merutgifter ved forskningsopphold i utlandet etter gjeldene satser.
Er alle stipender forskuddstrekkpliktige?
I utgangspunktet er alle stipender forskuddstrekkpliktige (dvs. at bedriften må trekke forskuddstrekk og beregne arbeidsgiveravgift på utbetalingstidspunktet).
Bedriften har mulighet til å utbetale stipendet uten forskuddstrekk dersom følgende vilkår er oppfylt:
1. Kandidaten utarbeider og leverer inn et budsjett til bedriften som sannsynliggjør at det ikke vil foreligge et overskudd på stipendet. Dvs. at budsjettet må gå i null, eller det må vise et underskudd.
2. Kandidaten må samle på alle kvitteringer under oppholdet
3. Ved oppholdets slutt må kandidaten sette opp et regnskap som viser alle kostnader i forbindelse med oppholdet.
Dersom regnskapet har dokumenterte utgifter som er minst like store som stipendet, kan det innberettes som et trekkfritt stipend (uten forskuddstrekk) i kode 818.
Skulle regnskapet inneholde et overskudd, må bedriften gjøre om overskuddet til et trekkpliktig stipend. Trekkpliktig stipend innberettes i kode 161-A. Dette vil da generere arbeidsgiveravgift og et forskuddstrekk som bedriften må kreve tilbakebetalt fra kandidaten.
Beregnes utenlandsstipend som skattepliktig inntekt?
I utgangspunktet er stipend som ytes i arbeidsforhold skattepliktig inntekt for mottakeren. Dekker stipendet merutgifter eller spesielle utgifter forbundet med realiseringen av stipendets formål, anses dette vanligvis som en utgiftsgodtgjørelse, for eksempel reisestipend. Når stipendet anses som en utgiftsgodtgjørelse som dekker merutgifter, vil bare et eventuelt overskudd være skattepliktig.
Vi presiserer at det er det lokale skattekontor som avgjør spørsmålet om eventuell skatteplikt i det enkelte tilfellet. Vi oppfordrer derfor alle som ønsker å søke utenlandsstipend om å ta kontakt med likningskontoret før de søker.
Stipend som bare er ment å dekke fradragsberettigede merutgifter eller spesielle utgifter forbundet med realiseringen av stipendets formål, for eksempel reise-, hotell- og oppholdsutgifter, er i utgangspunktet ikke trekkpliktig og skattepliktig når utgiftene er legitimert. Er vilkårene for trekkfritak oppfylt, skal stipendet være innberettet i kode 818.
- Publisert:
- 25.01.2010
- Sist oppdatert:
- 29.04.2013
