Om søknadsskjemaet (eSøknad)

Slik oppretter du en søknad

For å lage en søknad må du først finne utlysningen du ønsker å søke midler på. Utlysningene finner du under menypunktet "Finn utlysninger" i seksjonen "Søk om midler".

Klikk deg inn på den aktuelle utlysningen og velg til slutt søknadstype. Det er viktig å sette seg godt inn i prioriteringer, krav og føringer i utlysningstekstens tre deler.

For å kunne opprette en søknad, må du bekrefte ved en avkrysning at du har lest hele utlysningsteksten, Knappen "Opprett søknad" ved den aktuelle søknadstypen fører deg først til et logg inn-bilde, dersom du ikke allerede er logget inn. Hvis det er første gang du benytter eSøknad, må du etablere deg som bruker og velge passord ved å klikke på lenken "Ny bruker? Registrer deg her".

Når du har logget deg inn for å opprette en søknad, får du opp informasjon for innsending av søknaden som du må bekrefte/godta at du har lest. Deretter får du opp et skjema merket "Opprett ny søknad", med forhåndsutfylte verdier fra den utlysningen/søknadstypen du valgte.

Fyll inn et kortnavn, som er et fritt valgt navn du lager for å holde orden på egne søknader, og velg språk du vil benytte i skjemaet (se ev. krav til språk i utlysningen).

Du må også velge om du ønsker å opprette et blankt søknadsskjema eller kopiere fra en eksisterende søknad. Dersom det er din første eSøknad, har du ingen eksisterende søknad å kopiere fra, og må derfor velge "Opprett nytt blankt søknadsskjema".

Et klikk på knappen merket "Opprett søknad" får systemet til å generere korrekt søknadsskjema for utlysningen/søknadstypen du har valgt. Dette søknadsskjemaet blir automatisk lagret under ditt brukernavn og passord på Forskningsrådets server, og kan lukkes og åpnes igjen for gjentatt redigering og bearbeiding.

Kopiering av søknader

Det er mulig å kopiere innhold fra en søknad til en annen. Gå først til aktuell utlysning og følg samme prosedyre som når en ny søknad skal opprettes. I "Opprett ny søknad"-dialogen velger du alternativet "Kopier eksisterende søknad (velg fra menyen under)" og deretter den søknaden som du ønsker å kopiere fra. Vær klar over at følgende data ikke kopieres: Hovedaktiviteter og milepæler i prosjektperioden, Person det søkes stipend/stilling for og Vedlegg. Som en følge av en nødvendig teknisk omlegging, lar søknader opprettet før 06.02.2006 seg ikke kopiere.

Videre arbeid med en søknad du har etablert tidligere

Klikk på lenken "Logg inn" øverst på en hvilken som helst side i Forskningsrådets nettsted. Etter å ha fylt inn brukernavn og passord velger du menypunktet "Mine søknader" for å få opp en oversikt over både tidligere innsendte søknader og søknader som er i arbeid.

Lagring av skjemaet/automatisk utlogging

Søknadsskjemaet er delt inn i flere seksjoner. Hver gang du navigerer til en ny seksjon, vil det du har lagt inn i den forrige bli automatisk lagret. Hvis du lukker nettleseren uten å lagre søknaden, vil du miste endringene i den siste seksjonen du arbeidet med.

Merk: Du blir logget ut automatisk etter en periode uten aktivitet (dvs. ikke byttet seksjon eller lagret). Tidspunktet for automatisk utlogging ser du midt på skjermen rett over selve søknadsskjemaet. Klokkeslettet justeres frem automatisk hver gang du lagrer. Arbeider du lenge innenfor samme seksjon, bør du benytte "Lagre"-knappen jevnlig.

Navigasjon

Du navigerer innenfor en søknad ved å benytte knappene øverst eller nederst i skjermbildet og menypunktene til venstre i skjermbildet.

Merk: "Back"-funksjonen i nettleseren må ikke benyttes når du er inne i eSøknad. Det vil føre til at endringer i seksjonen du er inne i, går tapt.

Feilsjekking

Knappene "Sjekk siden" og "Sjekk hele" hjelper deg å finne logiske feil og mangler i søknaden og kan dermed supplere din egen løpende kvalitetskontroll. Knappen "Sjekk siden" sjekker kun den siden du står på. Med "Sjekk hele"-knappen sjekker du hele søknadsskjemaet. Alle felt merket med * må fylles ut. Hvis det er feil eller mangler ved utfylllingen, vil den aktuelle delen av skjemaet komme opp på skjermen. Det er ikke mulig å sende inn en søknad som inneholder logiske feil.

Budsjett

Prosjektperioden som angis, må sammenfalle med angivelse av fremdriftsplaner og finansierings- og kostnadsplaner. Det er viktig at finansierings- og kostnadsplaner er korrekt spesifisert for alle  kalenderårene det søkes midler for. Alle delene av budsjettet må fylles inn.

Vedlegg

For hver søknadstype er det bestemt hvilke obligatoriske vedlegg som skal følge en søknad. Eventuelle tilleggskrav om vedlegg finnes i hver enkelt utlysning. Der spesifiseres og så de absolutte kravene til vedleggenes innhold og omfang. Lengden på prosjektbeskrivelse og CVer må ikke overstige begrensningene som gjelder for søknadstypen. Det er satt en teknisk begrensning antall sider pr CV. CVer med publikasjonsliste skal være på maks 4 sider pr CV. Sideformatet skal være A4 med 2 cm marger, 12 pkt. skrift og enkel linjeavstand. For publikasjonslisten kan skrifttype 9 benyttes.

eSøknad aksepterer ikke vedlegg som er større enn 40Mb Alle vedlegg til eSøknad skal oversendes i pdf-format. Les mer om hvordan du konverterer dokumenter fra for eksempel Word til pdf i artikkelen "Om vedlegg i pdf".

Vedlegg som er sendt inn sammen med tidligere søknader, er ikke tilgjengelige for kopiering til ny søknad og må derfor legges inn på nytt.

Ettersending av vedlegg: Forskningsrådet aksepterer kun ettersending av karakterutskrifter utstedt etter søknadsfristen, samt bekreftelse på doktorgradsdisputas. Ettersending gjøres på e-post til saksbehandler eller post@forskningsradet.no. Sendingen merkes med prosjektnummer, prosjektnavn og navn på prosjektleder.

Innsending av søknad

Søknadsfristen må overholdes. Dersom fristen ikke er utløpt, er det mulig å gjenåpne og gjøre endringer i en søknad som allerede er innsendt og så sende den inn på nytt. Den sist innsendte søknaden vil da erstatte den som ble sendt inn tidligere, dvs. tidligere versjoner blir ikke lagret i systemet. Det er den sist innsendte søknaden som blir registrert og vurdert. For programmer/aktiviteter med løpende søknadsfrist er det ikke mulig å sende inn en søknad flere ganger.
Forutsetningen for å kunne sende inn søknaden er at den er komplett med alle obligatoriske vedlegg, og at alle feltene som skal fylles inn er korrekt utfylt.

Signatur

Etter overgang til elektronisk søknad kreves ikke signatur på søknadene til Forskningsrådet, verken fra prosjektleder eller fra administrativt ansvarlig ved institusjon/bedrift. Administrativt ansvarlig skal imidlertid bekrefte ved å krysse av i eget felt i søknadsskjemaet at institusjonen/bedriften  har godkjent søknaden.

Både den som har opprettet søknaden og administrativt ansvarlig får en kvittering på e-post straks søknaden er mottatt i Forskningsrådet.

Kompatibilitet

Se oversikt over kompatible/støttede nettlesere