Forhandlinger med Europakommisjonen

I forhandlingsprosessen skal det også samles inn nødvendig informasjon om juridiske og økonomiske forhold. Dette er nødvendig både for å kunne ferdigstille kontrakt og for å legge forholdene til rette for gjennomføring av prosjektet, herunder rapportering.

Brevet gir nærmere informasjon om resultatene fra evalueringen, og inneholder en kopi av forhandlingsmandatet (Negotiation Mandate). Sammen med brevet følger også evaluatorenes anbefaling til Kommisjonen (Evaluation Summary Report)

Forhandlingsmandatet fastsetter rammene for forhandlingene, og gir anvisninger til koordinator. Mandatet angir hvor det er behov for klargjøring og endringer. Mandatet gir også opplysning om maksimalt bidrag fra EU og prosjektets varighet.

Tidsfrister for å levere inn et første utkast til Annex 1 (Description of Work) og for å ferdigstille Grant Agreement Preparation Forms vil også være tatt inn i mandatet, sammen med den endelige frist for sluttføring av forhandlingene.

Et eksempel på et Negotiation Mandate finner du her.

Koordinator er ansvarlig for å føre forhandlingene med Kommisjonen.

For å forenkle forhandlingsprosessen bruker man NEF (Negotiation Facility). NEF er et interaktivt nettbasert verktøy, og skal benyttes som hovedkanal for kommunikasjon mellom koordinator og Kommisjonen i forhandlingsfasen.

Når det er oppnådd enighet i forhandlingene, ferdigstiller Kommisjonen en kontrakt (Grant Agreement) og sender til koordinator i to originaler. Koordinator underskriver kontrakten i to originaler og sender denne til Kommisjonen. Kommisjonen underskriver begge originaler, og returnerer én original til koordinator.

Når koordinator mottar sin original, sender koordinator en kopi av denne til de andre deltakerne, sammen med Form A (underskrift på Form A binder partene til avtalen med Kommisjonen)

Hver deltaker underskriver tre originaler av Form A, og returnerer disse til koordinator.
Koordinator underskriver alle tre originaler. Koordinator sender deretter én original til den enkelte deltaker og én original til Kommisjonen. Den siste originalen arkiveres hos koordinator.